De coronacrisis heeft zoals in alle sectoren een grote impact op het management van sociale ondernemingen. Lees hier het laatste nieuws.

Een fijn functioneringsgesprek in vijf stappen

Een fijn functioneringsgesprek in vijf stappen

Een functioneringsgesprek voorbereiden? In deze blog krijg je 5 tips én een gebruiksklaar sjabloon.

Een functioneringsgesprek is een dialoog tussen de leidinggevende en de medewerker:

  • Enerzijds ontdekt de medewerker alle speerpunten in de ontwikkeling van zijn kennis, vaardigheden en attitudes
  • Anderzijds luistert de leidinggevende naar wat de medewerker van zijn team en van de organisatie verwacht

De doelstelling van het functioneringsgesprek is om de medewerker te motiveren en tot verbetering te komen van de werkinhoud, ontwikkelmogelijkheden, werkvreugde en van de samenwerking.
Je gaat ook na of de ontwikkeling van de werknemer parallel loopt met de ontwikkelingen van het werk. Is het tijd om accenten te verleggen? Hoe kunnen we de inspanningen van medewerker en organisatie beter op elkaar afstemmen?

De direct leidinggevende is de meest aangewezen persoon om het functioneringsgesprek uit te voeren.

Hou je binnenkort een dergelijk gesprek? Met deze vijf tips verloopt jouw functioneringsgesprek vlekkeloos.

1. Bouw een functioneringsgesprek chronologisch op

Start met een korte terugblik op de afspraken uit een vorig gesprek. Pols vervolgens naar de ervaringen van je medewerker: bespreek de jobinhoud, de uitvoering en de samenwerking tussen de collega's. Vraag of je medewerker extra input of specifieke opleiding nodig heeft. Pols ten slotte naar de verwachtingen en de toekomstplannen.

2. Geef structuur aan jouw functioneringsgesprek

Met dit sjabloon voor een functioneringsgesprek geef je structuur aan je overleg. Het sjabloon toont je richtvragen over functie-inhoud, uitvoering, samenwerking en verwachtingen. Tot slot focus je ook op wat je medewerker nodig heeft om goed te kunnen functioneren.

3. Respecteer de ongeschreven regels

Een goed functioneringsgesprek herken je aan enkele duidelijke kenmerken:

  • De leidinggevende en de medewerker stellen gelijk(aardig)e vragen
  • De vooraf vastgelegde agendapunten en doelstellingen vormen een goede basis voor het overleg
  • Een jaarlijks terugkomend functioneringsgesprek is handig, maar geen verplichting. Organisaties bepalen zelf wanneer ze dit organiseren
  • De essentie van het gesprek komt in een verslag dat leidinggevende en medewerker beiden goedkeuren

4. Baseer je functioneringsgesprek op wetenschappelijke inzichten

Buikgevoel en HR-ervaring is belangrijk. Maar academische inzichten helpen altijd om een functioneringsgesprek richting te geven. Zo ontwikkelde Tessa Gorris een tool voor functioneringsgesprekken. Dit deed ze in functie van haar bachelorproef 'Hoe kunnen we het functioneren van medewerkers in de social profit aansturen/meten?' Daarvoor baseerde ze zich op een literatuurstudie, aangevuld met de antwoorden uit een bevraging bij zes social profitorganisaties en vier profitorganisaties.

5. Upgrade het functioneringsgesprek naar een ontwikkelingsgesprek

Doe je functioneringsgesprek maximaal renderen: stimuleer je medewerker om een persoonlijk actie- of ontwikkelingsplan (POP) op te stellen. Daarmee engageert hij/zij zich om concrete groeistappen te zetten. Geef een voorzet door de ontwikkelmogelijkheden gestructureerd, coachend en motiverend te bespreken. Zo upgrade je het overleg tot een persoonlijk ‘ontwikkelingsgesprek’.

Functioneringsgesprek versus evaluatiegesprek

Vaak wordt de evaluatie in een moeite mee behandeld. Nochtans is dat geen goed idee. De doelstellingen en het karakter van deze twee gesprekken zijn immers moeilijk met elkaar te verenigen:  

Functioneringsgesprek

Evaluatiegesprek

Gericht op verbeteren van functioneren, motivatie en samenwerking 

Bekrachtigen of bijsturen van gedrag

Gaat over het heden en de nabije toekomst

Blikt terug naar het verleden

Gaat over het functioneren en samenwerking van medewerker, team en leidinggevende

Beoordeelt het functioneren en evalueert het behalen van doelstellingen eigen aan de functie 

Tweezijdig: dialoog tussen medewerker en leidinggevende

Eenrichtingsverkeer van leidinggevende naar medewerker

Medewerker heeft actieve inbreng, stelt zich kwetsbaar op, geeft aan wat eigen ontwikkeldoelen zijn

Medewerker ‘ondergaat’, kan uiteraard reageren en verduidelijking geven maar neemt zelf geen actie

Gelijkwaardigheid van de gesprekspartners

Machtsverhouding

Samen exploreren van nieuwe mogelijkheden

Leidinggevende stelt oplossingen voor, doet suggesties

Als je vindt dat evaluatiegesprekken noodzakelijk zijn, voorzie dan een apart gesprek op een ander tijdstip voor dit doel. Het kan een goed idee zijn om indien mogelijk een andere persoon, bijvoorbeeld de coördinator en niet de direct leidinggevende, dit gesprek te laten voeren.  

Interessant? Via volgende link kom je nog meer te weten over over het functioneringsgesprek of over het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP):

>> sjabloon POP

>> gesprekstechniek functioneringsgesprek

Lees ook

Vergroot de veerkracht in jezelf en je team

Vergroot de veerkracht in jezelf en je team

Veerkracht is meer dan ooit nodig nu we mondiaal uitgedaagd worden door de coronacrisis. In hun boek Vergroot de Veerkracht in jezelf en je team, behandelen Anton Stellam…

Evaluatiegesprek: 6 gouden tips voor een vlot verloop

Evaluatiegesprek: 6 gouden tips voor een vlot verloop

Tijdens een evaluatiegesprek beoordeelt de leidinggevende de prestaties van zijn medewerker. Daarbij komen de sterke punten en de groei-uitdagingen aan bod. Het is een id…

Exitgesprek

Exitgesprek

Een exitgesprek is een laatste formeel gesprek met een medewerker die op het punt staat te vertrekken uit de organisatie, of hij nu vrijwillig vertrekt, op pensioen …