Sinds 31 maart 2023 geldt het recht op deconnectie. Hopelijk heeft jouw onderneming hier al de nodige stappen rond gezet?
Wat zegt de verplichting?
Elke onderneming met 20 of meer medewerkers moet zich houden aan een nationale, sectorale of bedrijfsCAO wat deconnectie betreft. Een laatste optie is een aangepast arbeidsreglement, waarin een aantal elementen rondom het thema omschreven worden.
Doch pin je niet vast op dat cijfer '20'. Actief bewustzijn over deconnecteren op de werkvloer is ook voor een kleine onderneming bevorderlijk, want mentale overbelasting kan het gevolg zijn van overmatig gebruik van digitale tools.
Een mogelijk stappenplan
1. Bevragen: bepaal samen de juiste doelgroep en sleutelfiguren
Wat wil je weten? Waar staat de organisatie op dit ogenblik en wat ze heeft ze nodig om optimaal te functioneren? Welke evoluties zijn er? Besteden jullie voldoende aandacht aan zowel positieve als negatieve aspecten van deconnectie op alle vlakken? Wat zijn de noden en verwachtingen zowel voor de organisatie, de werknemer als de werkgever?
2. Spelregels rond arbeidstijd maken
Denk naast formele arbeidsrechtelijke afspraken rond arbeidstijd, wachttijd, rusttijd en vakantie na over specifieke problemen en actiepunten. Doe dit zowel op organisatie-, team- en individueel niveau. Wie mag wanneer voor wat gestoord worden? Maak ook degelijke afspraken over het gebruik van digitale tools zoals informele WhatsAppgroepen, gebruik van Microsoft Teams, Zoom of privé-email voor werk. Zoek naar een grootste gemene deler voor alle partijen.
3. Implementeren
Bepaal je prioriteiten en maak een actieplan. Voer de eenvoudigste zaken eerst in. Succesvolle ingrepen scheppen vertrouwen en goodwill.
4. Sensibiliseren
Een beleid kan maar werken als er voldoende kennis bestaat over de voor- en nadelen ervan. In deze fase is het essentieel dat de leidinggevenden het goede voorbeeld geven en werknemers voldoende opgeleid worden.
5. Coachen en bijsturen
De opgedane kennis moet ook toegepast worden op de werkvloer. Zowel werknemers als leidinggevenden kunnen vragende partij zijn naar concrete handvaten en tools bij hun professionele deconnectiestrategie.
Belangrijk bij dit alles blijft de permanente opvolging en bijsturing. In deze snel evoluerende tijden, waarin de responssnelheid alsmaar hoger wordt, blijft constante bevraging de beste vinger aan de pols. Bovendien vormt dit meteen ook de toepassing van de verplichting van de hiërarchische lijn om psychosociale risico’s verbonden aan het werk op te sporen en te waken over de tijdige behandeling ervan.
Tot daar het algemeen proces...
We geven je graag nog enkele concrete tips mee:
- Schrijf richtlijnen uit over het wel en niet beantwoorden van mails of gsm-oproepen
- Laat automatische meldingen uitschakelen
- Moedig aan om zoveel mogelijk pauze te nemen zonder digitale tools in de nabijheid
- Werk een systeem uit waarin duidelijk is welke collega back-up staat als iemand afwezig is
- Maak gebruik van gedeelde agenda's
- Laat medewerkers mails uitgesteld verzenden zodat ze enkel tijdens de reguliere werkuren worden bezorgd
- Zorg dat vergaderingen niet buiten de werktijd worden gepland, inclusief lunchtijd
- Richt ruimtes in waar medewerkers in stilte kunnen werken aan taken die meer concentratie vereisen.
- Organiseer praktische vormingen of briefings voor alle personeelsleden over deconnectie
- Zet een preventie- en sensibiliseringscampagne rond hyperconnectie
- And last but not least... geef als leidinggevende of directielid het goede voorbeeld.
Dit zijn uiteraard slechts ideeën. Niet iedereen heeft dezelfde noden. Daarom blijft het nog steeds belangrijk om rekening te houden met de input vanuit het ontwikkelproces.
Resultaat van een geslaagde digitale detox?
Less is more. Soms is minder doen beter. Door minder tijd aan schermen te spenderen, zullen verschillende aspecten verbeteren. De productiviteit en concentratie zullen er wel bij varen. De balans tussen werk en privé zal beter zijn. In elk geval is de kans groot dat medewerkers zich gelukkiger gaan voelen als ze meer tijd offline doorbrengen.
Dit is een samenvloeien van onderstaande artikels:
Meer weten over het sociaal juridische aspect? Dan kan je terecht bij je federatie
