De coronacrisis heeft zoals in alle sectoren een grote impact op het management van sociale ondernemingen. Lees hier het laatste nieuws.

Efficiënt thuiswerken: 6 verhelderende tips

Efficiënt thuiswerken: 6 verhelderende tips

Door corona is thuiswerken in veel ondernemingen plots de norm. Terwijl de ene het als een noodzakelijk kwaad ziet, maakt de ander van de nood een deugd.

Maar hoe je het ook draait of keert: thuiswerken wordt een blijvertje. Benieuwd hoe je thuiswerk optimaal organiseert? In dit artikel geven we graag gebruiksklare tips en suggesties.

De impact van thuiswerken op werkbaarheid

De jongste maanden groeiden - noodgedwongen - uit tot een groot sociaal experiment: van de ene dag op de andere verplichtten de coronamaatregelen mensen massaal om van thuis uit te werken. Maar hoe ervaarden al die toevallige thuiswerkers deze ommezwaai? Workitects besloot om tijdens de eerste coronapiek de impact van thuiswerken op werkbaarheid te meten. De resultaten staan beschreven in de Thuiswerkmeter, waarin drie belangrijke vaststellingen bovendrijven:

  1. Sinds de crisis kregen de meeste thuiswerkers (deels) nieuwe taken toegewezen. Bij nieuwe taken horen meestal extra vragen. Op kantoor loop je daarvoor langs bij het bureau van je leidinggevende. Maar tijdens thuiswerken is het net iets moeilijker om meteen antwoorden te krijgen. Die informatienood bezorgde de thuiswerkers extra stress.

  2. Sommige thuiswerkers worden meer gestoord dan op kantoor. Denk daarvoor bijvoorbeeld aan de kinderen die niet naar school kunnen. Of huisgenoten die ook van thuis uit werken. Dat zorgt voor extra stress. Als thuiswerkers hun taken zelf mogen verschuiven in de dagplanning, brengt dat rust. Want zo kunnen ze meteen reageren op onvoorziene omstandigheden, terwijl hun werk voor die dag toch nog volledig klaar geraakt.

  3. De crisis vergrootte de emotionele steun en onderlinge waardering. Maar thuiswerkers krijgen iets minder feedback en hun doelgerichtheid vermindert door de afstand. Een goede online organisatiecultuur vergroot het engagement. Maar de thuiswerkstress blijft voorlopig hoog. Al is het ook een kwestie van gewenning: als thuiswerken verder ingeburgerd geraakt, krijg je nieuwe routines die de rust herstellen.

Zes tips om thuiswerk optimaal te organiseren

Stress, stress en nog eens stress dus. Bewaar je liever de rust in de tent? Met deze zes tips vermijd je de traditionele valkuilen bij telewerk.

1. Maak heldere vergaderafspraken

Een vergadering vanop afstand kent een heel andere dynamiek dan een fysieke ontmoeting. Door duidelijke basisregels te hanteren, put je toch voldoening uit een dergelijk online overleg:

  • Zorg voor een goede voorbereiding.
  • Maak een rolverdeling.
  • Stuur iedereen vooraf de agenda.
  • Begin je online vergadering met een praatje: door te vragen hoe het met iedereen gaat, vervang je het informele gesprek dat je normaal in de wandelgangen voert.
  • Verduidelijk tijdens je vergadering de te bereiken doelen of te nemen stappen.
  • Formuleer je actiepunten SMART.

Wil je je verder verdiepen in vergadertechnieken? Duik dan dieper in onze adviezen of de 'principes van Zeeland'.

2. Thuiswerken? Hou voeling met je team

Als iedereen thuiswerkt, heb je minder zicht op individuele vorderingen. Vraag daarom geregeld of iedereen nog verder kan en geef heldere richtlijnen. Want niet iedereen vindt zelfstandig werken evident. En als taken onduidelijk zijn, schuiven mensen ze op de lange baan. Prik dus liever een vast overlegmoment in de week of brei een een-op-een-gesprek aan een andere afspraak, met drie duidelijke vragen als uitgangspunt:

  • Wat heb je de afgelopen dag/week gedaan?
  • Wat ga je komende periode doen?
  • Waar loop je tegenaan?

3. Geef het voorbeeld en heb vertrouwen

Telewerk stelt hoge eisen aan een leidinggevende. De afstand en onzekerheid ondermijnt een efficiënte en hechte samenwerking. Dat gevoel counter je door betrokkenheid te tonen, de nodige feedback te geven en vertrouwen uit te stralen naar je medewerkers.

4. Respecteer de magische grens: twee dagen thuiswerken

Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat je het grootste voordeel puurt uit maximum twee dagen telewerk per week. Als je meer dagen thuiswerkt vergroot de sociale afstand tussen collega’s, neemt de werkstress toe en komt de werk-privébalans onder druk te staan. Belangrijke noot: als je organisatiecultuur en de aard van het werk het toelaten, kan je de magische grens van twee dagen wél wat rekken.

5. Hou het eerlijk voor werknemers die niet kunnen thuiswerken

Als thuiswerken onmogelijk is omwille van de aard van de job, kan je alsnog afspraken invoeren die de autonomie of de werk-privébalans bevorderen. Welke? Soepele glij- en stamtijden hanteren bijvoorbeeld. De tijdregistratie afzwakken. Of het team toelaten om zelf taakafspraken te maken. Is telewerken onmogelijk bij gebrek aan een goede thuiswerkplek? Zet dan een satellietkantoor op poten of huur een co-working space. Zo voelt iedereen zich gelijk.

6. Hou telewerk betaalbaar met werkbaarheidscheques

In 2020 breidde de Vlaamse overheid de werkbaarheidscheques tijdelijk uit, om de corona-uitdagingen het hoofd te bieden. Met deze cheques kan je tot 10.000 euro expertise inkopen om ‘werkbaar werk’ te optimaliseren in jouw organisatie. Bijvoorbeeld door thuiswerken te optimaliseren. Tegelijk stimuleert minister Crevits structureel en werkbaar telewerk financieel door een investeringsoproep op te richten. Via de website van de Serv blijf je op de hoogte van alle telewerk-initiatieven.

Twittercard-80-telewerk.jpg

Nog meer HR-tips over thuiswerken? Via onze gratis helpdesk helpen we je graag verder

Lees ook

Warme oproep: deel jouw innovatieve voorbeelden op vlak van personeelsbeleid!

Warme oproep: deel jouw innovatieve voorbeelden op vlak van personeelsbeleid!

Onder druk wordt steenkool diamant. De afgelopen maanden dienen de spectaculaire good practices op vlak van personeelsbeleid zich dan ook in sneltreinvaart aan.

Hoe maak je van telewerk een blijver?

Hoe maak je van telewerk een blijver?

Heb je vragen rond telewerk? De Serv verzamelt alle informatie en do’s en don’ts, gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek op de website www.werkbaarwerk.…

Inclusief ondernemen is geen rocket science

Inclusief ondernemen is geen rocket science

Arbeidsmarkt-expert en docent-onderzoeker in HRM aan de Odisee Hogeschool Bart Moens geeft samen met Verso en andere partners mee vorm aan nieuw project rond inclusie op …