Leiderschap is de gedeelde verantwoordelijkheid van de directie, algemene vergadering en raad van bestuur van een vzw. Het komt er in de eerste plaats op aan om duidelijke afspraken te maken en een bijhorende taakverdeling op te stellen.
Maar wat kan je hier precies voor doen? En hoe leg je de basis voor goed bestuur binnen jouw vzw?
Algemene vergadering en raad van bestuur
Beheerscomités, bijzondere raden, uitvoerend bureau,… Wanneer je de organigrammen van verschillende verenigingen naast elkaar legt, kom je even veel benamingen voor beleidsorganen tegen. Toch zijn maar twee daarvan effectief verplicht: de algemene vergadering en raad van bestuur van de vzw. Dat staat in de vzw-wet van 2 mei 2002.
Deze organen bestaan uit beleidsvrijwilligers of professionele bestuurders die een sterke band hebben met de organisatie. Vanuit dat engagement nemen ze een verantwoordelijkheid op binnen de algemene vergadering of raad van bestuur van de vzw. Maar wie zetelt nu in welk beleidsorgaan en hoe verhouden hun taken zich tot elkaar?
Algemene vergadering
Samenstelling van de algemene vergadering van de vzw
Wie zit er in de algemene vergadering van de vereniging? In principe komen alle leden hiervoor in aanmerking. Tegelijkertijd schrijft de vzw-wet voor dat de algemene vergadering minstens even veel ‘gewone’ leden moet bevatten als leden van de raad van bestuur van de vzw
Bevoegdheden van de algemene vergadering
Welke taken neemt de algemene vergadering van de raad van bestuur voor haar rekening?
- De oprichting en ontbinding van de vzw
- De aanvraag van (nieuwe) erkenningen
- De verregaande samenwerking met andere verenigingen
- De afstemming van de activiteiten van de vzw op haar maatschappelijk doel en haar missie
- De goedkeuring van de rekeningen en de begroting (officieel spreken we van: ‘de kwijting van bestuurders op jaarbasis’)
- De benoeming en het ontslag van de raad van bestuur van de vzw
Raad van bestuur
Samenstelling van de raad van bestuur
Het ideaal aantal leden van de raad van bestuur van de vzw schommelt tussen de zes en tien. Dat vergroot de kans op een actieve deelname aan de overlegmomenten. Daarnaast garandeert deze samenstelling dat beslissingen vanuit meerdere expertisedomeinen bekeken worden.
Tussen de leden zit op zijn minst een voorzitter en een penningmeester. Daarnaast zien we in veel gevallen ook een afgevaardigd bestuurder. Deze functie vormt een brug tussen het bestuur van de organisatie en haar dagdagelijkse werking.
Hoe de raad van bestuur van de vzw er precies uitziet, wordt vastgelegd door de algemene vergadering van de organisatie.
Bevoegdheden van de raad van bestuur
De belangrijkste bevoegdheden van de raad van bestuur van de vzw zijn:
- Het financieel beleid
- Het doelgroepenbeleid
- Het medewerkersbeleid
De invulling van deze bevoegdheden kan verschillen van organisatie tot organisatie.
Directie en raad van bestuur
Financieel, doelgroepen- en medewerkersbeleid behoren tot de verantwoordelijkheden van de raad van bestuur van de vzw. Tegelijkertijd valt dit ook onder de verantwoordelijkheden van de directie, die waakt over het algemene beheer. Wie doet nu wat?
Maatwerk en transparantie
Het antwoord daarop is genuanceerd. Vaak hangt de taakverdeling af van volgende 3 factoren:
Historiek
Je moet de geschiedenis kennen om het heden te begrijpen. Dat geldt evengoed voor verenigingen. Ontwikkelingen in de loop van het bestaan bepalen in zeker mate de werkverdeling tussen de directie en de raad van bestuur van de vzw.
Omvang
In kleinere organisaties is er amper afstand tussen de raad van bestuur van de vzw en de andere leden. In verenigingen met een grotere omvang liggen de kaarten anders (in zo’n gevallen behartigt de raad van bestuur van de vzw bijvoorbeeld aangelegenheden die de langetermijnwerking van de organisatie beïnvloeden en richt het directiecomité zijn pijlen om meer praktische kwesties).
Profielen
Wat zijn de capaciteiten van de leden van het directiecomité en de raad van bestuur van de vzw? Dat is eveneens bepalend voor taakverdeling en -invulling.
Er is met andere woorden maatwerk en transparantie nodig om tot een ideale verdeling van bevoegdheden te komen.
Van niemandsland en territoriumconflict tot perfecte afstemming
Een handig hulpmiddel dat enige structuur in de taken van het directiecomité en de raad van bestuur van de vzw kan brengen, is het model van Tannenbaum en Schmidt. Dat geeft 2 verklaringen voor een onduidelijke taakverdeling: niemandsland en territoriumconflict.
Niemandsland
We kennen ze allemaal: thema’s waarin geen vooruitgang geboekt wordt omdat niemand er verantwoordelijkheid in wil nemen. Deze topics bevinden zich in het zogenaamde ‘niemandsland’. Voorbeelden hiervan zijn netwerking of de samenstelling van de raad van bestuur van de vzw zelf.
Territoriumconflict
Ook kunnen we allemaal van die thema’s of aangelegenheden bedenken die iedereen zich wil toe-eigenen. Denk bijvoorbeeld aan de toespraak op de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie. Zowel de directeur als de voorzitter van de raad van bestuur van de vzw kunnen van mening zijn dat dit hun exclusieve verantwoordelijkheid is.
Betere afstemming...
Hoe trek je onderwerpen nu over de grens van het niemandsland tot in het kamp van het directiecomité of de raad van bestuur van de vzw? En wat is de sleutel tot de oplossing van territoriumconflicten? Hiervoor is een goede afstemming essentieel. Je kan dat bijvoorbeeld doen aan de hand van de agendapunten van de afgelopen 2 jaar:
- Wat komt er (voldoende) aan bod?
- Welke thema’s staan nooit op de agenda?
- Wanneer betreden we elkaars terrein?
Door deze vragen te beantwoorden en een evenwicht na te streven, kom je tot een perfecte afstemming over de bevoegdheidsverdeling waar iedereen zich in kan vinden.
Goed bestuur
Waarom een duidelijke taakverdeling van belang is? Het legt de basis voor goed bestuur binnen de organisatie.
Kom te weten hoe het gesteld is met het bestuur van jouw vereniging met onze gratis tool!
