De kern van een communicatieplan wordt meestal gevormd door een opsomming van de in te zetten middelen. Daarbij gaat het zowel om de bestaande communicatiemiddelen als om eventuele nieuwe in te zetten middelen.
Bij ‘middelen’ denken de meeste lezers misschien aan nieuwsbrieven, het personeelsblad en intranet, maar bedenk wel dat vergaderingen, het werkoverleg en zelfs ‘gewone’ gesprekken óók communicatie-middelen zijn.
Brainstorm over een (niet uitputtend) lijstje aan van communicatiemiddelen die jouw/een organisatie veelal tot zijn beschikking heeft.
Matrix
Als de middelen in kaart zijn gebracht, is het mogelijk om een matrix te maken.
Daarin komen:
- Links, op de verticale as, de doelgroepen te staan
- Boven, op de horizontale as, de communicatiemiddelen
De matrix kan in eerste instantie gebruikt worden om te zien met welke middelen welke groepen bereikt kunnen worden.
In tweede instantie kan met behulp van de matrix ook nagegaan worden welke middelen het beste ingezet kunnen worden om een bepaalde boodschap te communiceren.
Wie een nieuw communicatieplan opstelt, heeft soms de neiging om de communicatiemiddelen geheel te vernieuwen en om alle bestaande middelen overboord te gooien. Dat is geen verstandige aanpak. Het is aan te raden om eerst te zien in hoeverre bestaande middelen kunnen ingezet worden en zo nodig verbeterd kunnen worden.
Dit geldt met name voor communicatie rond (deel)projecten. In zo’n geval is er doorgaans al een communicatie- en overlegstructuur waar gebruik van gemaakt kan worden.
Lijn-communicatie
Communicatie via de lijn houdt in dat medewerkers rechtstreeks geïnformeerd worden door hun direct leidinggevende. Die mag zeker niet vergeten worden! Dat kan tijdens een werkoverleg, een vergadering of een speciale bijeenkomst.
Dergelijke communicatie geniet de voorkeur, want:
- Het is rechtstreeks
- De lijnen zijn kort
- Er hoeft geen ingewikkelde machinerie voor opgetuigd te worden
- Het is interactief (de medewerkers kunnen vragen stellen)
Medewerkers geven doorgaans de voorkeur aan communicatie via de lijn.
Inhoudelijk, een suggestie
Erik Van der Spek stelt voor het uitgeschreven plan in 7 onderdelen op te splitsen:
- Inleiding
- Doelstelling
- Doelgroep
- Inhoud van de communicatie
- Middelen
- Budget en
- Planning
Elk onderdeel heeft uiteraard zijn functie. Voor meer info hierover kan je je baseren op het document in onderstaande bijlage.
