1. Houd het zo feitelijk en concreet mogelijk
- Benoem de feiten en vraag je op voorhand af waar je mogelijk een verkeerd beeld hebt.
- Beschrijf concreet waarneembaar gedrag.
- Vraag door waar nodig en check de feiten bij je gesprekspartner.
Wees je ervan bewust dat ook deze zogenaamde feiten gekleurd kunnen zijn door je perceptie. Je stemming, overtuigingen en relatie met de ander beïnvloeden mee het gesprek.
2. Zorg dat de feedback actueel is
Speel kort op de bal. Soms kan je niet onmiddellijk reageren, maar roep dan de medewerker zo snel mogelijk even bij je. Wees gul met het benoemen van gewenst gedrag.
3. Benoem wat je merkt
Maak non-verbale reacties en emoties deel van het gesprek en negeer ze zeker niet. Bijvoorbeeld: ‘Ik merk dat dit moeilijk voor je is. Klopt dat? Willen we samen kijken hoe we het verder kunnen aanpakken?’
4. Spreek vanuit jezelf
Vertel wat jij hebt waargenomen, wat jouw indruk is. Als je aanvallend bent, krijg je meestal een verdedigende of ook een aanvallende reactie terug.
5. Zorg voor een evenwicht tussen positieve feedback en bijsturende feedback
Benoem ook wat wel goed gaat en wat je de medewerker vaker wil zien doen. Gebruik je positieve feedback echter niet als inleiding op negatieve feedback. Mensen onthouden dan immers makkelijker de negatieve punten.
6. Tips voor het ontvangen van feedback
- Zet de feedback voor je neer.
- Wees nieuwsgierig naar wat de ander je wil meegeven.
- Luister, vat samen en vraag door.
- Neem alleen mee wat jij zinvol vindt.
- Bedank de ander voor de moeite van het feedback geven, de ander stelt zich ook kwetsbaar op.
(bron: Crasborn & Buis, 2014)
Wil jij je basiskennis over het voeren van personeelsgesprekken opkrikken en daar bovenop bruikbare tools en tips krijgen?
Dan is de HRvorming 'Personeelsgesprekken voeren' de ideale start!
