Een grote tuin met vijver, twaalf nieuwe studiowoningen en een buurt die mee in het verhaal moet stappen. Alderande, een voorziening voor personen met een beperking, heeft grote plannen met een nieuwe site waar wonen en dagbesteding samenkomen. Alleen vragen zulke projecten ook middelen die niet zomaar binnen de reguliere financiering passen. Het bootcamp Subsidiemanagement van Groeilabz kwam precies op tijd.
“Onze basismiddelen via het VAPH zijn er natuurlijk, maar daarnaast worden de werkingsmiddelen er niet ruimer op, integendeel. Tegelijk hebben we als organisatie wel de ambitie om zo kwaliteitsvol mogelijke zorg te bieden en onze zorggebruikers alle kansen te geven. Om dat te kunnen blijven doen, hebben we nu beslist om structureel met subsidies aan de slag te gaan”, vertelt Anja Schrijvers, medewerker externe relaties en vrijwilligers bij Alderande vzw.
Structureel aan de slag gaan met subsidies betekent bij Alderande een nieuwe jobinvulling voor Anja. Sinds 1 juli valt een deel van haar leidinggevende taken weg. Externe relaties, sponsoring en subsidies krijgen meer ruimte. “De bedoeling is dat ik mij daar nu structureel op toeleg. Tot nu toe werkten we eerder ad hoc, dossier per dossier: als er een interessante oproep passeerde, schreef ik soms een aanvraag. Een echt planmatig subsidiebeleid was er nog niet. Dat bouwen we nu stap voor stap op.”
Meteen toepasbaar
Het bootcamp Subsidiemanagement kwam dit voorjaar precies op tijd voor Alderande. Als voorbereiding op haar nieuwe job volgde Anja het samen met een collega van de financiële dienst dankzij de voordelige 1+1-gratisformule van Groeilabz. In totaal ging het om tweeënhalve lesdag, plus huiswerk.
“Dat was heel fijn. We kregen niet gewoon een hoop droge theorie te verwerken, maar het werd meteen toepasbaar gemaakt: hoe vertalen we dit nu naar een dossier in onze eigen organisatie? De volgende les konden we onze eerste bevindingen dan voorleggen aan lesgeefster Anneleen Van Tendeloo, die heel gericht feedback gaf. Ook achteraf konden we nog individueel bij haar terecht.”
Vanzelfsprekendheid is een valkuil
Anja was op dat moment bezig met een aanvraag bij de Koning Boudewijnstichting en legde die voor aan Anneleen. Eén opmerking bleef hangen: vanzelfsprekendheid is een grote valkuil.
“Ik zit al 27 jaar in de welzijnssector. Dan gebruik je woorden waarvan je zelf niet meer beseft dat iemand anders misschien helemaal niet weet wat je bedoelt”, legt Anja uit. “‘Arbeidszorg’, bijvoorbeeld, of ‘mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt’. Voor ons zijn dat normale termen, maar als je een dossier voor verschillende subsidieverstrekkers schrijft, dan komt ‘mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt’ niet noodzakelijk binnen. Wat betekent dat? Over welke mensen gaat het? Je moet het veel concreter maken.”
Ook in haar zinsbouw probeert Anja sindsdien strakker te zijn. “‘We zouden willen proberen om...’ werd tijdens de opleiding: ‘we gaan’. Minder wollig. Duidelijk zeggen wat je gaat bereiken. Subsidiemanagement is soms ook een taalles, ja. Je moet de subsidieverstrekker meekrijgen in je verhaal.”
Vijf dossiers binnenhalen en dan pas nadenken?
Toch zat de belangrijkste les voor Anja niet in het schrijven. “Een van de dingen die Anneleen sterk heeft benadrukt, is om je subsidiebeleid te starten vanuit een visie: waar staan we vandaag als organisatie, en wat is onze ambitie? Dat bepalen wordt de komende maanden mijn eerste werk. Wat verwacht de directie? Wat is de draagkracht van onze medewerkers? Hoeveel willen we hierop inzetten? Willen we vooral Vlaamse of provinciale subsidies zoeken? Willen we op termijn ook Europees gaan? Ik kan hier aan mijn bureau beginnen schrijven en schrijven, maar als de organisatie daar niet achter staat, heeft dat weinig zin. Als ik bijvoorbeeld iets schrijf rond buurtvervlechting, moeten onze begeleiders daar later wel mee aan de slag kunnen. Je kan niet vijf dossiers binnenhalen en dan pas beginnen nadenken wie dat allemaal gaat doen.”
Het stappenplan van Anja ziet er daarom als volgt uit: na de zomer haar eerste ideeën voorleggen aan de directie, in overleg de structurele ambitie van Alderande scherpstellen en vervolgens een interne werkgroep opstarten. Daarin moeten verschillende delen van de organisatie vertegenwoordigd zijn, om de subsidieaanvragen af te stemmen op wat er leeft in de organisatie. “Dat vond ik een heel duidelijke lijn uit de opleiding: zorg dat je dit niet alleen doet. Je hebt mensen nodig die mee nadenken over wat er leeft in de organisatie. Waar hebben we iets nodig? Welke projecten zijn er? Wat willen we ontwikkelen? In een werkgroep kan je subsidieaanvragen afstemmen op ideeën die in de organisatie leven. Het moet gedragen zijn.”
Vijftien oproepen elke maandag
Om zicht te krijgen op mogelijke financiering nam Alderande een abonnement op Subsidiemanager, een databank die subsidieoproepen verzamelt en volgens thema filtert. “Iedere maandag krijg ik zo’n vijftiental projectoproepen binnen. Dat zorgt ervoor dat het top-of-mind blijft en het kan heel breed gaan. We hebben recent een pand gekocht waar asbest in zit. Via Subsidiemanager zag ik toevallig steun rond asbestverwijdering passeren. Dan denk je: ah ja, misschien kan dat ook iets voor ons zijn. Anders zou ik daar waarschijnlijk niet actief naar gezocht hebben.”
Klein beginnen
Grote Europese projecten staan voorlopig niet bovenaan de lijst van Alderande. Anja kijkt eerst naar kleinere dossiers van onder meer de Koning Boudewijnstichting en provinciale oproepen. Ook sponsoring en contacten met serviceclubs, waar Alderande vroeger al meer op inzette, wil ze nieuw leven inblazen. “Daar kan je voor heel concrete zaken steun vinden, zoals bijvoorbeeld een duofiets. Dat kleinere schaalniveau laat ons ook toe de processen te leren kennen. Bij een groot Europees project stopt het niet bij dat ene dossier. Je moet uitvoeren en de opvolging en rapportering is intensiever. Daar willen we naartoe groeien, maar eerst bouwen we ervaring op met kleinere dossiers”
Met dus als eerste project op de agenda: de tuin op de nieuwe site. “We hebben wel een idee van wat we daar samen met de school en de buurt willen doen. Nu moeten we kijken hoe we dat concreet vormgeven en welke subsidies daarbij kunnen helpen. Anneleen zei heel duidelijk: begin klein. Dat gaan we dan ook doen. Met de ambitie om te groeien naar een duurzaam subsidiebeleid.”
Webinar: Europese subsidies voor social profit ondernemingen
De huidige Europese programmaperiode loopt stilaan op haar einde, maar verschillende interessante subsidie-oproepen staan nog open. Tegelijk worden achter de schermen de contouren van de volgende Europese begrotingsperiode al uitgetekend.
Tijdens dit webinar gidst Kaatje Gevaert, liaison Europese subsidies en financiering bij VLEVA, je door het Europese subsidielandschap. Je krijgt inzicht in hoe Europese subsidies aansluiten bij Europese beleidsprioriteiten, welke kansen er nog zijn binnen de huidige programmaperiode (2021-2027) en hoe jouw organisatie zich nu al kan voorbereiden op de volgende generatie Europese subsidieprogramma's vanaf 2028.
