Doctoraal onderzoeker Shana Mertens en professor Eveline Schollaert van UGent onderzochten het belang van een degelijke feedbackcultuur in ondernemingen. De kennis die ze tijdens het onderzoek opdeden schrijven ze neer in een stevig onderbouwde blog:
De oorlog om talent woedt. Organisaties zitten met de handen in het haar. Daar waar voorheen het schoentje vooral knelde in de zorgsector en IT-sector, zien we vandaag een nijpend tekort in zowat iedere sector. Het is voor organisaties dan ook cruciaal om geschikt personeel aan te trekken. Men zet bijna obsessief in op het adverteren van de organisatie als de ideale werkgever; de organisatie waar je voor wíl werken!
Het is echter minstens even belangrijk – of misschien zelfs belangrijker – om het personeel dat je hebt, te behouden", aldus de onderzoekers.
Je medewerkers moeten als het ware worden gebonden aan de organisatie. Het belang van geëngageerde en betrokken medewerkers kunnen we niet meer ontkennen. Werken aan de cultuur in de organisatie kan hier het verschil maken. Bekommert jouw organisatie zich over haar werknemers? Worden je werknemers gehoord? Is er een saamhorigheidsgevoel of werkt men vooral naast elkaar in plaats van met elkaar?
De cultuur in de organisatie zal in grote mate bepalen hoe betrokken medewerkers zich voelen en – bijgevolg – of ze zullen blijven. Onderzoek wijst bijvoorbeeld uit dat er een duidelijke link is tussen de mate waarin medewerkers de kans krijgen om zich uit te spreken in de organisatie en de mate waarin ze zich betrokken voelen bij diezelfde organisatie.
Feedbackcultuur
Eén manier om te werken aan je organisatiecultuur is het stimuleren van feedback en een continue dialoog tussen leidinggevenden en medewerkers. Op die manier creëer je een feedbackcultuur.
In een feedbackcultuur, ook wel feedbackomgeving of feedback-vriendelijke cultuur genoemd, wordt feedback gepercipieerd als een tool die ons waardevolle informatie biedt over ons presteren, iets dat essentieel is om te kunnen groeien. In dergelijke organisaties heeft feedback géén negatieve connotatie. Feedback wordt hier niet gelijkgesteld aan kritiek en het horen van het woord ‘feedback’ doet medewerkers niet spontaan gillend wegrennen. Integendeel.
In een feedbackcultuur is het de bedoeling dat zowel leidinggevenden als medewerkers zich comfortabel voelen bij het geven, vragen naar en ontvangen van feedback, waardoor er optimaal wordt gecommuniceerd en kennis wordt gedeeld. Aandacht en zorg dragen voor je medewerkers staan bovendien centraal.
Onderzoek wijst namelijk uit dat een feedbackcultuur gepaard gaat met:
- medewerkers die betrokken zijn,
- meer jobtevredenheid,
- meer vertrouwen,
- een gevoel van steun,
- goede relaties tussen leidinggevenden en medewerkers,
- extrarolgedrag (gedragingen als een positief extraatje, niet omschreven in een jobomschrijving) en
- minder burn-out.
Tien ingrediënten voor je eigen ‘feedbackmenu’
Maar hoe pak je dat exact aan, die feedbackcultuur? In het boek, getiteld ‘Beste medewerker, hoe gaat het?’, beschrijven ze hoe iedere organisatie een aanpak op maat behoeft. "Ook een feedbackcultuur is met andere woorden geen ‘one size fits all’-fenomeen. Om die reden bieden we in het boek tien ingrediënten aan; tien zaken die overwogen moeten worden wanneer je als organisatie wil werken aan je feedbackcultuur. Aan de hand van die ingrediënten stel je als organisatie je eigen ‘menu’ samen."
Deze ingrediënten zijn:
- Ontwikkel een ondersteunende feedbackcultuur -of omgeving,
- Praat frequent met je medewerkers,
- Creëer veiligheid,
- Hou rekening met de balans van positieve en negatieve feedback,
- De rol van een leidinggevende is cruciaal,
- Geef aandacht aan de verantwoordelijkheid van de medewerkers,
- Varieer op maat van de medewerker,
- Zorg voor een eerlijk, transparant en psychologisch veilig systeem,
- Optimaliseer je formele aanpak,
- Train leidinggevenden en medewerkers.
De rol van de leidinggevende
De onderzoekers zoomen kort in op één van de ingrediënten: de rol van de leidinggevenden in de feedbackomgeving. Waarom? "Leidinggevenden zijn de personen die het feedbackbeleid van de organisatie omzetten naar de praktijk. We zien echter nog te vaak dat – hoewel hun rol cruciaal is – de personen in deze functies niet de juiste skills hebben om een echte leidinggevende te zijn. Leidinggevenden moeten met andere woorden worden opgeleid tot echte ‘people managers’; mensen met de juiste soft skills om een team te leiden. Training is hier een interessante tool. Daarnaast moet men inzetten op een goede relatie met de medewerker. De kwaliteit van de relatie tussen leidinggevende en medewerker bepaalt namelijk in grote mate hoe die medewerker zich voelt, hoe goed men presteert en hoe betrokken men zich voelt."
"Uiteraard verwachten we vandaag de dag erg veel van onze leidinggevenden. Om die reden bespreken we in een ander ingrediënt ook wat de verantwoordelijkheden van de medewerkers zijn in de feedbackomgeving. Medewerkers kunnen meebouwen aan de feedbackcultuur door bijvoorbeeld proactief op zoek te gaan naar feedback en door – wanneer ze inderdaad feedback ontvangen – die feedback te accepteren en te gebruiken", aldus beiden.
Lees meer over dit onderzoek, hun boek en het proces in het gepubliceerde wetenschappelijke artikel van de blogsite van UGent@Work.
