‘Verzuimgesprek’ is een verzamelnaam voor verschillende mogelijke gesprekken met een medewerker die afwezig is wegens ziekte. Het kan gaan om een telefonisch contact bij ziektemelding, een terugkeergesprek na een afwezigheid, een gesprek tijdens een langdurige afwezigheid of een gesprek met iemand die frequent afwezig is.
Verzuimgesprekken kaderen bij voorkeur in een breder verzuimbeleid.
Doelstelling?
Zicht krijgen op de redenen voor afwezigheid van een medewerker om na te gaan of de organisatie hier iets kan aan doen. Medewerkers kunnen niet verplicht worden om over de (medische) redenen van hun afwezigheid te praten.
Wie?
De direct leidinggevende of de directeur/coördinator en de medewerker die afwezig is/was.
Frequentie?
In je verzuimbeleid bepaal je best op voorhand wanneer je in de organisatie verzuimgesprekken houdt. Maak hierover goede afspraken en communiceer ze aan al je medewerkers. Zo weten medewerkers waaraan ze zich kunnen verwachten en dat dit voor iedereen hetzelfde is.
Het bespreken van aan- en afwezigheid kan ook een vast onderdeel van het functioneringsgesprek zijn.
Hoe pak je het aan?
De aanpak is afhankelijk van het type van verzuimgesprek. Houd de volgende zaken in gedachten:
- Ga ervan uit dat de medewerker een goede reden heeft om te verzuimen.
- Nodig de medewerker uit om zijn/haar verhaal te vertellen maar heb respect voor wat de persoon niet wenst te delen.
- Zoek constructief naar oplossingen als blijkt dat het verzuim te maken heeft met fysieke of psychische belasting tijdens de job, een hoge werkdruk of moeilijkheden met de combinatie werk/privé.
- Peil naar wat de persoon nodig heeft en hoe de organisatie hiertoe kan bijdragen.
