Gestructureerde vergaderingen met een strakke agenda zijn het meest productief.
Vooral omdat mensen hun aandacht niet heel lang bij één onderwerp kunnen houden.
Mensen voelen zich niet betrokken bij een chaotische vergadering en daarom zal die zelden tot het gewenste resultaat leiden.
Evalueer je vergaderingen op basis van de vragen van deze tool
Commentaar van experte Tine Debaillie (Lumineus Consulting)
Sterktes: heldere checklist met essentiële kenmerken van een goede vergadering. Je krijgt een overzicht van minimale kenmerken van een mogelijks efficiënte vergadering.
Pijnpunten: in mijn ervaring is een geschikte voorzitter, gespreksleider, … de cruciale factor van een goed verlopende vergadering. En daar verwijst de checklist niet naar. Deze persoon beschikt over een structurele aanpak, investeert tijd in de voorbereiding van de vergadering, heeft natuurlijk leiderschap waardoor zij/hij het mandaat krijgt tussenkomsten of discussies stop te zetten en de groep terug naar de agenda te brengen.
Algemene beoordeling: ik ga ervan uit dat de meeste teams deze aspecten kennen en probeer een andere invalshoek mee te geven. Alles is ook afhankelijk van het doel en het type van overleg. Voor bestuurvergaderingen vind ik deze kenmerken heel belangrijk. De voorzitter speelt bovendien een cruciale rol. Hij/zij moet dus op deze talenten gescreend worden. Voor teams die operationele zaken willen bespreken gebruik ik de 3-step-meeting:
