Het ontslaggesprek is het slechtnieuwsgesprek bij uitstek. Het is nooit prettig om aan een medewerker te melden dat de samenwerking eindigt, wat ook de reden daarvoor is.
Je goed voorbereiden en structuur aanbrengen in het gesprek, helpen om de boodschap duidelijk te brengen.
Doel
Je medewerker die ontslagen wordt, weet ondubbelzinnig dat de arbeidsovereenkomst beëindigd wordt. Hij kent de redenen voor het ontslag en weet wat hem te wachten staat: ontslagtermijn, ontslagvergoeding, eventueel outplacement....
Wie?
De meest aangewezen persoon om een ontslaggesprek te voeren is de leidinggevende, de coördinator/directeur of de HR-medewerker. Voordeel van het inzetten van HR: deze is persoon vaak minder betrokken bij het ontslag en mogelijk opgeleid om dit soort gesprekken te voeren.
Hoe pak je het aan?
Volgende stappen kan je in het gesprek aan bod laten komen.
Stap 1: deel de beslissing mee
Val met de deur in huis: deel het nieuws van het ontslag kort en duidelijk mee. Het voornaamste doel van dit gesprek is er immers voor zorgen dat de werknemer beseft en begrijpt dat er beslist werd om de arbeidsovereenkomst stop te zetten.
Ga je in deze fase niet verontschuldigen en laat ook geen ruimte voor twijfel omtrent de beslissing. Durf een korte stilte te laten zodat de ander even tijd krijgt om de boodschap te verwerken.
Stap 2: maak ruimte voor emoties en vragen
Vang de medewerker op met zijn boosheid of verdriet. Wees ontvankelijk voor reacties en geef een gepast antwoord op vragen als die er zijn. Ga echter niet in discussie en probeer je eigen emoties onder controle te houden.
Stap 3: geef de redenen voor het ontslag mee
Niet alleen hebben mensen er behoefte aan om te weten waarom de organisatie deze beslissing neemt, het ontslag motiveren is ook een wettelijke verplichting.
Je kan verwijzen naar eerdere gesprekken. Als er jobs verdwijnen omwille van een sanering, fusie of om andere redenen, leg dan uit waarom precies deze job verdwijnt. Zorg dat je deze argumenten goed hebt voorbereid, breng ze helder en laat ruimte voor vragen. Maar ga ook hier niet in discussie.
Stap 4: geef informatie over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst
Wanneer gaat de opzeggingstermijn in, hoe lang duurt hij en welke opzegvergoeding kan de medewerker verwachten? Zet zoveel mogelijk zaken vooraf op papier en leg ze schriftelijk voor aan de medewerker.
Denk ook aan praktische afspraken als hoe en wanneer de arbeidsbetrekking precies beëindigd wordt en de laatste werkdag valt, en aan wie bepaalde zaken die eigendom zijn van de organisatie teruggegeven moeten worden.
Indien de medewerker in aanmerking komt voor outplacement, vermeld dan wanneer en hoe de outplacementprocedure aanvangt. Geef wat uitleg over wat de outplacementbegeleiding juist inhoudt en over het verloop van deze procedure.
Outplacement is een begeleiding door een externe dienstverlener aan een ontslagen medewerker op kosten van de werkgever. Het doel is de ontslagen medewerker in staat stellen om zo snel mogelijk een nieuwe job te vinden.
Als werkgever ben je verplicht om bij ontslag aan bepaalde werknemers outplacementbegeleiding door een externe firma aan te bieden. Om te weten welke je plichten als werkgever zijn kan je terecht bij je sectorfederatie.
