Een goed onthaalbeleid verloopt in verschillende stappen. Je faseert dit best, in minstens 5 stappen.
Een goed onthaalbeleid in 5 stappen
1. Tijdens de selectie
Hoe je omgaat met kandidaat-medewerkers tijdens de sollicitatieprocedure zegt veel over je organisatiecultuur. Je kan bijvoorbeeld extra inzetten op heldere en tijdige informatie over de procedure, een persoonlijke benadering bij afwijzing,... Tijdens het sollicitatiegesprek is het een goed moment om in te gaan op missie en visie van de organisatie en de waarden af te toetsen.
Onderschat niet het belang van een goede ervaring van kandidaten tijdens de selectieprocedure voor je employer branding!
2. Voor de opstart
Je vond een nieuwe medewerker in een krappe arbeidsmarkt. Top! Dan wil je ook dat hij/zij/die zich echt welkom voelt. De praktische zaken - PC, mailaccount, toegangsbadge, werkplek, parkeerplaats… - moeten in orde zijn, of minstens onderweg zijn! Dit is een nulnorm waaraan mensen ‘meten’ of ze welkom zijn.
Bezorg ook de nodige informatie aan de nieuwe medewerker voor de opstart via mail, een filmpje,…. Het belangrijkste is hier de praktische info voor de eerste dag: waar word ik wanneer verwacht, wie zal me opvangen en wat zit er in de eerste dag?
3. Dag 1 van de nieuwe medewerker
Een eerste indruk is onvervangbaar. Onderzoek toont aan dat wanneer medewerkers snel de organisatie verlaten, het hier vaak mis ging.
Wat is hierin belangrijk? Overlaad de nieuwe medewerker niet vanaf dag één met tonnen informatie. Maar zet hem/haar/die ook niet in een hoekje met een stapel lectuur. Maak van die eerste dag een goede mix van wat praktische informatie en kennismaking met collega’s, de werking… En nogmaals, overlaad de dag niet.
4. Week 1 tot 3
Zet naast kennisverwerving in op informele momenten met collega’s en voldoende kennismaking met de werking. Hang dit vast aan het bijwonen van een vergadering, een locatiebezoek,… waarbij je telkens wat tijd voorziet rond de activiteit om voor- en na te praten.
Houd de mix van leerstijlen in het oog. Voorzie een smakelijk menu van theorie, mogen experimenteren, concrete ervaringen en reflectie.
5. Week 3 tot maand 6
Zet in op regelmatige evaluatie en dialoog met de nieuwe medewerker. Bepaal op voorhand hoe je het onthaal zal opvolgen. Plan bijvoorbeeld een kort gesprek met de medewerker na een week en na een maand. Plan eventueel een eerste functioneringsgesprek of evaluatiegesprek kort voor het einde van de proeftijd. Bepaal wie dit op zal nemen.
Ons advies? Faseer info-overdracht met een onthaalchecklist
Maak een inventaris op van documenten en uitleg die de nieuwe medewerker moet krijgen om zijn nieuwe job succesvol te starten. Een checklist voor onthaal kan hier nuttig zijn. Daarin neem je alle zaken op die je tijdens het onthaal wil meegeven. Denk zowel aan wettelijke voorschriften, documenten, als aan informatie over opleiding, begeleiding en organisatiecultuur. Je rangschikt ze chronologisch - eerste dag, eerste week, eerste maand - en duidt aan wie waarvoor verantwoordelijk is.
Ontdek hier de HRwijs-voorbeeldtools voor een goed onthaalbeleid
