"Behouden is het nieuwe werven" hoor je wel eens waaien. Maar wat is een retentiebeleid nu net? We benoemen de definitie, de voordelen en geven je een stappenplan mee.
Wat is een retentiebeleid? En wat zijn de voordelen?
Retentiemanagement of retentiebeleid is een organisatiebeleid dat gericht is op het behouden van het personeel in een organisatie, of op het vasthouden van bestaande klanten. In dit beleid worden afspraken, regels, processen, stromen en dergelijke meer in vastgelegd.
Een organisatie met een goed geoptimaliseerd retentiebeleid heeft meer kans om geëngageerde werknemers te behouden. Geëngageerde werknemers zijn werknemers die betrokken zijn. En betrokken werknemers zijn diegenen die met trots hun werk verrichten waardoor zij ook:
- bijdragen tot minder verloop en verzuim;
- impact hebben op de positieve werksfeer;
- bijdragen aan een verbeterde kwaliteit, betere dienstverlening en productiviteit;
- de relatie met de collega’s en cliënten/patiënten/... versterken;
- het imago en de reputatie van de organisatie verbeteren;
- een verhoogde omzet genereren.
Stappenplan voor een goed retentiebeleid
Als organisatie kan je gebruik maken van een stappenplan om tot een degelijk strategisch retentiebeleid te komen.
Stap 1: breng retentie onder aandacht
De eerste essentiële stap is het belang van retentie onder de aandacht brengen bij de direct leidinggevenden en de directie.
Stap 2: leer leidinggevenden communiceren
Leidinggevenden hebben best een aantal communicatieve vaardigheden om werknemers aan zich te binden. Je werknemers blijven als hun leidinggevende betrouwbaar, ondersteunend en flexibel is. Dat niet elke leidinggevende dit van nature heeft is vanzelfsprekend, maar je kan dit wel enigszins aanleren.
Een goede baas helpt werk werkbaar te houden en zorgt er mee voor dat mensen langer aan de slag kunnen blijven. De leiderschapsstijl van de directe leidinggevende speelt een grote rol in het welbevinden van werknemers. Meer dan de helft van de Vlamingen met een coachende leidinggevende heeft werkbaar werk tegenover één op de vijf werknemers die onvoldoende ondersteuning krijgt. Dat blijkt uit cijfers van de Vlaamse Werkbaarheidsmonitor van de SERV/Stichting Innovatie & Arbeid. Gelukkig hebben ruim vijf op de zes werknemers in Vlaamse ondernemingen en organisaties een goede coach als leidinggevende. De afgelopen vijftien jaar nam hun aandeel zelfs licht toe: van 83,9% in 2004 tot 85,6% in 2019.
Bron: Met een coachende baas blijf je beter en langer aan de slag | Stichting Innovatie & Arbeid (serv.be)
Stap 3: stel economische middelen ter beschikking van leidinggevenden
Naast de communicatieve middelen beschikken je leidinggevenden best ook over de nodige economische middelen. Doordat leidinggevenden minder macht ervaren over de arbeidsvoorwaarden voelen zij minder verantwoordelijk voor de vertrekkende werknemers.
Stap 4: stel doelen en volg ze op
Net zoals andere doelstellingen worden gesteld, stel je als onderneming ook best een aantal retentiedoelen op. Om een vooropgesteld doel te bereiken moet je uiteraard tussentijds de vooruitgang meten net zoals de kosten.
“Weeg hierbij de kosten van de maatregelen om mensen vast te houden regelmatig en zorgvuldig af tegen de potentiële kosten van een vertrek.”
Stap 5: beloon retentiemaatregelen
Retentiemaatregelen moeten beloond worden, bijvoorbeeld door expliciete erkenning en waardering.
Stap 6: pols naar motivatie bij je personeel
Als HR-verantwoordelijke of leidinggevende kan je een onderzoek instellen over wat werknemers motiveert om te blijven in de organisatie. Leidinggevenden kunnen ook vaker tussendoor naar de wensen van werknemers vragen om kort op de bal te kunnen spelen. Op basis van deze uitkomsten kan je als organisatie beleidsmaatregelen treffen.
Stap 7: werving en selectie
Retentie van de juiste medewerkers begint natuurlijk reeds bij het werving- en selectieproces. Bij het selecteren van leidinggevenden moet voldoende aandacht gaan naar retentiekwaliteiten. Deze kan je bijvoorbeeld laten testen tijdens een assessment. Daarnaast let je best ook op het selecteren van werknemers die binnen de organisatiecultuur passen. Wanneer je nieuwe werknemer ‘past’ binnen de cultuur zal die zich meer gebonden voelen.
Stap 8: verbeter relaties over de hele lijn
Als organisatie kan je helpen bij het uitbouwen van relaties met en bij werknemers. Uit onderzoek blijkt dat “mensen langer bij een organisatie blijven vanwege de contacten met collega’s”. Juist omdat deze sociale contacten van groot belang zijn, is het als organisatie belangrijk om de werknemers hierbij te helpen. Werken in projecten of teamdagen zijn hier een uitgelezen kans.
