Vzw De Vierklaver ondersteunt volwassenen met een beperking in hun wonen, werken en vrije tijd op verschillende locaties in het Meetjesland. Acht dames onderhouden in Landegem de ruimtes van de Vierklaver en staan in voor de was. Samen vormen ze het logistieke team. Hun teamcoach Els Versteele stapte in de pilootfase mee in het LiZeT project en gidste – na een opleiding tot LiZeT coach – het team tot meer zelforganisatie en een betere samenwerking.
LiZeT – of ‘Aan de slag met loopbanen in teams’!
AMS, Taborgroep en Workitects ontwikkelden met de steun van ESF een toolbox voor teams die meer zelforganiserend willen worden. De toolbox bestaat uit een set van speelse methodieken waarmee teams aan de slag kunnen gaan, samen met een LiZeT-coach. LiZeT staat voor ‘Loopbanen in Zelforganiserende Teams’ en stelt medewerkers en teams in staat om meer betrokken te zijn in hoe taken en rollen worden ingevuld en verdeeld op een manier dat ook de loopbanen van de teamleden ondersteund worden. Een win-win voor zowel de teamleden, als het team als geheel en voor de organisatie.
We interviewden twee organisaties die aan de slag gingen met de LiZeT toolbox. Eén ding is meteen duidelijk: ze zijn erg enthousiast over de methodieken én over de resultaten die ze behaalden.
Vzw De Vierklaver ondersteunt volwassenen met een beperking in hun wonen, werken en vrije tijd op verschillende locaties in het Meetjesland. Acht dames onderhouden in Landegem de ruimtes van de Vierklaver en staan in voor de was. Samen vormen ze het logistieke team. Hun teamcoach Els Versteele stapte in de pilootfase mee in het LiZeT project en gidste – na een opleiding tot LiZeT coach – het team tot meer zelforganisatie en een betere samenwerking.
Wat vonden jullie bij de Vierklaver interessant aan LiZeT?
“Bij de Vierklaver staan de wensen en dromen van bewoners, deelnemers en hun familie centraal. Samen met hen zoeken we wat de juiste ondersteuning is om hun persoonlijke keuzes te realiseren. Dit vraagt van medewerkers een hoge betrokkenheid, dat ze meedenken en creatief zijn en dat ze soms zelfs buiten de lijnen kleuren om dit waar te maken. Een klassieke hiërarchische organisatie met veel tussenlagen remt het initiatief en de wendbaarheid van de teams af.”
“Daarom voerden we een zevental jaar geleden ingrijpende veranderingen door in onze organisatiestructuur. We gingen van een verticale naar een horizontale structuur door de begeleidersteams – die de kerntaak van onze organisatie uitvoeren – meer bevoegdheden en autonomie te geven en ze centraal te zetten. Zij zijn ‘ondernemende teams’ die zoveel mogelijk zelf hun dagelijks werk vorm geven. Hen daarin bijstaan is de prioriteit van de ondersteunende diensten, zoals administratie, beleidsmedewerkers, inhoudelijke experten en teamcoaches.”
“De logistieke medewerkers vormen een team op zich en ook van hen wordt verwacht dat ze op termijn meer zelforganiserend worden. Uiteraard kan dit niet zonder de nodige ondersteuning. Dat is mijn rol en daar komt ook LiZeT in beeld. Toen Melissa Plasschaert van de TABOR groep ons voorstelde om in het pilootproject voor LiZeT te stappen, dacht ik meteen aan het logistieke team. Vaak worden logistieke teams vergeten in dit soort oefeningen en dat wou ik net niet. Ik zag kansen om verbeteringen te realiseren en het werk anders te verdelen. Ik wilde zien of LiZeT ook goed zou werken voor dit doelpubliek.”
Wat was de aanleiding om aan de slag te gaan met het logistieke team?
“Een ondernemend team worden, betekende ook voor het logistieke team dat er meer ruimte kwam om het werk opnieuw en anders te verdelen en te organiseren, rekening houdend met ieders interesses en sterktes. Maar hoe doe je dat? Dat is geen eenvoudige opdracht, het team kon best wel wat hulp gebruiken. Bovendien liep de communicatie soms wat moeilijk. Medewerkers gingen snel uit van het negatieve: ze praatten over collega’s, maar niet mét collega’s uit angst om te kwetsen of simpelweg, omdat ze niet goed weten hoe een gesprek aan te gaan als er een kink in de kabel zit.”
“Wat me aantrok in de LiZeT methodiek was de mogelijkheden die ik zag om via de aangereikte methodieken de dialoog weer op gang te trekken en om het werk anders te verdelen en aantrekkelijker te maken voor iedereen. Het aanbod van TABOR groep kwam net op het moment dat de werkplaatsen herverdeeld moesten worden.”
Hoe verliep de implementatie van LiZeT?
“In een eerste stap volgde ik als teamcoach zelf de opleiding tot LiZeT coach. Het was me meteen duidelijk dat de methodieken voldoende hands-on waren om ze in te zetten in het logistieke team. Ik doorliep met hen verschillende, maar zeker niet alle onderdelen van LiZeT.”
“Met elkaar delen wat ieder belangrijk vindt in haar loopbaan en elkaar positieve feedback geven met behulp van de kwaliteitenkaarten, zorgde voor veiligheid en een goede basis om te kunnen werken rond het verdelen van rollen via de team-fixing. We rafelden samen de job van logistiek medewerker uiteen in rollen en dat maakte zichtbaar dat ze veel meer doen dan alleen maar ‘poetsen’. Zo hebben logistieke medewerkers ook een rol in het contact met bewoners en externen en nemen ze ook taken op om hun team draaiende te houden, zoals de uurroosters opvolgen. Reden genoeg dus om trots te zijn op je job! Het inzicht in de rollen maakte het ook mogelijk om ze anders te gaan verdelen, wat leidde tot meer jobtevredenheid.”
Welke resultaten zagen jullie?
“In de eerste plaats zag ik tijdens de oefeningen mensen glunderen, openbloeien en zich ontspannen in bijzijn van hun collega’s. Dat op zich was al erg belangrijk. In de periode nadat we de workshops deden, verbeterde de communicatie en werksfeer en liep alles wat vlotter dankzij de gepaste verdeling van rollen en het feit dat ze, bijvoorbeeld, ook hun uurroosters en vervangingen zelf regelen. Helaas gooide de lockdown en de aanslepende Covid pandemie wel wat roet in het eten.”
“Sinds we de workshops gedaan hebben in 2019-2020, zijn er ook twee logistieke medewerkers op eigen initiatief doorgegroeid naar zorgkundige. Het zou me niet verbazen als het nadenken over hun kwaliteiten en wat ze belangrijk vinden in hun loopbaan, hiertoe bijgedragen heeft.”
Is LiZeT een aanrader voor andere organisaties?
“De methodieken uit de LiZeT toolbox zijn zeker een aanrader als je stappen vooruit wil zetten met een team dat een zekere mate van ruimte heeft om zichzelf te organiseren. De toolbox is niet geschikt als interventie wanneer er echt een probleem is in een team, zoals een aanhoudend conflict of een te hoge werkdruk.”
Wat is voor jou een topper in de methodieken?
“De methodiek ‘Team om te zien’ is gericht op het benoemen van welke waarden teams belangrijk vinden om hun werk te realiseren én welke kwaliteiten ze hiervoor in huis hebben (of nog te weinig hebben). Via de kwaliteitenkaarten wordt er taal aan medewerkers aangereikt om het hierover te hebben. Zeker voor het logistieke team was dit laatste erg belangrijk. Deze methodiek werkte dan ook super en zorgde voor veel verbinding, vooral omdat het team met de kaartjes ook positieve feedback aan elkaar gaven.”
Welke aandachtspunten wil je nog meegeven?
“De methodiek vraagt opvolging: het is niet klaar in één keer. Eigenlijk zou je veel oefeningen jaarlijks opnieuw kunnen doen. Dat is meteen ook een voordeel natuurlijk!”
Els van de Velde, logistiek medewerker
“Vooral de positieve insteek is me bijgebleven. We gaven elkaar tijdens de eerste workshop gerichte complimenten, iets wat we zelden doen in het dagelijkse werk. Dat creëerde openheid om wat moeilijkere zaken bespreekbaar te maken. Dankzij het gebruik van scores werd bijvoorbeeld snel zichtbaar hoe iemand zich voelt in het team en werd het makkelijker om daar iets over te zeggen. Ook op de werkvloer merkten we dat de sfeer beter werd en we sneller met elkaar durfden praten. Na een tijdje verwaterde dat weer, zeker nu de helft van het team vernieuwd is. Kortom: LiZeT is goed voor de teamsfeer, het wordt tijd dat we het nog eens opnieuw doen!”
