Voor medewerkers is het belangrijk om te weten hoe de organisatie naar aan- en afwezigheid kijkt en welke de afspraken zijn. Leg de focus bij voorkeur op wat je wél wil zien, de term ‘aanwezigheidsbeleid’ - in plaats van verzuimbeleid - speelt hierop in. Is het oké om even afwezig te zijn door ziekte, wie moet je verwittigen, wie verzet je afspraken met een klant? Maar ook: hoe gaan we om met mensen die langere tijd afwezig zijn? En wat als ze terugkeren? Bouw een visietekst uit en leg procedures vast. Zo voelt iedereen zich veilig en zorg je voor een gelijke behandeling van elke medewerker.
Visie op verzuim
Een visietekst maakt duidelijk hoe de organisatie naar afwezigheid kijkt en hoe/of ze inspanningen doet om dat verzuim te bestrijden. Die tekst hoeft niet uitgebreid te zijn. Een voorbeeld:
In onze organisatie pakken we verzuim actief aan omdat het nadelig is voor iedereen: in de eerste plaats de zieke medewerker zelf, maar ook de leidinggevenden, collega’s en de organisatie. Het is onze ambitie om zoveel mogelijk gezonde en tevreden medewerkers te hebben. We vertrouwen onze medewerkers ten volle en gaan ervan uit dat ze een goede reden hebben om te verzuimen. We respecteren de privacy van onze medewerkers hierin en ondersteunen zieke medewerkers tijdens ziekte en re-integratie. We streven zoveel mogelijk naar re-integratie van langdurig zieke medewerkers. Als organisatie willen we er wel alles aan doen om werkgerelateerde oorzaken van verzuim aan te pakken.
Je kan ook enkele concrete doelstellingen formuleren. Voorbeeld:
"In 2021 streven we naar een daling van het verzuimpercentage van 8,5% naar 7,5%".
Verzuimprotocol
In een verzuimprotocol of beleidstekst rond verzuim staan alle afspraken en procedures die in de organisatie gelden rond verzuim.
- Wat verwacht je van zieke medewerkers?
- Hoe gaat de organisatie om met afwezigheden en de terugkeer van medewerkers na afwezigheid?
Dit schept een duidelijk kader en vertrouwen voor medewerkers en zorgt ervoor dat iedereen op een gelijke manier behandeld wordt. Wanneer je dit beleid vorm geeft in overleg met een werkgroep, zal je meer gedragenheid verkrijgen. Zorg er in elk geval voor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de belangrijkste afspraken. We geven enkele belangrijke aspecten mee van het verzuimprotocol.
Benieuwd naar hoe een verzuimprotocol er in de praktijk kan uitzien? Welzijnsregio Noord-Limburg en KDV De Slabbertjes stellen hun protocol ter beschikking als model.
(1) De procedure bij ziektemelding
Specifieer wanneer, hoe en bij wie medewerkers zich ziek moeten melden en hun ziektebriefje moeten bezorgen. Kies indien mogelijk voor een procedure waarbij mensen zich persoonlijk - niet per mail of sms maar telefonisch - melden bij een direct leidinggevende.
Dit korte gesprek met de leidinggevende heeft een aantal voordelen:
- De leidinggevende kan zijn/haar betrokkenheid tonen en informeren naar de duur van de ziekte.
- Op basis van deze informatie kan de leidinggevende het werk herverdelen of dringende zaken zelf opnemen.
- Er kan meteen een opvolggesprek afgesproken worden als het gaat om een langere afwezigheid.
Maak eventueel een document op waarin je ook andere nuttige telefoonnummers in opneemt, zoals van de sociale dienst, de vertrouwenspersoon, de preventieadviseur... Deze informatie kan je bijvoorbeeld op een soort kaartje meegeven dat medewerkers in hun portefeuille bewaren.
(2) Ziektebriefje
Verwacht je een ziektebriefje vanaf de eerste dag van ziekte of pas vanaf de tweede of derde dag? Hoe, wanneer en bij wie moeten medewerkers hun ziektebriefje bezorgen?
(3) Afspraken over hoe de organisatie omgaat met korte afwezigheden
Bij een terugkeer naar het werk na een korte afwezigheid kan de direct leidinggevende in een kort gesprek nagaan of alles terug in orde is.
Bij herhaaldelijke korte afwezigheden kan je in een verzuimgesprek peilen naar de reden waarom iemand vaker afwezig is. Weegt de combinatie werk/privé zwaar? Spelen factoren op het werk een rol?
Ga er in een gesprek altijd van uit dat een medewerker een goede reden heeft om te verzuimen en zoek samen naar oplossingen. Deze gesprekken geven je veel informatie over werkgerelateerde redenen voor verzuim.
Het voeren van zogenaamde ‘continuïteitsgesprekken’ of verzuimgesprekken bleek een aantal jaren geleden in het project ‘Ik wil er wel-zijn’ van Familiehulp erg effectief te zijn in het verminderen van het kortdurend ziekteverzuim.
Zorg ook hier dat het voor iedereen duidelijk is wanneer zo’n gesprek plaats zal vinden, bijvoorbeeld na de derde afwezigheid in twee maanden of vanaf de vijfde afwezigheid binnen een jaar.
Wist je dat een medewerker die zich beter voelt gerust mag komen werken ook al schrijft het ziektebriefje nog enkele dagen rust voor? Je moet als werkgever uiteraard je toestemming geven voor de werkhervatting en de medewerker vraagt best even aan de arts of er geen medische bezwaren zijn.
(4) Afspraken over omgaan met langere afwezigheden
Als mensen gedurende langere tijd afwezig zijn, bijvoorbeeld vanaf meer dan een maand, zijn er andere acties noodzakelijk. Vanaf het begin van een ziekteperiode leg je immers de basis voor de re-integratie.
Tijdens de afwezigheid zijn volgende zaken belangrijk:
- Afspraken over wie een zieke contacteert en wanneer dat gebeurt. De direct leidinggevende is de meest aangewezen persoon om periodiek een gesprek te hebben met de medewerker. Laat hierin de relatie primeren; in veel gevallen is het niet gepast om met concrete vragen over projecten of dossiers te komen. In sommige gevallen (bv. een gebroken voet) kan dit wellicht wel.
- Bedenk manieren om de zieke te blijven betrekken bij de organisatie: dit kan via Facebook, nieuwsbrief, telefoontjes...
Waak erover dat alle medewerkers een gelijke behandeling krijgen als het gaat om cadeaus, kaartjes, bloemen... voor zover deze attenties van de organisatie komen.
Je bent als werkgever uiteraard niet verantwoordelijk voor de initiatieven die collega’s individueel ondernemen om contact te houden met de zieke.
(5) Inzet controlearts
Neem in je verzuimprotocol ook op of de organisatie een controlearts inzet en wanneer dit gebeurt. Zo weten medewerkers ook hier waaraan ze zich kunnen verwachten.
Komt een controlearts standaard op bezoek of bijvoorbeeld bij elke vijfde afwezigheid in de organisatie, na een bepaald aantal afwezigheden van een medewerker in een afgebakende periode, bij vermoeden van fraude dat kan gestaafd worden...?
De taak van een controlearts is strikt genomen niet om een diagnose te stellen of te bevestigen noch om naar de redenen van afwezigheid te peilen. Hij/zij controleert enkel of de werknemer werkelijk arbeidsongeschikt is en geeft hierover een advies.
Er is geen eensgezindheid of het inzetten van een controlearts ook effectief bijdraagt tot het verminderen van het ziekteverzuim.
In het project ‘Ik wil er wel-zijn’ experimenteerde Familiehulp in verschillende regio’s met het al dan niet inzetten van controleartsen. Hun conclusie was dat de inzet van controleartsen meer kosten dan opbrengsten met zich mee bracht. Zij kozen er dan ook voor om dit systeem stop te zetten en sterk in te zetten op continuïteits- of verzuimgesprekken.
Wij zijn ervan overtuigd dat een goed aanwezigheidsbeleid enkel winnaars met zich meebrengt, de zieke medewerker, de collega's en de organisatie zelf. De moeite dus om in een oogopslag een overzichtje door te nemen. Ten slotte bieden we je graag nog een checklist aanwezigheidsbeleid.
