Door corona is thuiswerken in veel ondernemingen plots de norm geworden. Terwijl de ene het als een noodzakelijk kwaad ziet, maakt de ander van de nood een deugd.
Maar hoe je het ook draait of keert: thuiswerken wordt een blijvertje. Benieuwd hoe je thuiswerk optimaal organiseert? In dit artikel geven we graag gebruiksklare tips en suggesties.
De impact van thuiswerken op werkbaarheid
Van de ene dag op de andere verplichtten de coronamaatregelen mensen massaal om van thuis uit te werken. Maar hoe ervaarden al die toevallige thuiswerkers deze ommezwaai? Workitects besloot om tijdens de eerste coronapiek de impact van thuiswerken op werkbaarheid te meten. De resultaten staan beschreven in de Thuiswerkmeter, waarin drie belangrijke vaststellingen bovendrijven:
- Sinds de crisis kregen de meeste thuiswerkers (deels) nieuwe taken toegewezen. Bij nieuwe taken horen meestal extra vragen. Op kantoor loop je daarvoor langs bij het bureau van je leidinggevende. Maar tijdens thuiswerken is het net iets moeilijker om meteen antwoorden te krijgen. Die informatienood bezorgde de thuiswerkers extra stress.
- Sommige thuiswerkers worden meer gestoord dan op kantoor. Als thuiswerkers hun taken zelf mogen verschuiven in de dagplanning, brengt dat rust. Want zo kunnen ze meteen reageren op onvoorziene omstandigheden, terwijl hun werk voor die dag toch nog volledig klaar geraakt.
- Thuiswerkers krijgen iets minder feedback en hun doelgerichtheid vermindert mogelijks door de afstand. Een goede online organisatiecultuur vergroot het engagement. Ten tijde van de coronacrisis was telewerk ook een kwestie van gewenning. Vanaf dat thuiswerken verder ingeburgerd raakte, kreeg je nieuwe routines die de rust herstellen.
Zes tips om thuiswerk optimaal te organiseren
Stress, stress en nog eens stress dus. Bewaar je liever de rust in de tent? Met deze zes tips vermijd je de traditionele valkuilen bij telewerk:
1. Maak heldere vergaderafspraken
Een vergadering vanop afstand kent een heel andere dynamiek dan een fysieke ontmoeting. Door duidelijke basisregels te hanteren, put je toch voldoening uit een dergelijk online overleg:
- Zorg voor een goede voorbereiding.
- Maak een rolverdeling.
- Stuur iedereen vooraf de agenda.
- Begin je online vergadering met een praatje: door te vragen hoe het met iedereen gaat, vervang je het informele gesprek dat je normaal in de wandelgangen voert.
- Verduidelijk tijdens je vergadering de te bereiken doelen of te nemen stappen.
- Formuleer je actiepunten SMART.
Wil je je verder verdiepen in vergadertechnieken? Duik dan dieper in onze adviezen of de 'principes van Zeeland'.
2. Thuiswerken? Hou voeling met je team
Als iedereen thuiswerkt, heb je minder zicht op individuele vorderingen. Vraag daarom geregeld of iedereen nog verder kan en geef heldere richtlijnen. Want niet iedereen vindt zelfstandig werken evident. En als taken onduidelijk zijn, schuiven mensen ze op de lange baan. Prik dus liever een vast overlegmoment in de week of brei een een-op-een-gesprek aan een andere afspraak, met drie duidelijke vragen als uitgangspunt:
- Wat heb je de afgelopen dag/week gedaan?
- Wat ga je komende periode doen?
- Waar loop je tegenaan?
3. Geef het voorbeeld en heb vertrouwen
Telewerk stelt in een aantal gevallen hogere eisen aan een leidinggevende. De afstand en onzekerheid ondermijnt misschien een efficiënte en hechte samenwerking. Dat gevoel counter je door betrokkenheid te tonen, de nodige feedback te geven en vertrouwen uit te stralen naar je medewerkers.
4. Respecteer de magische grens: twee dagen thuiswerken
Voor de post-Corona-periode: wetenschappelijk onderzoek toont aan dat je het grootste voordeel puurt uit maximum twee dagen telewerk per week. Als je meer dagen thuiswerkt vergroot de sociale afstand tussen collega’s, neemt de werkstress toe en komt de werk-privébalans onder druk te staan. Belangrijke noot: als je organisatiecultuur en de aard van het werk het toelaten, kan je de magische grens van twee dagen wél wat rekken.
5. Hou het eerlijk voor werknemers die niet kunnen thuiswerken
Als thuiswerken onmogelijk is omwille van de aard van de job, kan je alsnog afspraken invoeren die de autonomie of de werk-privébalans bevorderen. Welke? Soepele glij- en stamtijden hanteren bijvoorbeeld. De tijdregistratie afzwakken. Of het team toelaten om zelf taakafspraken te maken. Is telewerken onmogelijk bij gebrek aan een goede thuiswerkplek? Zet dan een satellietkantoor op poten of huur een co-working space. Zo voelt iedereen zich gelijk.
Nog meer HR-tips over thuiswerken? Via onze gratis helpdesk helpen we je graag verder
