Steffi Swennen is eindverantwoordelijke bij Sporty vzw. De vereniging ging aan de slag met de HRscan van HRwijs.
Sporty organiseert kampen en activiteiten voor kinderen en jongeren. Met succes, want de organisatie groeide op een paar jaar tijd van 5 naar 18 medewerkers. Voor Steffi was dat de directe aanleiding om een HRscan aan te vragen: “Al onze medewerkers starten vanuit een groot engagement. We lieten de HRscan uitvoeren omdat we erover willen waken dat ieders werk werkbaar blijft. Want dat is een cruciale factor om het enthousiasme van je medewerkers hoog te houden.”
Sporty is een succesverhaal. En dat stemt Steffi Swennen heel blij. Maar tegelijk zorgt het voor de nodige uitdagingen, erkent ze: “In enkele jaren doorgroeien van 5 naar 18 medewerkers is natuurlijk enorm motiverend. Maar tegelijk merk je dat bepaalde afspraken in een grote structuur waziger worden, de verdeling en opvolging van taken minder evident wordt, ... Daarom gingen we actief op zoek naar een manier om alles werkbaar te houden. Met de HRscan van Verso breng je samen met jouw medewerkers alle aandachtspunten in kaart. Vanuit dat brede draagvlak is het veel gemakkelijker om prioriteiten en mogelijke oplossingen te formuleren.”
Eindrapport houdt ons bij de les
Voor Steffi is die brede betrokkenheid cruciaal: “Bij klassiek overleg is het minder gemakkelijk om iedereen te betrekken een stem te geven. Maar bij de HRscan krijgt iedereen tijdens de online voorbereiding de mogelijkheid om aan te geven wat voor hem of haar belangrijk is. En tijdens de begeleide sessie - in het tweede deel - staat die persoonlijke inbreng zo mogelijk nog centraler. Op die manier kwamen we te weten wat onze medewerkers echt belangrijk vinden. Daarop baseerden we ons actieplan met concrete projecten: douches installeren, fietsen aankopen voor de korte verplaatsingen en werken in eilanden. Al die ideeën over werkbaarheid, kwamen rechtstreeks uit de groep.”
Het rapport bevestigde de werkpunten die Steffi en de andere eindverantwoordelijken al identificeerden: “Maar het gaf tegelijk een houvast om eraan te beginnen. Nu nog halen we het rapport regelmatig boven om te evalueren hoe ver we staan. Het is een handig hulpmiddel om de feedback van medewerkers te kaderen en ons bij de les te houden of ons te inspireren tot nieuwe verbeterprojecten. Als ik kritisch mag zijn (lacht): alleen over specifieke termen zoals ‘standaarddeviatie’ in de analyse van de verzamelde resultaten struikelen mensen wel eens. Dat kan misschien wel een tikkeltje eenvoudiger.”
Aanrader: heldere tool voor toekomstvisie
Steffi en haar collega’s zijn enthousiast over de HRscan: “Voor ons heeft de scan duidelijkheid geschapen. Het was meteen de start van een proces waarin we samen met onze Sporty-medewerkers aan ons HR-beleid binnen onze visie zijn beginnen te bouwen. Daarbij focusten we eerst op de prioriteiten die de scan aanbracht: een helder organigram ontwerpen, functiebeschrijvingen uitwerken en een handleiding met de belangrijkste werkafspraken opstellen.”
Volgens Steffi biedt de HRscan een duidelijke houvast bij veranderingen: “De scan is vooral interessant bij groei of andere change-momenten in je organisatie. Ook als je niet meteen weet waar je best begint om het medewerkersbeleid te verbeteren, is de HRscan van goudwaarde om duidelijke startpunten aan te geven. Wij zijn alvast van plan om de scan om de zoveel jaar te herhalen. Zo zien we meteen of onze inspanningen het gewenste resultaat opleveren. Op basis daarvan kunnen we bijsturen of nieuwe prioriteiten bepalen.”
