Catelijne Devriendt, coördinator van vzw De Molenketjes, een opvanginitiatief voor kinderen van 0 tot 12 jaar in Molenbeek: “Via HRwijs van Verso ontdekten we de HRscan. Dankzij die gratis audit brachten we ons medewerkersbeheer in kaart. En meer dan dat. Want de HRscan bleek tegelijkertijd een overzichtelijke tool voor subsidies. En die zijn cruciaal voor onze werking.”
Catelijne Devriendt herinnert zich nog als de dag van gisteren de concrete aanleiding om de HRscan in te zetten: “Met De Molenketjes maakten we aanspraak op een subsidie van de Koning Boudewijnstichting (KBS). Daarmee konden we gedurende drie jaar onze organisatieontwikkeling ondersteunen. Maar... daarvoor was eerst een SWOT-analyse door externe consultants nodig. De Verso-experts baseerden zich op materiaal dat wij aanleverden. We hadden bijvoorbeeld al een tevredenheidsenquête georganiseerd. Die gaf een boeiend - maar vooral een subjectief - beeld van de beleving bij onze medewerkers. Die informatie was een stevige basis voor de SWOT-analyse.”
Een terugblik in drie stappen
De HRscan verloopt in drie stappen:
1. Een online bevraging
Het traject start met een online bevraging. En die stelde het team meteen voor een uitdaging, zo blikt Catelijne terug: “De specifieke HR-termen wierpen een drempeltje op voor sommige van onze medewerkers. Tegelijk heeft niet iedereen thuis een computer ter beschikking. Daarom brachten we de leidinggevenden en alle medewerkers samen op de werkvloer. Zo kreeg meteen iedereen de kans om de vragenlijst correct en volledig in te vullen.”
2. Een groepsoverleg
Het tweede luik van de HRscan bestaat uit een gesprek tussen een HRwijs-adviseur en een diverse groep medewerkers. Voor Catelijne was dat groepsoverleg waardevol en leerrijk: “Dankzij de ondersteuning van de adviseur konden we doorvragen tot we bij de kern kwamen. Zo achterhaalden we waarom onze medewerkers bepaalde scores toekenden. En als je die persoonlijke verklaringen naast de strategie van jouw organisatie legt, zie je meteen verbetermogelijkheden. Tegelijk loop je ook tegen de grenzen aan. We willen bijvoorbeeld dolgraag meer medewerkers aanwerven om het werk werkbaarder te maken, maar dat krijgen we financieel niet getrokken.”
3. Een overzichtelijk adviesrapport
Op het eind van een scan bundelt Verso alle indrukken, impressies en adviezen in één visual, die de vorm van een huis aanneemt. Catelijne herinnert zich het beeld van het huis met de kleuren nog levendig: “Daarin staat elke kamer symbool voor een specifiek onderdeel van ons beleid. Bij ons waren de meeste kamers groen als teken dat we op die vlakken al goed bezig zijn. Dat geeft niet alleen een duidelijk en bemoedigend gevoel. Het creëerde bovendien een constructieve context, waarin we ook de verbeterpunten op een open en eerlijke manier konden bespreken.”
“Verbazend dat dit gratis is”
Het feit dat de HRscan gratis is, verbaast Catelijne nog altijd: “We kregen zo’n waardevolle input via de bevraging, de begeleiding van de adviseur en het uitgebreide rapport. Met dat rapport stapten we trouwens meteen naar de Raad van Bestuur. Het was - en is - een solide basis voor ons nieuwe beleid. Tegelijk was het rapport ideaal als input voor ons subsidiedossier bij de KBS. Want zo hoeven de externe consultants voor dat dossier de individuele gesprekken met de medewerkers niet nog eens over te doen voor de SWOT-analyse. Daardoor verloopt die subsidieaanvraag sneller.”
Dat klinkt als muziek in de oren. Maar zijn er ook zaken waar je als sociale onderneming best voor uit je doppen kijkt? “Je hebt voldoende respons nodig om relevante resultaten uit de scan te halen”, weet Catelijne. “Het vergt soms wat creativiteit om alle medewerkers aan te sporen om actief deel te nemen. Daarom dat wij bijvoorbeeld onze toevlucht namen tot het collectief invullen van de bevraging. Dankzij de technische en taalkundige ondersteuning van onze leidinggevenden, was dat struikelblok gelukkig snel van de baan.”
