Een functioneringsgesprek voorbereiden? In deze blog krijg je 5 tips én een gebruiksklaar sjabloon.
Het functioneringsgesprek, een wederzijdse dialoog
Een functioneringsgesprek is een dialoog tussen de leidinggevende en de medewerker:
- enerzijds ontdekt de medewerker alle speerpunten in de ontwikkeling van zijn kennis, vaardigheden en attitudes
- anderzijds luistert de leidinggevende naar wat de medewerker van zijn team en van de organisatie verwacht
De doelstelling van het functioneringsgesprek is om de medewerker te motiveren en tot verbetering te komen van de werkinhoud, ontwikkelmogelijkheden, werkvreugde en van de samenwerking. Je gaat ook na of de ontwikkeling van de werknemer parallel loopt met de ontwikkelingen van het werk. Is het tijd om accenten te verleggen? Hoe kunnen we de inspanningen van medewerker en organisatie beter op elkaar afstemmen?
De direct leidinggevende is de meest aangewezen persoon om het functioneringsgesprek uit te voeren.
5 tips voor een fijn functioneringsgesprek
Hou je binnenkort een dergelijk gesprek? Met deze vijf tips verloopt jouw functioneringsgesprek vlekkeloos.
1. Bouw een functioneringsgesprek chronologisch op
Start met een korte terugblik op de afspraken uit een vorig gesprek. Pols vervolgens naar de ervaringen van je medewerker: bespreek de jobinhoud, de uitvoering en de samenwerking tussen de collega's. Vraag of je medewerker extra input of specifieke opleiding nodig heeft. Pols ten slotte naar de verwachtingen en de toekomstplannen.
2. Geef structuur aan jouw functioneringsgesprek
Met dit sjabloon voor een functioneringsgesprek geef je structuur aan je overleg. Het sjabloon toont je richtvragen over functie-inhoud, uitvoering, samenwerking en verwachtingen. Tot slot focus je ook op wat je medewerker nodig heeft om goed te kunnen functioneren.
Zijn je medewerkers die zulke (officiëlere) gesprekken minder gewoon? Dan kan je eigen hand een leidraad bieden.
3. Respecteer de ongeschreven regels
Een goed functioneringsgesprek herken je aan enkele duidelijke kenmerken:
- de leidinggevende en de medewerker stellen gelijk(aardig)e vragen
- de vooraf vastgelegde agendapunten en doelstellingen vormen een goede basis voor het overleg
- een jaarlijks terugkomend functioneringsgesprek is handig, maar geen verplichting. Organisaties bepalen zelf wanneer ze dit organiseren
- de essentie van het gesprek komt in een verslag dat leidinggevende en medewerker beiden goedkeuren
4. Baseer je functioneringsgesprek op wetenschappelijke inzichten
Buikgevoel en HR-ervaring is belangrijk. Maar academische inzichten helpen altijd om een functioneringsgesprek richting te geven. Zo ontwikkelde Tessa Gorris een tool voor functioneringsgesprekken. Dit deed ze in functie van haar bachelorproef 'Hoe kunnen we het functioneren van medewerkers in de social profit aansturen/meten?' Daarvoor baseerde ze zich op een literatuurstudie, aangevuld met de antwoorden uit een bevraging bij tien ondernemingen.
5. Upgrade het functioneringsgesprek naar een ontwikkelingsgesprek
Doe je functioneringsgesprek maximaal renderen: stimuleer je medewerker om een persoonlijk actie- of ontwikkelingsplan (POP) op te stellen. Daarmee engageert hij/zij zich om concrete groeistappen te zetten. Geef een voorzet door de ontwikkelmogelijkheden gestructureerd, coachend en motiverend te bespreken. Zo upgrade je het overleg tot een persoonlijk ‘ontwikkelingsgesprek’.
Functioneringsgesprek versus evaluatiegesprek
Lees hier meer over het verschil tussen een functioneringsgesprek en een evaluatiegesprek
Als je vindt dat evaluatiegesprekken noodzakelijk zijn, voorzie dan een apart gesprek op een ander tijdstip voor dit doel. Het kan een goed idee zijn om indien mogelijk een andere persoon, bijvoorbeeld de coördinator en niet de direct leidinggevende, dit gesprek te laten voeren.
Het belang van de leidinggevende
Fijne en constructieve gesprekken kunnen voeren met de collega's is cruciaal. In die context speel je als leidinggevende dagelijks een belangrijke rol. Zo ontdekten onderzoekers van de UGent dat het voornamelijk de leidinggevende is die een invloed heeft op de gezondheid, de productiviteit en het werkgeluk van de medewerker en de kwaliteit van de relaties op het werk. De relatie tussen leidinggevende en medewerker fungeert dan ook op basis van een constructief, wederzijds respect en affectie en vertrouwen. Misschien is dat de evidentie zelve, misschien ook niet. Alleszins zijn er tools die daarbij kunnen ondersteunen tijdens de officiëlere gesprekken en wie weet inspireren ze ook in iets informelere werksituaties...
