Optimaal telewerken: 7 verhelderende tips

Tips om telewerk optimaal te organiseren

Met deze 7 tips vermijd je een aantal valkuilen bij telewerk:

1. Maak heldere vergaderafspraken

Een vergadering vanop afstand kent een heel andere dynamiek dan een fysieke ontmoeting. Door duidelijke basisregels te hanteren, put je toch voldoening uit een dergelijk online overleg:

• Zorg voor een goede voorbereiding.
• Maak een rolverdeling.
• Stuur iedereen vooraf de agenda.
• Begin je online vergadering met een praatje: door te vragen hoe het met iedereen gaat, vervang je het informele gesprek dat je normaal in de wandelgangen voert.
• Verduidelijk tijdens je vergadering de te bereiken doelen of te nemen stappen.
• Formuleer je actiepunten SMART.

2. Leiding geven vanop afstand? Geef het voorbeeld, heb vertrouwen en hou voeling met je team

Telewerk stelt in een aantal gevallen hogere eisen aan een leidinggevende. De afstand en onzekerheid ondermijnt misschien een efficiënte en hechte samenwerking. Dat gevoel counter je door betrokkenheid te tonen, de nodige feedback te geven en vertrouwen uit te stralen naar je medewerkers.

Als iedereen telewerkt, heb je ook minder zicht op individuele vorderingen. Vraag daarom geregeld of iedereen nog verder kan en geef heldere richtlijnen. Want niet iedereen vindt zelfstandig werken evident. En als taken onduidelijk zijn, schuiven mensen ze op de lange baan. Prik dus liever een vast overlegmoment in de week of brei een één-op-één-gesprek aan een andere afspraak. Gebruik drie duidelijke vragen als uitgangspunt:

• Wat heb je de afgelopen dag/week gedaan?
• Wat ga je komende periode doen?
• Waar loop je tegenaan?

4. Respecteer de magische grens: twee dagen thuiswerken

Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat je het grootste voordeel puurt uit maximum twee dagen telewerk per week. Als je meer dagen thuiswerkt vergroot de sociale afstand tussen collega’s, neemt de werkstress toe en komt de werk-privébalans onder druk te staan. Belangrijke noot: als je organisatiecultuur en de aard van het werk het toelaten, kan je de magische grens van twee dagen wél wat rekken.

5. Hou het eerlijk voor werknemers die niet kunnen thuiswerken

Als thuiswerken onmogelijk is omwille van de aard van de job, kan je alsnog afspraken invoeren die de autonomie of de werk-privébalans bevorderen. Welke? Soepele glij- en stamtijden hanteren bijvoorbeeld. De tijdregistratie afzwakken. Of het team toelaten om zelf taakafspraken te maken. Is telewerken onmogelijk bij gebrek aan een goede thuiswerkplek? Een satellietkantoor of coworking space kan dan een uitkomst bieden. Zo ontstaat er een gevoel van gelijkheid voor alle werknemers.  

6. Grote veranderingen? Zet in op extra communicatie

Bij grote veranderingen horen meestal extra vragen. Op kantoor loop je daarvoor langs bij het bureau van je leidinggevende. Maar tijdens telewerken is het net iets moeilijker om meteen antwoorden te krijgen. Die informatienood bezorgt extra stress. Zet dus zeker in op extra communicatie.

7. Hou je (tele)werkers gezond

Organisaties waarin men intensief thuiswerkt worden ook geconfronteerd met enkele uitdagingen op gezondheidsvlak, zowel mentaal als fysiek.  Urenlang stilzitten, 24/7 toegang tot de snoepkast of weinig contact met collega’s… het is allemaal niet gezond. Het Vlaams Instituut Gezond Leven ontwikkelde daarom de gids 'een gezondheidsbeleid voor telewerkers'.

Zorg voor een duidelijk telewerkbeleid

Giet de afspraken en verwachtingen die je maakt in een duidelijk telewerkbeleid. Hoe dat er precies uitziet, verschilt van onderneming tot onderneming. Dat hangt immers af van het type, de interne organisatie, de aard van het werk en de bedrijfscultuur. Belangrijk is dat je heldere en duidelijke afspraken maakt en de essentie in een telewerkbeleid vastlegt.

Hoe? Ga met de gesprekskaart telewerken aan de slag om alle aspecten van telewerken in beeld te brengen.

Nog meer HR-tips over telewerken? Via onze gratis helpdesk helpen we je graag verder