Wat houdt strategische personeelsplanning precies in? En hoe pak je het aan?

Wat is strategische personeelsplanning?

Een strategisch personeelsplan is een inschatting van het personeel dat je op de middellange en lange termijn nodig hebt om je organisatiedoelen te bereiken. Het gaat hierbij niet om het maken van roosters of dagelijkse personeelsplanning, maar om een strategische aanpak.

In een strategisch personeelsplan kan je vier dimensies onderscheiden:

1. Hoeveelheid medewerkers;
2. Kwaliteit van de medewerkers: denk aan kennis, vaardigheden en houding;
3. Kosten van het personeel in verhouding tot je beschikbare budget;
4. Flexibiliteit van het personeel: agility en veerkracht zijn cruciaal.

Dit helpt je om gericht te bepalen of en wanneer je nieuwe medewerkers nodig hebt. En welke nieuwe medewerkers dat dan zijn.

De 4 fasen van strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning is een cyclisch proces dat je continu bijstuurt. Je kunt het proces opdelen in vier fasen:

1. Voorbereiding

Een goede voorbereiding is essentieel. Als HR weet je dat je met een goed uitgewerkt strategisch personeelsplan tijdig actie kan ondernemen, in plaats van dat je als organisatie steeds op korte termijn personeelstekorten moeten invullen. Maar zeker ook het algemene management en afdelingen zoals financiën en communicatie moeten hierin mee zijn. Samen bepaal je waarom strategische personeelsplanning belangrijk is en wat de voordelen voor je organisatie zijn. Dit is essentieel voor voldoende draagvlak en gevoel van urgentie.

2. Organisatiestrategie

In deze fase ga je aan de slag met de missie en doelen van je sociale onderneming. Wat wil je organisatie de komende jaren bereiken?

Zorg daarna voor een accuraat beeld van je organisatie en de context errond. Heb je een duidelijk beeld van je huidige personeelsbestand en interne trends? Breng ook externe ontwikkelingen in kaart. Goede data en data-analyses zijn hierbij cruciaal.

Enkele voorbeelden van interne of externe ontwikkelingen:

Intern:

• het inschatten van vertrekkansen van medewerkers, bijvoorbeeld een grote groep oudere medewerkers die op pensioen gaat;
• de groeiende vraag van medewerkers naar telewerk;
• …

Extern:

• marktontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld persoonsvolgende financiering;
• de situatie op de arbeidsmarkt. Raadpleeg hiervoor de arbeidsmarktinfo voor de social profit die Verso ter beschikking stelt;
• de beste wervingskanalen;
• ... 

Zo kan je je personeelsbehoeften op lange termijn beter inschatten. Koppel dit aan je strategie naar medewerkers toe, zowel op vlak van instroom, als op doorstroom en retentie.

3. Scenario's opstellen

Beantwoord vragen zoals: Welke medewerkers heb je nu nodig en welke in de toekomst? Maak een overzicht van de huidige situatie en de gewenste situatie over één, drie of vijf jaar. Met deze scenario-analyse kun je de gaten in je personeelsbezetting voorspellen en daarop anticiperen. Hiermee kan je dan specifieke acties en/of HR-interventies bepalen.

4. Acties en HR-interventies

In deze fase voer je de acties en HR-interventies uit die je hebt geformuleerd. Dit kan betekenen dat je bepaalde functies anders inricht of dat je nieuwe medewerkers aanneemt.

Durf creatief te denken: 4 tips  

Voordat je meteen op zoek gaat naar een nieuwe medewerker, denk eerst goed na over je personeelsplan. Dit kan je tijd en moeite besparen. Hier zijn vier tips:

1. Kijk naar het bestaande team

Voordat je nieuw talent aantrekt, is het slim om naar je huidige team te kijken. Welke kwaliteiten zijn al goed vertegenwoordigd? Waar is er aanvulling nodig? Dit helpt je om gerichter te werven. Benadruk deze in je vacaturebericht en vraag er gericht naar tijdens het sollicitatiegesprek.

2. Overweeg interne verschuivingen

Misschien wil een huidige medewerker wel nieuwe taken op zich nemen? Via functioneringsgesprekken (link) krijg je vaak een goed beeld van zulke ambities. Overweeg ook om de vacature eerst intern te verspreiden.

3. Herstructureer functies

Soms kun je beter bestaande functies herzien in plaats van nieuwe mensen aan te nemen. Misschien kun je bepaalde taken herverdelen binnen het team of collega's ontlasten door hun taken over meerdere medewerkers te verdelen. Stel bijvoorbeeld dat je iemand zoekt voor onthaal en boekhouding die zowel heel vlot in de omgang is als een kei met cijfers: misschien is het dan makkelijk om die taakaspecten te verdelen onder collega's waarvan je weet dat zij in het ene of andere aspect sterk zijn. 

4. Creëer een nieuwe functie

Soms is het verstandig om eenvoudige taken weg te halen bij je huidig gekwalificeerd personeel en deze te bundelen tot een nieuwe functie. Dit kan ruimte creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, terwijl je team zich kan focussen op de kerntaken. We spreken van 'functiecreatie'. Zijn er bij jullie mogelijkheden om een nieuwe functie te creëren? Doe nu de QuickScan.

Hoe vaak moet je strategische personeelsplanning bijwerken?

Een strategisch plan richt zich meestal op de komende drie tot vier jaar, maximum vijf jaar. Maar het is belangrijk om je plan minstens jaarlijks te herzien en aan te passen op basis van nieuwe ontwikkelingen.