Een exitgesprek is een laatste formeel gesprek met een medewerker die op het punt staat te vertrekken uit de organisatie.
Of je medewerker nu vrijwillig vertrekt, op pensioen gaat of je hem ontslaat maakt niet uit. Dit is de perfecte opportuniteit voor jou om open en eerlijke feedback te verzamelen - je vertrekkende medewerker heeft namelijk niets te verliezen met écht eerlijk te zijn. En jij toont dat je wel degelijk inzit met het feit dat hij vertrekt.
Waarom nog tijd investeren in iemand die vertrekt?
Het belangrijkste doel van een exitgesprek is te achterhalen waarom iemand afscheid neemt, daarvan te leren en te zien wat beter kan. Zijn de verwachtingen niet ingelost? Is de werkdruk te hoog of zijn er te weinig leer- of groeikansen? Met die informatie kun je gericht aan de slag om onnodig verloop in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen.
Wanneer iemand met pensioen gaat, zal het gesprek meer gaan over de ervaringen van de medewerker.
Een tweede reden voor een exitgesprek is een goede relatie tussen jou en de medewerker behouden of herstellen. Als een ex-medewerker zich positief uitlaat over je organisatie, is dat goed voor jouw aantrekkelijkheid als werkgever. En wie weet werken jullie in de toekomst opnieuw samen ('boemerang rekruteren' heet dat dan).
Vier adviezen voor een zinvol exitgesprek
1. Betrek de juiste personen
De juiste personen om samen te brengen in een exitgesprek zijn de algemeen coördinator/directeur of personeelsverantwoordelijke en de medewerker die vertrekt.
Het is minder aangewezen dat de direct leidinggevende dit gesprek voert daar hij of zij mede de reden voor vertrek kan zijn. Nodig elke medewerker die vertrekt uit voor een gesprek, ongeacht anciënniteit of functie. Je kunt een medewerker niet verplichten om op je uitnodiging in te gaan.
2. Plan het exitgesprek op het juiste moment
Idealiter plan je het gesprek ongeveer een week voor het vertrek. Dit is dicht genoeg bij het vertrek zodat de medewerker vrijuit kan spreken, maar nog lang genoeg voor het vertrek om betrokken te blijven. Boek het gesprek voldoende op voorhand in en roep niet snel even de persoon binnen net voor de afscheidsdrink.
3. Bereid je voor en stel de juiste vragen
Plan het gesprek op tijd in, bijvoorbeeld kort nadat de medewerker zijn ontslag indient, en bereid het voor. Overloop de loopbaan van de medewerker in de organisatie, stel vragen op.
Tijdens het exitgesprek zelf staan drie vragen centraal:
- Hoe heeft de medewerker zijn tijd in de organisatie ervaren? Wat vond je medewerker fijn, wat minder?
- Waarom vertrekt je medewerker?
- Welke zaken kunnen verbeterd worden?
Neem op het einde van van het gesprek op een positieve manier afscheid en wens de medewerker veel succes.
4. Actie!
Evalueer het exitgesprek - samen met een andere leidinggevende of de directie - en zet dit zo nodig om naar acties of aandachtspunten.
Jouw werknemer heeft verteld waarom hij vertrekt. Wat wil je organisatie nu in jullie personeelsbeleid verbeteren? Wat zeggen deze motieven over de arbeidsvoorwaarden die de organisatie de werknemers biedt?
Je vertrekkende werknemer heeft ook verteld welke positieve herinneringen hij heeft aan het werken bij jullie. Wellicht putten de overige werknemers hun werkplezier hier ook uit. Wat kan je doen om jouw organisatie hier nog in te versterken? En hoe kan je deze positieve informatie gebruiken om je organisatie te profileren?
