Het VAF lichtte de eigen organisatie door met de HRscan

De organisatie was heel blij met de aanpak van HRwijs: de bevraging en de workshop hadden niets weg van een oplapwerk van de façade – heel sterk allemaal. Immers: “Je bent nooit klaar met beter te worden”.

VAF-getuigenis HRscan

Na twintig jaar groeien, corona en enkele wissels aan de top vond Frederik Beernaert, zakelijk leider van het Vlaams Audiovisueel Fonds (VAF), het tijd om de eigen organisatie eens kritisch tegen het licht te houden. “Niet alleen in het management kwamen er nieuwe gezichten, het verloop was de afgelopen jaren over het algemeen groot. Ik ben hier zelf vier jaar en ik denk dat ik bijna de helft van het huidige personeel heb aangenomen. En dus wilde ik wel eens weten: waar zijn hier de knelpunten?” Het antwoord op die vraag kwam van de HRscan van Verso.

VAF kort 
Het Vlaams Audiovisueel Fonds (VAF) is een vzw die in opdracht van de Vlaamse Gemeenschap films (via Filmfonds), series (via het Mediafonds) en games (via het Gamefonds) in Vlaanderen ondersteunt. Het VAF heeft een omzet van 30 miljoen euro (voornamelijk subsidies die het uitbetaalt) en telt een 32-tal medewerkers.

Inzetten van een HRscan

Onderzoeken hoe je het medewerkersbeleid in jouw sociale onderneming nog beter kan invullen is bijzonder zinvol, maar ook niet zonder risico’s. “Er is altijd het gevaar dat medewerkers het interpreteren als ‘het theoretische schaamlapje’ van het management”, zegt Frederik Beernaert. “Bij veel organisaties is de instelling, ik verwoord het cynisch: ‘We lopen nog eens een trajectje en dan is iedereen bezig geweest.’ Op die manier verbetert er niets en kweek je op voorhand teleurstelling. Niet mijn kopje thee. Ik was dan ook heel blij met de aanpak van Verso: de bevraging en de workshop hadden niets weg van een oplapwerk van de façade – heel sterk allemaal.”

De betrokkenheid van de medewerkers was groot, met een participatiegraad van net geen 100 procent. “Bijna iedereen vulde de HRscan in en voor de focusgroep hebben we zelfs een stop moeten invoeren.”

Leverde de bevraging verrassende resultaten op?

“De meeste besognes van de mensen kenden we. Het VAF is tenslotte een kleine organisatie waar een vrij open cultuur heerst en iedereen al eens zijn zorgen kan ventileren. Toch was het goed om het eens allemaal gestructureerd voorgeschoteld te krijgen, zeker als startpunt van de actieplannen die we op het oog hebben. Als grootste werkpunt kwam welzijn op het werk naar voren. Tegelijkertijd bleek tijdens de workshop vreemd genoeg dat datzelfde welzijn op het werk als ons meest positieve punt werd aangestipt.”

Misschien is dat niet zo heel vreemd, want is welzijn op het werk geen breed interpreteerbaar containerbegrip?

“Voilà, de nagel op de kop. En dus zijn we wat dieper gaan graven. Werkdruk bleek wel degelijk een bezorgdheid, maar qua werksfeer is iedereen heel positief. Het gaat er hier inderdaad familiair aan toe, misschien zelfs iets té. Kortom, onze medewerkers zijn enorm collegiaal en er zijn weinig interne conflicten. Het is een toffe kliek.”

Van scan naar actieplan

De HRscan leverde een breed beeld op van verschillende facetten van het medewerkersbeleid. Frederik Beernaert en directeur-intendant Koen Van Bockstal definieerden drie concrete verbeterpunten, “want je kan niet alles tegelijk aanpakken natuurlijk. Volgend jaar moeten we het adviesverslag terug bovenhalen en kijken wat we nog moeten opnemen.”

Het HR-actieplan van het VAF

Verbeterpunt 1: functieomschrijvingen

“Het familiaire van de organisatie uitte zich onder meer in een heel informele manier van werken. Dat mocht wat duidelijker, vonden de collega’s. En dus zijn we aan de slag gegaan: dit najaar krijgt iedereen een vernieuwde en aangescherpte functieomschrijving. Dankzij de focusgroep hebben we de échte bedoeling van de vraag van de medewerkers achterhaald. Niemand zit hier immers te wachten op een heel functionalistisch systeem van evaluaties en beoordelingen, maar iedereen wil wel groeien in zijn job – of sommigen ook eens iets anders doen in onze organisatie. Dat is de reden waarom we in de functieomschrijvingen de focus ook hebben gelegd op de competenties en attitudes die nodig zijn voor een bepaalde job, wat meteen een opstapje is om de opleidingsbehoefte beter in kaart te brengen. Daar moeten en kunnen wij het verschil maken: niemand zit hier voor het grote geld, maar hier werken moet een verrijking zijn.”

Verbeterpunt 2: interne communicatie

“Interne communicatie staat in elke organisatie in de top drie, horen we bij Verso. Wat niet betekent dat we het niet aanpakken. Met grote regelmaat zitten we nu samen rond thema’s die zowel door het management als door de medewerkers kunnen worden aangebracht. Een vaste gewoonte is het nog niet en onze manier van werken moet zich nog wat zetten, maar we geraken er wel.”

Verbeterpunt 3: diversiteit op de werkvloer

“Diversiteit is een punt waar we heel hard aan moeten werken. Ook de voorbije jaren. Elke vacature sturen we heel bewust uit naar kanalen die verder gaan dan de reguliere circuits van de kunsten en de audiovisuele sector en zich richten tot mensen met een andere origine. Helaas zonder veel succes: hooguit vijf procent van de kandidaten heeft een andere achtergrond. Kortom, ondanks onze huidige inspanningen blijft de instroom te mager. Jammer, want we streven ernaar om in ons beleid een representatieve vertegenwoordiging te zijn van de samenleving, iets wat we trouwens ook vragen aan onze sector, aan de producenten. Dat we diverser moeten zijn, daarvan moet je ons niet overtuigen. Hoe we dat moeten aanpakken, is een ander paar mouwen. Wat we alvast zullen doen is ons laten begeleiden door Verso met de inclusiescan.”

Regelmatig een scan

Een HRscan en een actieplan zijn meer dan een momentopname. Koen Van Bockstal: “Ik zie het als een work in progress, want je bent nooit klaar met beter, met performanter te worden. Wel hou ik eraan regelmatig een scan te maken van het VAF om te zien of we in de goede richting evolueren, van een lichtgroene naar een donkergroene organisatie. Onze medewerkers zijn dan wel tevreden, maar ik zou graag een zéér grote tevredenheid zien.”

Zelf ook een gratis HRscan doen in jouw organisatie? Neem contact op met HRwijs!

Of schrijf je in voor de Infosessie over de HRscan op 6 december. 

Lees ook

HRscan voor sociale ondernemingen: snel, gratis en precies

HRscan voor sociale ondernemingen: snel, gratis en precies

De HRscan vertelt je snel, gratis en heel precies waar het medewerkersbeleid in jouw sociale onderneming nog beter kan.

HRscan is basis voor ons nieuwe medewerkersbeleid

HRscan is basis voor ons nieuwe medewerkersbeleid

Catelijne Devriendt, coördinator van vzw De Molenketjes, een opvanginitiatief voor kinderen van 0 tot 12 jaar in Molenbeek: “Via HRwijs van Verso ontdekten we …

HRscan liet vele bonte ideeën samensmelten tot één duidelijke toekomstvisie

HRscan liet vele bonte ideeën samensmelten tot één duidelijke toekomstvisie

Marc Bormans is een van drijvende krachten achter vzw tRede, een samenwerkingsverband van 12 voorzieningen voor de opvang en begeleiding van personen met een handicap in …

HRscan houdt medewerkers gemotiveerd binnen snelgroeiende Sporty

HRscan houdt medewerkers gemotiveerd binnen snelgroeiende Sporty

Steffi Swennen is eindverantwoordelijke bij Sporty vzw. De vereniging ging aan de slag met de HRscan van HRwijs. …