Niks zo belangrijk als een geslaagd socialisatieproces van nieuwe medewerkers! Maar wat zijn de basics om een iemand goed te onthalen?
De basics
Elke nieuwe medewerker stelt zich bij aanwerving vijf vragen:
- Ben ik welkom?
- Bij wie/waar hoor ik hier thuis?
- Waar staat de organisatie voor?
- Bij wie kan ik waarvoor terecht?
- Hoe zien mijn eerste werkdagen/werkweken eruit?
Een goed onthaalbeleid speelt op al deze vragen in. Dat betekent dat je voor de nieuwe medewerker start al een hoop kan doen voor een goede onboarding! We geven je enkele tips.
Duid een onthaalverantwoordelijke aan
Dat kan iemand zijn die telkens het eerste contact met een nieuwe medewerker opneemt, maar het kan ook een rechtstreekse collega zijn of de direct leidinggevende van de nieuwe medewerker.
Bereid een onthaaltraject voor
Maak duidelijk hoe het onthaaltraject zal verlopen: niet alleen de eerste dag of week maar gedurende de eerste maanden. Geef deze info op papier mee of maak deze informatie vlot beschikbaar op het intranet.
Breng de collega's op de hoogte
Informeer teamleden en andere mensen die best van de komst van de nieuwe medewerker op de hoogte zijn. Geef ook aan wat je van hen verwacht.
Bepaal de rol van peters/meters
Werk je met peter/meters? Ondersteun de collega’s die deze rol op zich nemen. Dit begint met het maken van een profiel (wat verwachten we?) Is de peter/meter enkel het aanspreekpunt voor de nieuwe collega of wordt hij/zij ook coördinator van het onthaaltraject?
Ons advies?
- Zoek naar vormen die passen bij wie jullie zijn en wat jullie doen. Maken jullie in de werking veel gebruik van filmpjes, sociale media, hebben jullie een speelse werkomgeving… zorg dan dat je dit ook ziet in je onthaalbeleid.
- Pas je taalgebruik aan je doelgroep aan. Kies waar het kan voor visuele ondersteuning in de vorm van beelden, pictogrammen, filmpjes… Het gebruik van klare taal is voor iedereen een goede zaak.
De 5 C’s om je onthaalbeleid zeker succesvol te maken
Om je onthaalbeleid extra succesvol te maken geven de 5 C's - compliance, clarification, culture, connection & check back - houvast.
1. Compliance: werken volgens het boekje
Compliance is het laagste niveau van de integratie van nieuwe medewerkers en vormt hiermee de basis. Je maakt de nieuwe medewerker bekend met het beleid en de procedures van de organisatie. Denk hierbij aan de basisregels inzake ziektemeldingen, verlofaanvragen, thuiswerk, veiligheid, vertrouwelijkheid, … Deze regels staan uiteraard vermeld in jullie arbeidsreglement maar kunnen best ook ergens samengevat worden in eenvoudige taal (onthaalbrochure of intranet).
2. Clarification: wat zijn de verwachtingen?
Zorg dat je snel genoeg helderheid schept over de rol van de nieuwe medewerker. Wat verwacht je van de nieuwe medewerker? En wat kan de persoon van de organisatie verwachten? Denk aan een duidelijke functiebeschrijving en competentieprofiel, een opdrachtbeschrijving, informatie over goedgekeurde projecten, …
3. Culture: onderdompelen in de cultuur
Het is belangrijk dat medewerkers de missie, visie en waarden van de organisatie kennen. Dit zit vervat in documenten over de organisatiegeschiedenis en opdrachten. Daarnaast is het kennen van de organisatiecultuur belangrijk. Uiteraard moeten jullie dan zelf weten wat jullie interne cultuur is. En probeer deze goed te verwoorden of zichtbaar te maken. Maar uiteraard ervaart de nieuwe medewerker dit ook al snel: beginnen de vergaderingen op tijd, komen mensen hun afspraken na, hoe praten collega’s over elkaar,…?. Ga hierover in dialoog: wat valt de nieuwe medewerker op in de organisatie? Je leert als organisatie ook heel veel van nieuwe mensen!
4. Connection: werken doe je samen
Het is belangrijk dat medewerkers worden aangemoedigd om interpersoonlijke relaties en informatienetwerken op te bouwen. Iedereen wil immers deel (kunnen) uitmaken van een eigen team, de hele organisatie en het netwerk van de organisatie. Denk hierbij ook aan sociale netwerken!
Beperk best wel het aantal aanspreekpunten voor praktische en organisatiegebonden zaken; zet daarentegen in op veel inhoudelijke contacten met collega’s of partners met wie samenwerking belangrijk is.
5. Check back: blijven verbeteren
Volg je nieuwe medewerker(s) actief op en vraag geregeld om feedback over hun inwerking. Dit is de taak van de leidinggevende en/of de mentor/peter/meter of… bouw dit in de onthaalchecklist in na 1 week, 3 weken, 6 weken, 3 maanden en 6 maanden.
