Hoe efficiënt is thuiswerk als je daarnaast ook je kinderen onderwijst? Hoe onderhoud je je team op afstand? En hoe zorg je ervoor dat je collega’s op het einde van de video-conferentie weten wat hen te doen staat? Met volgende HR-tips haal je meer uit thuiswerken.
Op 13 maart 2020 veranderde ons leven plots door de strikte corona-maatregelen. De afstandsmaatregel zorgt ervoor dat een groot deel van de werknemers noodgedwongen van thuis uit werkt. Vele organisaties nemen deel aan de spelregels van ‘het nieuwe werken’. Voor de één een noodzakelijk kwaad, voor de ander een oefening in vernieuwing. Los van alle technische aspecten: waar kan je als medewerker of leidinggevende op letten om toch productief te zijn? Dit zijn vijf HR-tips voor efficiënt thuiswerk.
1. Efficiënt vergaderen op afstand: basisregels blijven gelden
Hou rekening met algemene regels wanneer je vergadert: zorg voor een goede voorbereiding, maak een rolverdeling en zorg dat iedereen op voorhand op de hoogte is van de agenda. Maak ook steeds duidelijk wat je wil bereiken in de vergadering of welke stappen je wenst te zetten. Maak duidelijke afspraken over je actiepunten. Formuleer ze SMART.
Op zoek naar extra info over efficiënt vergaderen? Check dan zeker ook de adviezen van Verso en/of duik in de 'principes van Zeeland'.
2. Hoe gaat het met je collega’s? Check-in aan het begin van de vergadering
Anders dan bij een gewone vergadering kan je niet - vooraf of na je meeting - een praatje maken om te polsen hoe het met iedereen gesteld is. Je kan daarom aan het begin van je video-call eerst polsen hoe het met iedereen gaat. Dat doe je door ‘in te checken’. Hoe zit je hier nu? Wat houdt je bezig? Heb je iets nodig? Een informeel gesprek voer je nu niet zo gauw, probeer dit dus in te bouwen voor je videocall.
Corona heeft ons misschien fysiek van elkaar gescheiden, virtueel zijn we meer dan ooit verbonden. Technisch gesproken tenminste. Want échte verbinding verloopt via mensen, niet via Wifi. Doe de check-check-check-IN!
3. Blijf op de hoogte van je team
Kan iedereen nog verder? Per slot van rekening zit je team thuis en heb je geen zicht wat iedereen doet. Zelfstandig werken is mooi, maar is niet altijd evident. Mensen hebben de neiging taken uit te stellen als die verwarrend of onduidelijk zijn. Of wanneer ze niet zeker weten wat ze moeten doen. Ga dus na of de richtlijnen die je hebt gegeven voldoende duidelijk zijn. Volgende vragen maken dit bespreekbaar:
- Wat heb je de afgelopen dag/week gedaan?
- Wat ga je komende periode doen?
- Waar loop je tegenaan?
Dit kan tijdens een kort overleg, voor of na een meeting in een één-op-één videogesprek. Of wekelijks op een zelfde tijdstip.
4. Werk en kinderen: bouw structuur in
Afhankelijk van de leeftijd van je kinderen is thuiswerk evident… of minder evident. Bij jonge kinderen is het heel belangrijk dat je aangeeft wanneer je even alleen werkt, en wanneer je samen speelt. Structuur helpt kinderen om in die ‘alleen-tijd’ ook zelf aan de slag te gaan. Hier vind je alvast enkele mooie voorbeelden. Helaas werkt deze theorie niet altijd in de praktijk: er zijn altijd momenten waarop je kinderen plots de aandacht van je vragen. Wees geduldig en mild voor jezelf en voor je kinderen.
5. Stel als leidinggevende het voorbeeld en heb vertrouwen
Er wordt vandaag heel veel gevraagd van een leidinggevende. Je dient een context te scheppen om samenwerking te creëren van een team dat op afstand werkt. Er is heel wat onzekerheid en stress. Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers het vertrouwen houden in de organisatie, in de toekomst? Als je als leidinggevende het voorbeeld stelt en vertrouwen hebt, dan straalt dit ook af op je medewerkers. Betrokkenheid tonen en de nodige feedback geven zijn hierin cruciaal. De webinar ‘leidinggeven op afstand’ kan je ook inspiratie bieden. Gratis te herbekijken en op maat van social-profitorganisaties.
Nog meer HR-tips over thuiswerken? Via onze gratis helpdesk helpen we je graag verder.
