Tips voor het maken van competentieprofielen

1. Beperk het aantal competenties

Houd het aantal competenties in een profiel beperkt tot maximaal 6 à 8. Overschrijd nooit de 10. Zo voorkom je dat alles even belangrijk lijkt en medewerkers het gevoel krijgen dat ze supermensen moeten zijn. Het is tevens een boeiende oefening om samen te bepalen welke competenties echt essentieel zijn voor de job en welke fijn, maar niet noodzakelijk zijn.

2. Gebruik gedragsindicatoren

Om competenties meetbaar te maken, vertaal je ze best naar gedragsindicatoren die je kan observeren in de praktijk. Een gedragsindicator is een beschrijving van gedrag dat aantoont of iemand een competentie bezit. Elke gedragsindicator is

• SMART geformuleerd: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden,
• voor alle medewerkers herkenbaar en bevattelijk,
• positief en zonder waardeoordeel geformuleerd.

Je kan werken met een opsomming van gedragsindicatoren per competentie of met verschillende niveaus, bijvoorbeeld "niet – onvoldoende – voldoende - sterk" aanwezig. Zo kan je bijvoorbeeld bepalen op welk niveau iemand functioneert bij aanwerving en naar aanleiding van een functioneringsgesprek bekijken hoe hij geëvolueerd is.

Een voorbeeld: voor de competentie ‘klantgerichtheid’ zijn volgende gedragsindicatoren mogelijk:

• ontvangt en behandelt de klant op een vriendelijke en rustige manier
• stelt gerichte vragen om de wens van de klant te achterhalen
• roept anderen ter hulp indien hij/zij zelf niet aan de vraag kan voldoen
• geeft duidelijke informatie aan de klant over de dienstverlening die hij kan verwachten
• reageert vriendelijk op klachten en blijft rustig
• ...

3. Omschrijf kerncompetenties

Je kan starten met het bepalen van enkele kerncompetenties die gelden voor al je medewerkers. Deze competenties sluiten nauw aan bij de missie en visie van je organisatie. Het zijn vaak generieke competenties, zoals samenwerken, respect, inzet en klantgerichtheid (voorbeelden via www.competentindesocialprofit.be)

Per functiedomein kan je hier eventueel een specifieke invulling aan geven die past bij de rol die de medewerker in de organisatie vervult. Als stafmedewerker in een bezigheidstehuis voor mensen met een beperking zal klantgerichtheid iets anders betekenen dan voor de onderhoudsmedewerker of de opvoeder.

4. Raadpleeg een bestaand competentiewoordenboek

Als je ervoor kiest om competentieprofielen op te stellen, kan het nuttig zijn een competentiewoordenboek te raadplegen. Daarin vind je voorbeelden van de beschrijving van de competenties en meestal ook van de gedragsindicatoren waaraan je kan merken of iemand de competentie in de praktijk brengt. 

Er zijn online heel wat goede competentiewoordenboeken beschikbaar. Ze werden meestal uitgewerkt in het kader van gesubsidieerde projecten. Hou er wel rekening mee dat je nog een vertaalslag naar je eigen organisatie moet maken. De terminologie in je competentiewoordenboek moet herkenbaar zijn voor je medewerkers.

• 'Gedragsmatig competentiewoordenboek voor kortgeschoolden' (ESF-project 'Iedereen Competent).
• 'Competentiewoordenboek RESOC KEMPEN' (ESF-project 'NAPOLEON revised')
• Voorbeelden van competentiewoordenboeken via www.competentindesocialprofit.be
• 'Competentiewoordenboek doelgroepmedewerkers beschutte werkplaatsen' (VLAB)
• 'Voorbeelden van kerncompetenties' (ESF-project Comtour)

5. Bepaal startcompetenties voor nieuwe medewerkers

Eventueel kan je startcompetenties per functie bepalen. Het zijn de competenties die een startende medewerker minimaal nodig heeft om aan de functie te beginnen. In sectoren waar de regelgeving diplomavereisten oplegt, zal je bij de nodige startcompetenties ook het vereiste diploma terugvinden. De overige nodige competenties voor de functie kan een nieuwe medewerker aanleren op de werkvloer. Je kan hiervoor een inwerkplan opstellen.

6. Bekijk competenties op teamniveau

Je kan op teamniveau in kaart brengen wie welke competenties onder de knie heeft. In één oogopslag kan je dan zien waar ondersteuning of vorming nodig is en wie die eventueel kan geven. Dit kan in een competentiematrix. In de case van Trianval krijg je een goed voorbeeld van het gebruik ervan.

Hieronder vind je een fictief voorbeeld van een competentiematrix voor een team in een sociale werkplaats. Marie is nieuw in het team.

Legende:

• E= expert, kan anderen helpen
• G= goed
• V= voldoende, maar kan nog groeien
• R= onvoldoende, heeft hulp of vorming nodig voor deze taak

Ga alvast aan de slag met volgend stappenplan : Stappenplan opstellen competenties