Niermand lijkt tevreden met het traditionele systeem van functioneringsgesprekken en jaarlijkse evaluaties. Daarom gaan er nu stemmen op voor een continu en ondersteunend feedbacksysteem, eerder gericht op ontwikkeling dan op evaluatie.
In het boek Beste medewerker, hoe gaat het? gaan doctoraal onderzoeker Shana Mertens en professor Eveline Schollaert van UGent in op het belang van een degelijke feedbackcultuur.
"Men zet bijna obsessief in op het adverteren van de organisatie als de ideale werkgever; de organisatie waar je voor wíl werken! Het is echter minstens even belangrijk – of misschien zelfs belangrijker – om het personeel dat je hebt, te behouden."
Feedbackcultuur
In een feedbackcultuur, ook wel feedbackomgeving of feedback-vriendelijke cultuur genoemd, wordt feedback gepercipieerd als een tool die ons waardevolle informatie biedt over ons presteren, iets dat essentieel is om te kunnen groeien. In dergelijke organisaties heeft feedback géén negatieve connotatie. Feedback wordt hier niet gelijkgesteld aan kritiek en het horen van het woord ‘feedback’ doet medewerkers niet spontaan gillend wegrennen. Integendeel.
In een feedbackcultuur is het de bedoeling dat zowel leidinggevenden als medewerkers zich comfortabel voelen bij het geven, vragen naar en ontvangen van feedback. Daardoor communiceer je optimaal en deel je kennis met elkaar. Aandacht en zorg dragen voor je medewerkers staan bovendien centraal.
Onderzoek wijst namelijk uit dat een feedbackcultuur gepaard gaat met:
- medewerkers die betrokken zijn,
- meer jobtevredenheid,
- meer vertrouwen,
- een gevoel van steun,
- goede relaties tussen leidinggevenden en medewerkers,
- extrarolgedrag (gedragingen als een positieve extra, niet omschreven in een jobomschrijving),
- minder burn-out.
Tien ingrediënten voor je eigen ‘feedbackmenu’
Maar hoe pak je dat exact aan, die feedbackcultuur? Iedere organisatie heeft een aanpak op maat nodig, ook hier geen ‘one size fits all’. In het boek Beste medewerker, hoe gaat het? vind je daarom tien ingrediënten: tien zaken die overwogen moeten worden wanneer je als organisatie wil werken aan je feedbackcultuur. Aan de hand van die ingrediënten stel je als organisatie je eigen ‘menu’ samen."
Deze ingrediënten zijn:
- Ontwikkel een ondersteunende feedbackcultuur of -omgeving,
- Praat frequent met je medewerkers,
- Creëer veiligheid,
- Hou rekening met de balans van positieve en negatieve feedback,
- De rol van een leidinggevende is cruciaal,
- Geef aandacht aan de verantwoordelijkheid van de medewerkers,
- Varieer op maat van de medewerker,
- Zorg voor een eerlijk, transparant en psychologisch veilig systeem,
- Optimaliseer je formele aanpak,
- Train leidinggevenden en medewerkers.
De rol van de leidinggevende
De onderzoekers zoomen kort in op één van de ingrediënten: de rol van de leidinggevenden in de feedbackomgeving. Waarom? "Leidinggevenden zijn de personen die het feedbackbeleid van de organisatie omzetten naar de praktijk. We zien echter nog te vaak dat – hoewel hun rol cruciaal is – de personen in deze functies niet de juiste skills hebben om een echte leidinggevende te zijn. Leidinggevenden moeten met andere woorden worden opgeleid tot echte ‘people managers’; mensen met de juiste soft skills om een team te leiden. Training is hier een interessante tool. Daarnaast moet men inzetten op een goede relatie met de medewerker. De kwaliteit van de relatie tussen leidinggevende en medewerker bepaalt namelijk in grote mate hoe die medewerker zich voelt, hoe goed men presteert en hoe betrokken men zich voelt."
"Uiteraard verwachten we vandaag de dag erg veel van onze leidinggevenden. Om die reden bespreken we in een ander ingrediënt ook wat de verantwoordelijkheden van de medewerkers zijn in de feedbackomgeving. Medewerkers kunnen meebouwen aan de feedbackcultuur door bijvoorbeeld proactief op zoek te gaan naar feedback en door – wanneer ze inderdaad feedback ontvangen – die feedback te accepteren en te gebruiken", aldus beiden.
Lees hier meer van de UGent over het installeren van een feedbackcultuur
