Communiceren is een essentieel onderdeel van elk veranderproces. Het doel is mensen informeren, ondersteunen en betrekken, soms zelfs hun verbondenheid met de organisatie en elkaar stimuleren.
We hebben het hier in de eerste plaats over de interne communicatie met medewerkers, maar de principes gelden ook voor de communicatie met en naar andere belangrijke stakeholders zoals bijvoorbeeld bewoners, patiënten of de doelgroep.
1. Communiceer van bij de start en bij elke mijlpaal
Eens het vaststaat dat er verandering komt, start dan zo snel mogelijk de communicatie met alle belangrijke stakeholders op. Durf ook te communiceren over wat nog onzeker is. Dat is niet hetzelfde als elke zucht die van bovenhand komt meteen aan de werkvloer te communiceren. Communiceer bij elke mijlpaal, bijvoorbeeld de eerste steenlegging van een nieuwbouw, de effectieve start van werken in nieuwe teamsamenstellingen etc. en vier waar mogelijk de successen, hoe klein ook.
2. Communiceren is niet enkel ‘informeren’
Als communicatie louter eenrichtingsverkeer is (van de leiding naar de werkvloer bijvoorbeeld), dan ga je voorbij aan de kans om te leren wat er leeft onder mensen en er rekening mee te houden. Heel wat wijsheid zit bij medewerkers en andere betrokken en bovenal zijn zij degene die de veranderingen uiteindelijk waar moeten maken. Als ze afhaken, kan je een kruis maken over het veranderproces.
Zorg ervoor dat je mensen ook echt betrekt, maar laat hen geen oplossingen formuleren als er door de leiding al beslissingen zijn genomen. Niets is zo demotiverend als dat, en het zorgt ervoor dat mensen argwaan krijgen als je later opnieuw om hun inbreng vraagt. Duid dus na een participatief proces ook altijd voor welke acties de organisatie uiteindelijk kiest en waarom bepaalde ideeën uit de boot vallen.
3. Kies voor meerdere communicatiekanalen
Er gaat niets boven een gesprek waarbij mensen in dialoog kunnen gaan en vragen kunnen stellen. Uiteraard moet het soms sneller gaan, en is het niet raadzaam voortdurend te vergaderen. Kies in de eerste plaats voor de bestaande communicatiekanalen. Denk aan personeels- of teamvergaderingen, mail, intranet, valven, een infoblaadje bij de loonbrief,...
Je kan ook nieuwe kanalen in het leven roepen zoals elektronische of papieren nieuwsbrieven (bv. een verhuiskrant terwijl de nieuwbouw vordert). Als je via mail of zelfs social media communiceert, check dan of iedereen in de organisatie hier toegang toe heeft.
4. Denk vanuit je doelgroep, niet vanuit het project
- Waar liggen mensen wakker van?
- Welke vragen hebben ze?
- Wat raakt hen in het proces?
- Wat zijn voor hen de belangrijkste voor- & nadelen van een verandering, rationeel en emotioneel?
- Waarom zouden zij mee willen doen? En waarom niet?
- Voor welk toekomstbeeld lopen ze warm en waar gruwelen ze van?
Dit zijn de aspecten waar je best op kan inspelen als je de aandacht van mensen wil trekken én houden.
5. Herhaal, herhaal, herhaal
Herhaling is de moeder van de wijsheid, zo zeiden de Romeinen al. In een verandertraject geldt hetzelfde. Communiceren is immers mensen de kans geven om verder te denken, het proces te volgen, opnieuw vragen te stellen. Zorg voor een rode draad in je communicatie en kom vaak genoeg terug op het ‘waarom’ van het veranderproces en de richting die jullie gezamenlijk uitgaan.
6. Ga voor duidelijkheid en spreek tot de verbeelding
Geef het kind een naam. Moeten jullie besparen? Noem dat dan ook zo. En tegelijk: durf tot de verbeelding spreken. Gebruik beelden, vertel (persoonlijke) verhalen, nodig medewerkers uit om hun verhalen te delen en te verbinden met het veranderproject. Dat blijft veel beter hangen dan cijfers en argumenten.
7. Maak een communicatieplan
Een plan maak je opdat je niet vergeet te communiceren als je als veranderteam of leidinggevenden opgeslorpt bent door alle praktische zaken die bij de verandering komen kijken. Een plan heeft niet als doel alles rigide vast te leggen, wel om te zorgen dat je aandacht voor communicatie niet verslapt doorheen het project.
