Denken in rollen én een nieuwe overlegstructuur bij DVC De Triangel

Denken in rollen én een nieuwe overlegstructuur bij DVC De Triangel

In Lovendegem zijn we te gast bij dienstverleningscentrum De Triangel, dat ondersteuning biedt aan personen met een verstandelijke en een bijkomende beperking. Als zorg- en onderwijsgroep zetten ze zich in voor kinderen, jongeren en volwassenen, inclusief senioren. Met hun 500 medewerkers zijn ze één van de grootste werkgevers in het Meetjesland.

LiZeT – een korte kennismaking
AMS, Taborgroep en Workitects ontwikkelden met de steun van ESF een toolbox voor teams die meer zelforganiserend willen worden. De toolbox bestaat uit een set van speelse methodieken waarmee teams aan de slag kunnen gaan, samen met een LiZeT-coach. LiZet staat voor ‘Loopbanen in Zelforganiserende Teams’ en stelt medewerkers en teams in staat om meer betrokken te zijn in hoe taken en rollen worden ingevuld en verdeeld op een manier dat ook de loopbanen van de teamleden ondersteund worden. Een win-win voor de teamleden, het team als geheel en voor de organisatie.

Petra Vermandere werkt als clusterverantwoordelijke in de Triangel en heeft ook een rol als stafmedewerker HR en als speltherapeute. Zij is interne LiZet-coach.

Wat deed jullie besluiten om mee te doen als piloot in LiZeT?

Er beweegt veel in de zorg voor mensen met een beperking. De vermaatschappelijking van de zorg zorgt voor schaalvergroting en nog meer werken in partnerschappen. Acht jaar geleden al gingen we daarom voor een organisatiekanteling met een nieuwe verdeling van verantwoordelijkheden. Daarna zorgde de invoering van de persoonsvolgende financiering voor meer cijfermatig moeten werken en recent gebeurde er ook een fusie met vzw Home Thaleia uit de Pinte. In 2019 kwam de vraag boven drijven hoe we ons opnieuw konden verbinden, en of de manier waarop we georganiseerd waren en overlegden nog wel duidelijk en passend was.

Het aanbod van de TABOR-groep om als pilootorganisatie deel te nemen aan het LiZeT-project, kwam dus op een goed moment. We kozen voor de Medische Dienst als eerste en de directie en middenkader als tweede om in te stappen in het proefproject. Dat laatste traject werd door corona uitgesteld en pas in het najaar van 2021 opgestart. We zijn daar nu dus volop mee bezig.

Waarvoor hebben jullie LiZeT ingezet en welke resultaten zagen jullie?

In het medische team was LiZeT vooral een manier om dieper te verbinden met elkaar rond thema’s die daarvoor niet uitgesproken werden. Het team werd zich bewust van hun sterktes en valkuilen en kon vandaaruit bijsturen. Een rolverdeling hadden ze eigenlijk al, maar die was niet eerder geëxpliciteerd en dus was er voor mensen weinig ruimte om echt te kiezen of van rol te veranderen. Dankzij die toepassing van de LiZet is die ruimte er nu wel.

In het middenkader was onder meer het denken in rollen en de rolverduidelijking essentieel. Daar zijn we nu nog volop mee bezig voor de functie van clusterverantwoordelijke. We werken met kernrollen, die iedereen opneemt, en optionele rollen, die door het collectief moeten opgenomen worden maar die niet elke clusterverantwoordelijke afzonderlijk moet doen. Deze rollen kunnen we vervolgens gaan verdelen, rekening houdend met ieders interesses en sterktes.

Katrijn de Causmaecker is clusterverantwoordelijke van de dienst mobiel ambulant. Zij nam in 2021 deel aan de tweedaagse met de directie en clusterverantwoordelijken.

Aan de slag gaan met de LiZeT-methodieken helpt ons om van versnippering naar overzicht te bewegen en efficiënter te gaan werken. In onze organisatie nemen mensen graag en veel initiatieven: deelnemen aan projecten van externen, nieuwe vormingen voor collega’s op poten zetten, interne verbeteracties uitvoeren en ga zo maar door. Helaas gebeurde het vaak dat deze zaken vervolgens niet goed opgevolgd werden en dus doodliepen, omdat er geen duidelijkheid was over verantwoordelijkheden en mandaten na de startfase, of omdat de goesting op was bij de persoon en die er alleen voor stond. Nu is er van bij de start aandacht voor bewust keuzes maken, een betere verdeling en gaan mensen in groepjes aan de slag zodat er back up is.

Via LiZeT zagen we ook mogelijkheden om meer in te zetten op talenten zodat we, los van de functie van mensen, op deze basis mandaten kunnen verdelen. Een voorbeeld: we hebben al jaren een beurtrol voor het organiseren van feesten. Sommigen vinden dit leuk of staan er neutraal tegenover, anderen hebben er ronduit een hekel aan. Thomas wordt er helemaal blij van. Daarom neemt hij voor de komende periode deze trekkersrol op zich. Iedereen content! En als hij het beu is na een paar jaar, dan bekijken we het opnieuw.

Een ander zeer concreet resultaat van de tweedaagse is een nieuwe overlegstructuur. Via de oefeningen durfden we in vraag stellen of het wekelijkse clusteroverleg nog nuttig ingevuld werd. Dat resulteerde in de beslissing om minder frequent en langdurig met zijn allen te overleggen enerzijds en de oprichting van werkgroepen anderzijds. Daar kunnen we veel gerichter aan de slag.

Tijdens een wat spannende, maar ook heel fijne oefening deelden we met elkaar waar we onszelf goed in vinden en waar we nog groei zien. Daarna was er een moment waarbij je hierover ook feedback kreeg van een collega. Voor de jongere, minder ervaren collega naast me was het erg spannend om mij als oude rot in het vak feedback te geven. Maar eerlijk? Ik krijg nog weinig gefundeerde feedback dus dat was echt een geschenk! Het werd een mooi, leerrijk moment dat zorgde voor authentieke verbinding binnen de groep. Ook de directie deed mee en stelde zich zo kwetsbaar op. Waardering geven en krijgen, het is eten en drinken voor de ziel.

Is LiZeT een aanrader, en voor wie?

Zeer zeker een aanrader! LiZeT is ideaal voor beginnende of nieuw samengestelde teams om elkaar beter te leren kennen en het werk te verdelen. Ook voor ervaren teams die eens willen stil staan bij hoe het loopt en opnieuw willen verbinden, is LiZeT een aanrader. LiZeT is niet bedoeld voor teams in moeilijkheden. Dan is er iets anders nodig.

Het helpt enorm als de top mee aan de kar trekt. Zo staat onze algemeen directeur, Ria de Keyser, echt achter LiZeT. Ze was dus ook bereid om samen met de directie en het middenkader door de methodiek te gaan. Leidinggevende ervaarden zelf wat de visie en aanpak inhoudt. Dat maakt een groot verschil in draagvlak en draagkracht om de methodiek verder in te zetten binnen de teams.

Wat is voor jou een topper in de methodieken?

Voor mij is de hele benadering een topper. Ik heb zelf al veel teamcoachings begeleid vanuit verschillende methodieken en wat ik merkte is dat LiZeT veel veiligheid biedt. Het blijft gaan over je werk, het is speels maar wordt niet wollig en is absoluut niet bedreigend. Bovendien wordt het nooit saai dankzij de afwisseling van methodieken: reflecteren, schrijven, plakken, kaartjes kiezen, rondlopen… Dat alles zorgt voor dynamiek en veel openheid.

Als ik er toch twee methodieken uit mag lichten, dan kies ik voor Bouwsteenbingo en Resp-Ons. Met Bouwsteenbingo komt een team heel snel tot de kern van wat voor elke persoon belangrijk is in zijn of haar loopbaan en komen er ook knelpunten boven. Resp-Ons begeleidt het geven van feedback in een team via vragen en de mogelijkheid om er kwaliteitenkaartjes voor te gebruiken. Dat werkt drempelverlagend.

Welke tips wil je nog meegeven aan andere organisaties?

Als je zelf aan de slag wil met LiZeT, volg dan zeker de opleiding tot LiZeT-coach. Start met het begeleiden van een goed lopend team, zodat je de methodieken in de vingers krijgt. In het begin is het goed om de handleiding tot op de letter te volgen. Voldoende tijd voorzien is ook een must, reken op sessies van een halve dag per onderdeel. En tot slot: wees creatief op het moment zelf. Als iets niet aanslaat, ga dan naar een volgende oefening. Naarmate je de toolbox als begeleider beter beheerst en afhankelijk van je ervaring in het begeleiden van teams, kan je op den duur ook wel wat gaan freewheelen en kleine aanpassingen doen.

Bij DVC De Triangel willen wij van LiZeT echt onze ‘huismethodiek’ maken. Mijn droom is dat alle teams een LiZeT-traject kunnen doorlopen in de komende jaren. Dat kan zorgen voor verbinding, duidelijkheid, een betere verdeling van taken en dus meer efficiëntie en rust. Ja, wij zijn absoluut fans.

Maurane Van Rie is verpleegkundige in de medische dienst van DVC De Triangel. Petra begeleidde hen in 2019 als testgroep.

Ik heb dankzij LiZeT veel bijgeleerd over mezelf: wat ik in mijn loopbaan belangrijk vind maar ook wat mijn valkuilen zijn. Zo bleek dat ‘grenzen stellen’ niet alleen een persoonlijke uitdaging is, maar ook een uitdaging voor ons als team. We zeggen al snel: ‘Wij zullen het zelf wel doen’. Ook als het niet onze taak is. Sinds we ons hiervan bewust zijn, bakenen we beter af met positieve gevolgen voor ons welzijn en het uitvoeren van onze kerntaken. We geven vragen ook sneller door aan de dienst of persoon waar ze wel hoort.’

‘De samenwerking in het team en het welbevinden van eenieder verbeterde ook door het verdelen van rollen. Iedereen heeft zo de meest optimale, best bij haar sterktes en interesses passende combinatie van taken. We hebben deze oefening via dezelfde methodiek trouwens al opnieuw gedaan; telkens er een nieuwe collega bijkomt, verandert die balans immers en is het opportuun om de rolverdeling te herbekijken.

De interventies binnen LiZeT zijn concreet en leiden tot zichtbare, tastbare resultaten. Zelfs nu nog neem ik af en toe de oefeningen vast die ik twee jaar geleden invulde. Aangezien mensen, teams en organisaties altijd in beweging zijn, kan je de oefeningen blijven doen.

Interesse in wat de LiZeT kan betekenen in jouw onderneming? Neem dan als eerste stap deel aan een van onze lunchwebinars Teamwerking in drukke tijden over 'feedback in teams installeren'.

Aan de slag met loopbanen in teams | LiZeT

Lees ook

Inclusief ondernemen is geen rocket science

Inclusief ondernemen is geen rocket science

Arbeidsmarkt-expert en docent-onderzoeker in HRM aan de Odisee Hogeschool Bart Moens geeft samen met Verso en andere partners mee vorm aan nieuw project rond inclusie op …

HRscan houdt medewerkers gemotiveerd binnen snelgroeiende Sporty

HRscan houdt medewerkers gemotiveerd binnen snelgroeiende Sporty

Steffi Swennen is eindverantwoordelijke bij Sporty vzw. De vereniging ging aan de slag met de HRscan van HRwijs. …

Bij HRwijs ben je niet het zoveelste nummertje.

Bij HRwijs ben je niet het zoveelste nummertje.

In de lente van 2021 promoveert Latifa El Morabit tot Algemeen Coördinator bij Federatie van Marrokaanse Verenigingen vzw. Om zich voor te bereiden op haar eerst…

HRscan is basis voor ons nieuwe medewerkersbeleid

HRscan is basis voor ons nieuwe medewerkersbeleid

Catelijne Devriendt, coördinator van vzw De Molenketjes, een opvanginitiatief voor kinderen van 0 tot 12 jaar in Molenbeek: “Via HRwijs van Verso ontdekten we …