Van het ontwikkelen van een visie, een analyse van de huidige situatie, over het formuleren van je leerdoelen en -behoeftes, het in praktijk brengen van je leerinspanningen, tot het evalueren ervan. We loodsen je in 5 stappen naar een beter leerbeleid.
Stap 1: Een organisatievisie op VTO ontwikkelen
Afhankelijk van hoe je als organisatie tegen leren aankijkt, wat je wil bereiken en hoeveel tijd en middelen je kan besteden, zal je andere keuzes maken.
Het kan stimulerend zijn om deze zaken samen met een werkgroep te bespreken. Je kan samen een korte visietekst opstellen. Je kan hierover ook je medewerkers bevragen, bijvoorbeeld tijdens een teambijeenkomst.
Laat je raad van bestuur of directie deze visietekst bekrachtigen. Op die manier wordt deze gedragen door de hele organisatie.
Laat je inspireren door dienstverleningscentrum Heilig Hart
Stap 2: Waar staat mijn organisatie in VTO-beleid?
Voor je start met het inplannen van leermomenten, bijeenkomsten of opleidingen, is het nuttig om twee zaken na te gaan:
- Wat zijn de doelstellingen van je organisatie?
- Welke zijn de bijbehorende leerbehoeftes?
Dit helpt om zicht te krijgen op welke inspanningen nodig en nuttig zijn voor jouw organisatie.
De kernvragen die je je hierbij stelt:
- Welke taken, projecten, eventueel nieuwe opdrachten moeten er uitgevoerd worden?
- Welke competenties hebben mijn medewerkers al?
- Welke extra competenties hebben we nodig?
- Wie moet die verwerven?
Je brengt best ook in kaart wat de wettelijke verplichtingen zijn inzake opleiding van medewerkers in jouw sector, welk budget je ter beschikking hebt en welke kanalen je eventueel kan aanspreken om extra financiering te vinden.
Stap 3: Opleidingsdoelen en leerbehoeften formuleren
Om zicht te krijgen op de concrete opleidingsbehoeftes, heb je verschillende bronnen:
- Je kan je informatie halen uit gesprekken met medewerkers, waarin je peilt naar hun individuele noden.
- Als je werkt met persoonlijke ontwikkelingsplannen, krijg je veel input uit de opvolging daarvan.
- Je kan kijken naar de evoluties die zullen plaatsvinden in het komende jaar, zoals het invoeren van een nieuw informaticasysteem of een nieuwe manier van registreren.
- Je kan rekening houden met geplande of gewenste wijzigingen in je aanbod of dienstverlening.
In een leerdoel formuleer je wat je precies wil bereiken met je leeractiviteit. Het kan helpen om deze doelen SMART te definiëren:
- Specifiek. Is de doelstelling eenduidig?
- Meetbaar. Kan je de resultaten meten?
- Aanvaardbaar. Is de doelstelling aanvaardbaar voor de doelgroep en/of het management?
- Realistisch. Is de doelstelling haalbaar?
- Tijdsgebonden. Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn?
Een voorbeeld: ‘Tegen 31/12/2024 kunnen alle zorgkundigen in onze organisatie met het elektronisch zorgdossier werken.’ De doelstelling is specifiek in termen van doelpubliek, tijd en inhoud. Ze is meetbaar: het resultaat is dat zorgkundigen het zorgdossier actief gebruiken. Het doel is aanvaardbaar: bijna een jaar de tijd nemen om dit waar te maken is realistisch en maakt het ook aanvaardbaar. De doelstelling is tijdsgebonden: tegen 31/12/2024 moet ze behaald zijn.
Vraag je ook steeds af welk antwoord je best geeft op een bepaald leerdoel.
- Is een vorming het juiste antwoord op dit leerdoel, of kan je andere middelen inzetten?
- Leren medewerkers niet even veel of meer door eens met een meer ervaren medewerker mee te lopen?
Je kan veel tijd en geld besparen door voor de juiste leervorm te kiezen en de aanwezige competenties in je organisatie ten volle te benutten.
Stap 4: Je VTO-beleid in de praktijk brengen
De kern van je VTO-beleid zijn natuurlijk de leeractiviteiten zelf.
- Er bestaat een waaier aan leervormen. Het hoeft niet altijd te gaan om formele opleidingen of studiedagen.
- Houd de vinger aan de pols: bevraag mensen naar wat ze geleerd hebben en prikkel ze om dit in de praktijk om te zetten en nog meer te delen met collega’s. Het helpt hen om hun leerproces te verdiepen.
- Observeer wat het leren op de werkvloer teweegbrengt en stuur kort op de bal bij waar nodig.
Stap 5: Je VTO-beleid evalueren en bijsturen
Om op koers te blijven, is het nodig om af en toe stil te staan en waar nodig het VTO-beleid bij te sturen. Dit kan je bijvoorbeeld doen aan het einde van de periode die je opleidingsplan beslaat.
Volgende zaken kan je evalueren:
1. Hebben we de geplande doelstellingen gehaald?
- Als dat zo is: wat maakte dit mogelijk?
- Als het niet lukte, hoe kwam dit dan?
- Gaat het om overmacht, of bleek er in de drukte van elke dag in de huidige organisatie niet mogelijk om de doelstellingen te halen?
- Was er genoeg budget voor de ambities?
- Misschien kan je volgend jaar iemand enkele uren vrijstellen, het VTO-beleid bovenaan je prioriteitenlijstje zetten of simpelweg meer realistische doelstellingen formuleren?
2. Hebben de leerinspanningen de gewenste resultaten opgeleverd?
- Zijn de resultaten van de VTO-inspanningen praktisch toepasbaar en overdraagbaar gebleken? Het is leuk voor een medewerker om een vorming rond projectmanagement te volgen, maar dan verwacht je ook dat hij of zij met meer efficiëntie projecten begeleidt en de collega’s hier ook iets van meepikken.
- De inspanningen die je leverde om vooraf leerdoelen te formuleren, renderen nu volop. Je weet immers wat je moet meten om te weten of de VTO-activiteit geslaagd is. Aan de hand hiervan kan je bijsturen naar de volgende cyclus toe.
3. Zijn de leerdoelen nog actueel, zijn er nieuwe behoeftes naar boven gekomen?
Evalueren voorkomt ook dat je leerdoelen niet meer aangepast zijn aan een nieuwe situatie. Als er een nieuw decreet is, kan het raadzaam zijn om eerst te zorgen dat je medewerkers de benodigde competenties ontwikkelen om de nieuwe taken uit te voeren, en pas daarna de stages voor deeltijds lerenden te herbekijken.
