Feedback geven

Waarom feedback geven?

Er zijn verschillende redenen waarom het wijs is om in te zetten op feedback…

• Je kan gewenst gedrag bekrachtigen - ‘daar willen we meer van’;
• Je kan ongewenst gedrag bijsturen;
• Je geeft de ander inzicht in wat voor jou als persoon/de organisatie belangrijk is;  
• Je installeert een lerende en open gesprekscultuur in je organisatie;
• Je bouwt goede menselijke relaties op – je zet in op het bevorderen van vertrouwen en samenwerking.

Wat is feedback?

Via feedback breng je op een directe manier het gedrag van de ander ter sprake, zodat deze bewust wordt van zijn gedrag en de effecten daarvan op anderen. 

Als we het hebben over feedback, dan bedoelen we dat in alle richtingen: leidinggevenden aan medewerkers, medewerkers aan leidinggevenden en collega’s onder elkaar.

Moeilijke én positieve feedback geven

De nadruk ligt vaak op het brengen van ‘moeilijke’ boodschappen. Dit is een voorwaarde om te leren van elkaar en in verbinding te blijven. Degenen die niets meer zeggen, hebben vaak afgehaakt.

Positieve feedback geven op een onderbouwde manier is echter even belangrijk. Complimenten zijn leuk maar vrijblijvend als het alleen om het goede gevoel gaat. Complimenten komen het meest aan en hebben het meest effect - in termen van gedrag bekrachtigen - als ze specifiek zijn en evengoed als verbeterpunten voldoen aan de regels van feedback.

Hoe? De regels van feedback geven

In 6 concrete stappen geef je op een goede manier feedback: 

1. Bepaal vooraf wat je doel is als je feedback geeft. Ze benoemen kan helpen om de ander inzicht te geven in waarom het voor jou belangrijk is om deze feedback te geven.

2. Maak er zoveel mogelijk een dialoog van waarbij je de ander de kans geeft om te reageren.

3. Benoem je waarneming van de feiten: 'Ik stel vast dat/Mijn indruk van de realiteit is dat...'. Hier kan je direct checken of de ander jouw waarneming deelt.

Houd het zo feitelijk en concreet mogelijk

• Benoem de feiten en vraag je op voorhand af waar je mogelijk een verkeerd beeld hebt.
• Beschrijf concreet waarneembaar gedrag.
• Vraag door waar nodig en check de feiten bij je gesprekspartner.

Wees je ervan bewust dat ook deze zogenaamde feiten gekleurd kunnen zijn door je perceptie. Je stemming, overtuigingen en relatie met de ander beïnvloeden mee het gesprek.

4. Zeg wat dit met jou, het team, de klant of anderen doet. 'Ik vind dat niet aangenaam want we hadden het anders afgesproken.'

5. Druk je behoefte uit. Hierover kan je in dialoog gaan. 'Ik zou het fijn vinden als...'

6. Formuleer een verzoek en spreek af welke actie wordt ondernomen. 'Kunnen we afspreken dat...'

Voorbeeld van feedback geven

Een opvoeder maakt zich druk omwille van het feit dat een collega de afwas niet heeft gedaan. Hij verheft zijn stem waar bewoners bij zijn. Zij reageren angstig en worden onrustig.
Hoe kan je hierop als leidinggevende reageren?

• 'Ik vind het belangrijk dat onze bewoners hier rust vinden en niet onnodig angstig worden.
• 'Ik heb gemerkt dat jij je kwaad hebt gemaakt en je stem verheven hebt tegen Jan gisterenmiddag. Ik heb ook gezien dat enkele bewoners, Ann en Riet, daar erg angstig van werden en anderen, zoals Evert en Mien, onrustig. Heb je dat ook gemerkt?'
• 'Ik vind het niet fijn als jij je kwaad maakt waar bewoners bij zijn want dat veroorzaakt onnodige onrust. Ik zou dat in de toekomst willen vermijden.'
• 'Kunnen we afspreken dat jij je collega op een rustige manier feedback geeft, liefst niet in de leefgroep? Misschien is het ook een goed idee dat je even buiten gaat als je merkt dat je boos wordt. Wat denk je?

Deze manier van feedback geven is gebaseerd op de theorie van geweldloze communicatie van de Amerikaanse psycholoog Marshall Rosenberg, die empathie als rode draad ziet om in verbinding met elkaar en jezelf te blijven. Dit wordt ook wel verbindende communicatie genoemd.

Tot slot: een aantal tips bij het geven van feedback

1. Zorg dat de feedback actueel is

Speel kort op de bal. Soms kan je niet onmiddellijk reageren, maar roep dan de medewerker zo snel mogelijk even bij je. Wees gul met het benoemen van gewenst gedrag.

2. Benoem wat je merkt

Maak non-verbale reacties en emoties deel van het gesprek en negeer ze zeker niet. Bijvoorbeeld: ‘Ik merk dat dit moeilijk voor je is. Klopt dat? Willen we samen kijken hoe we het verder kunnen aanpakken?’

3. Spreek vanuit jezelf

Vertel wat jij hebt waargenomen, wat jouw indruk is. Als je aanvallend bent, krijg je meestal een verdedigende of ook een aanvallende reactie terug.

4. Zorg voor een evenwicht tussen positieve feedback en bijsturende feedback

Benoem ook wat wel goed gaat en wat je de medewerker vaker wil zien doen. Gebruik je positieve feedback echter niet als inleiding op negatieve feedback. Mensen onthouden dat immers makkelijker.

5. Tips voor het ontvangen van feedback

• Zet de feedback voor je neer.
• Wees nieuwsgierig naar wat de ander je wil meegeven.
• Luister, vat samen en vraag door.
• Neem alleen mee wat jij zinvol vindt.
• Bedank de ander voor de moeite van het feedback geven, de ander stelt zich ook kwetsbaar op.

6. Installeer een feedbackcultuur

Vaak wordt er feedback verwacht van leidinggevenden, maar vinden medewerkers dat het ‘niet hun taak is’ om aan collega’s feedback te geven. Bespreek samen welke cultuur jullie hierrond willen installeren.

Hoe vaker je elkaar feedback geeft, top down, bottom up en als collega’s onder elkaar, hoe ‘gewoner’ en minder zwaar het wordt. Vraag feedback aan je medewerkers, wees er zelf ook gul mee en benoem wat je doet en waarom als je iets wil zien veranderen in de communicatiecultuur.