Het Vertrouwenscentrum Kindermishandeling Vlaams-Brabant werkt met 360° feedback. Coördinator Kristof Desair vertelt enthousiast over hun aanpak.
"Het achterliggende idee is dat de leidinggevende vanuit zijn positie geen zicht heeft op elk aspect van het functioneren. 360°feedback verlicht deze blinde vlek door er de perspectieven van de collega’s, partners en soms ook cliënten aan toe te voegen. Mits de juiste aanpak, is het een goudmijn om medewerkers te laten groeien."
Voor het Vertrouwenscentrum Kindermishandeling Vlaams-Brabant is de juiste aanpak een combinatie van competentiemanagement, zelfreflectie en daadkracht. Een verhaal van een geslaagd huwelijk.
Het Vertrouwenscentrum Kindermishandeling is een gemandateerde voorziening die hulp verleent aan kinderen, jongeren en hun gezinnen wanneer er zorgen zijn op het vlak van kindermishandeling of geweld. Hulpverleners kunnen er ook terecht voor advies, consult en coaching. Aantal medewerkers: 15.
Het aanzoek
Als coördinator is het Kristofs’ taak om zijn medewerkers feedback te geven. Omdat hij niet altijd zicht heeft op het volledige plaatje, dreigden de functioneringsgesprekken uit te monden in een praatje waaruit hooguit enkele praktische afspraken voortvloeiden. Een gemiste kans om medewerkers écht te laten groeien, concludeerde Kristof.
"Ik voelde dat ik niet op de juiste stoel zat om het functioneren van mijn medewerkers te beoordelen. Als hoogopgeleide, bekwame professionals hebben ze immers meer inhoudelijke kennis en inzicht om dat voor zichzelf en de collega's te doen".
Medewerkers van het Vertrouwenscentrum hebben geen evidente job. Het is hun taak zich te mengen in lastige privésituaties rond kindermishandeling. Bovendien komen ze niet op uitnodiging van de cliënt. Daardoor krijgen ze niet altijd de waardering die ze verdienen. "Een hoge emotionele belasting, waarbij de hulpverlening niet altijd in dank wordt afgenomen, is lastig," licht Kristof toe, "momenten waarop de medewerker hoort wat goed is en waaruit blijkt dat het goede werk wordt opgemerkt zijn daarom extra belangrijk. 360°feedback biedt een forum om die waardering uit te drukken. Cruciaal daarbij is dat de erkenning komt van naaste, betrokken collega's. Door 360°feedback krijgt de ‘belangrijke andere’ een plaats".
"Het Vertrouwenscentrum sloeg twee vliegen in één klap: het startte met competentiemanagement naar aanleiding van de wens om met 360°feedback te werken. 360° feedback werkt immers competentiegericht."
Het huwelijk
Het invoeren van 360°feedback gebeurde in 7 stappen:
1. Het engagement
De opmaak van competentieprofielen luidde het duidelijke engagement officieel in. Na een opleiding competentiemanagement had Kristof hiervoor een aantal handvaten ter beschikking. Als coördinator gaf hij de voorzet met een longlist van een 20-tal competenties (zowel generieke als specifieke). De medewerkers kregen vervolgens uitgebreid de tijd om het voorstel onderling af te toetsen en bij te schaven.
2. De geloftes
Inlichten van alle medewerkers over de principes van de 360° feedback.
3. Experimenteren
360°screening van een eerste ‘Chinese’ vrijwilliger. Ontdek hier hoe dat in z'n werk ging.
4. Succes ervaren
Bovenstaande 'test' leverde heel wat boeiende informatie op: in een gesprek tussen de medewerker en de coördinator werden afspraken gemaakt die passen binnen het persoonlijk opleidingsplan en het functioneren van de medewerker. Zo kreeg een medewerker bijvoorbeeld opnieuw tijdelijk een mentor toegewezen.
5. De huishoudelijke organisatie
Organisatiebreed kwamen bepaalde pijnpunten aan het licht. Zo zaten heel wat collega’s bijvoorbeeld met vragen en casussen rond het beroepsgeheim. Aangezien daarover wel wat expertise in huis was organiseerden ze samen met de medewerkers en enkele experten een intervisiemoment rond dat thema.
6. De band versterken
Sindsdien werkt het Vertrouwenscentrum Kindermishandeling met 360° feedback. Medewerkers kijken er zelfs naar uit tot het hun beurt is om hun functioneren onder de loep te nemen.
7. Open communicatie
In de vragenlijsten is er ruimte voor commentaar op de competenties die moeten worden gescoord. Zo blijft de mogelijkheid bestaan om deze in vraag te stellen, zodat ze altijd actueel blijven.
Na de wittebroodsweken...
Het Vertrouwenscentrum werkt nu al een aantal jaar met deze methodiek. De collega’s die nog niet aan bod kwamen kijken uit naar ‘hun’ moment. Het is een moment om feedback te krijgen van personen die inzichten hebben waar je van kan leren. Bovendien wenden medewerkers de gesprekken aan om te wijzen op de positieve zaken in hun functioneren. Dankzij 360°feedback krijgt de medewerker een genuanceerd beeld van zijn eigen functioneren. En met die inzichten op zak kan er werk gemaakt worden van een meer gedragen en doelmatig persoonlijk ontwikkelingssplan (POP). En zo belanden we terug bij de oorspronkelijke ambitie: échte groei.
Het geheim?
Het is een duidelijke keuze van het Vertrouwenscentrum Kindermishandeling om in te zetten op 360°feedback. De organisatie waakt over de randvoorwaarden - tijd en ruimte - en draagt de onderliggende visie mee uit. Dat is een voorwaarde om draagvlak te creëren.
De leidinggevende waakt over deze voorwaarden. In de praktijk betekent dat: de nodige tijd en ruimte gunnen, durven loslaten en vertrouwen schenken. Hij of zij houdt ook het kader helder. Werk daarom met competenties. Het geeft taal, biedt houvast en zorgt voor een veilige setting om in te experimenteren.
Bij 360°feedback stelt elke medewerker zich kwetsbaar op. Het feit dat je collega’s feedback vraagt, geeft je de opportuniteit van je naaste iets te horen. Het brengt een aangescherpt verantwoordelijkheidsgevoel mee. Zaken die anders ondergesneeuwd zouden raken, kunnen nu toch aan bod komen. Gevoeligheden die in het dagelijks leven moeilijk worden benoemd worden hierdoor gekanaliseerd.
In een notendop: duidelijke afspraken maken, tijd en ruimte geven en werken aan verbinding.
Ontdek hier de spelregels en sjablonen van 360°feedback in het Vertrouwenscentrum
