Het adviesbureau Kessels & Smit ontwikkelde het 8-veldenkader om leertrajecten onder de loep te nemen.
Bij leren in een organisatie gaat om het realiseren van leertrajecten die adequate oplossingen bieden voor een bepaald probleem of uitdaging op de werkvloer. Kessels & Smit spreekt bewust over leertrajecten en niet over opleidingen. 'Het gaat ons om het leren, niet om het opleiden', voegen ze nog toe.
Het kader biedt, kort samengevat, een handvat voor het beantwoorden van de volgende twee vragen:
- Wat wil je bereiken?
- Wanneer ben je tevreden?
Kessels & Smit pleit er trouwens voor om de vraag “Wanneer ben je tevreden?” al voor de start van de opleiding te stellen. Een scherper beeld van de evaluatiecriteria maakt een gerichtere invulling van leertrajecten mogelijk.
Twee hoofdvragen
1. Wat wil je bereiken?
Ze onderscheiden vier niveaus voor het vertalen van een organisatiedoel in leertrajecten:
- organisatie,
- werksituatie,
- vaardigheden en
- leersituatie.
Deze niveaus dragen bij aan de effectiviteit van leertrajecten omdat ze stimuleren – vooraf - de beoogde opbrengst van de geplande opleidingsinvestering te verscherpen.
Ook voor het evalueren van leertrajecten benoemen we vier niveaus. Deze zijn in feite de spiegel van de eerste niveaus. Het systematisch invullen daarvan resulteert in concrete criteria voor het evalueren van leertrajecten. Dit is belangrijk om de resultaten achteraf zichtbaar te kunnen maken. Hoe concreter de criteria zijn, hoe gemakkelijker ze te meten zijn.
De acht velden
Om te bereiken dat leertrajecten effectief zijn, gelden de volgende uitgangspunten:
- Probleem/doel
- Werksituatie
- Vaardigheden
- Leersituaties
Het invullen van de rechterkant van dit schema vraagt om het specificeren van evaluatiecriteria. Dit concretiseert:
- waarop gelet zal worden bij de evaluatie (dus wat gemeten wordt)
- wanneer men tevreden is met de resultaten.
Dan spreken we, onderaan beginnend, over de vier evaluatieniveaus:
- Proces
- Leerresultaten
- Functioneren
- Impact
Probleem-doel
Leertrajecten zijn geen doel op zich. Een investering in leren is zinvol als er sprake is van een bepaald probleem in de organisatie dat door middel van geplande leerprocessen opgelost kan worden. We spreken hier over ‘probleem’ in de zin van een verschil tussen de huidige en gewenste situatie.
Zo'n probleem kan betrekking hebben op een actuele situatie, maar ook op het ontstaan van een probleem in de toekomst of het ontstaan van een probleem bij het nalaten van activiteiten.
In organisaties waar het begrip probleem een wat negatieve associatie heeft, wordt ook wel gesproken in termen van doel, kans of uitdaging. De eerste stap in het concretiseren van wat je wilt bereiken is het formuleren van een probleem als een realiseerbaar organisatiedoel.
Werksituatie
Er moet een duidelijk beeld bestaan hoe de werksituatie van medewerkers er uit dient te zien als het beoogde doel bereikt is. De gedachte is dan ook dat opleidingen i functioneel zijn als zij gericht zijn op het realiseren van gewenste veranderingen in het werkgedrag van de deelnemers.
Het plannen van leersituaties heeft dan ook alleen zin als bekend is welke veranderingen in die werksituatie gewenst zijn om het beoogde doel te bereiken.
Vaardigheden
Als er een duidelijk beeld is van de noodzakelijke veranderingen in de werksituatie, rijst de vraag: welke vaardigheden van de deelnemers kunnen die gewenste veranderingen teweeg brengen? Het is van belang te onderzoeken of het realiseren van die veranderingen vaardigheden vereist waarover de medewerkers nog niet beschikken.
Er wordt bewust de nadruk gelegd op vaardigheden. Kennis en inzicht zijn onvoldoende voor het realiseren van veranderingen als deze kennis en inzicht niet uitmonden in vaardigheden waarmee medewerkers vorm kunnen geven aan die gewenste veranderingen. Het product van de beoogde leerprocessen zal dan ook geformuleerd moeten worden in termen van vaardigheden.
Leersituaties
De leersituaties die gepland worden, moeten:
- de deelnemers aan het leertraject in de gelegenheid stellen die vaardigheden te verwerven,
- waarmee zij de gewenste veranderingen in de werksituatie kunnen realiseren,
- opdat het initiële doel gerealiseerd wordt en het probleem dat daaraan ten grondslag ligt, opgelost is.
Proces
Centrale vraag hier is: zijn de ontworpen leersituaties geschikt om de beoogde doelen te bereiken? Bij het proces-aspect zijn onder meer de volgende zaken van belang:
- voldoende oefenmogelijkheden voor de deelnemers om zich de vaardigheden eigen te maken;
- voldoende informatie voor deelnemers over de betreffende vaardigheden;
- voldoende terugkoppelingsmomenten die de deelnemers in staat stellen het beheersingsniveau te verbeteren;
- een leerklimaat dat voldoende veiligheid bood om met het nieuwe gedrag te experimenteren.
Leerresultaten
Centrale vraag hier is: beheersen de deelnemers de beoogde vaardigheden op het vereiste niveau? Om zicht te kunnen krijgen op de leerresultaten is een helder beeld nodig van de vaardigheden die in het leertraject centraal staan:
- Wanneer wordt de vaardigheid correct uitgevoerd en wanneer niet?
- Waaraan is te herkennen of een vaardigheid correct of incorrect toegepast wordt?
Impact
Centrale vraag hier is: hebben de veranderingen in de werksituatie geleid tot oplossing van het oorspronkelijke probleem in de organisatie?
De indicatoren voor de impact van een leertraject op het oorspronkelijke probleem zijn af te leiden uit de oorspronkelijke probleemformulering (mits die in de organisatietermen geformuleerd is). Welke methoden bruikbaar zijn voor het verzamelen van informatie over de impact hangt sterk af van het soort probleem dat onderzocht wordt. Het onderzoeken van de organisatie-effecten zal op een vergelijkbare wijze kunnen gebeuren als het analyseren van de opleidingsnoodzaak vooraf. Diverse van de reeds genoemde methoden kunnen hiervoor bruikbaar zijn.
2. Wat is het belang van evaluatiecriteria?
We hebben ervaren dat het vooraf formuleren van evaluatiecriteria positief kan uitwerken op de effectiviteit van leertrajecten. Dit is zeker het geval als het gebeurt in samenspraak tussen de belangrijkste betrokkenen: opdrachtgever (manager), ontwerper van het leertraject, docent en potentiële deelnemers. Onderzoek heeft laten zien dat naarmate de betrokkenen meer gelijkluidende verwachtingen ten aanzien van een leertraject hebben, de effecten van het leertraject vaak groter zijn.
Commentaar van een HR-expert
Deze tool is heel geschikt om een opleidingsvraag goed te analyseren en af te toetsen aan de organisatiedoelen en de noden op het werkterrein. Het helpt je ook om het leertraject de juiste vorm te geven en er ook meetbare doelen aan te koppelen op 4 niveaus: het leerproces zelf, de resultaten van het leren, de effecten op de werksituatie en de impact voor de organisatie.
Ik gebruikte de tool al meermaals. Effecten zijn een beter ontwerp van het leertraject, betere meetinstrumenten om het effect te meten en zeker ook het op 1 lijn krijgen van de verschillende betrokkenen binnen de organisatie. Deze tool is geschikt voor elke organisatie die een leertraject op maat wil uitwerken of wil aftoetsen naar resultaten.
Soms is echter je laten begeleiden en challengen een goed idee. Je moet hier wel enkele uren tijd voor investeren, liefst verspreid over enkele dagen zodat je het goed doordacht kan uitwerken. Het gaat het effect van het leertraject voor jouw organisatie sterk verhogen.
