Je hebt interne leerdoelen geïdentificeerd en je beslist een externe opleidingsverstrekker in te schakelen. Teken je in op een open aanbod of kies je voor maatwerk? Waarop moet je letten tijdens de samenwerking en wat zijn de voor- en nadelen van uitbesteden?
Uitbesteden of niet?
Voordelen van uitbesteding van een training
- De opleider brengt nieuwe kennis en een frisse blik je organisatie binnen
- Meestal is er een grotere impact van de externe opleider op de groep, hij of zij wordt gezien als een expert terzake.
- Er is minder druk in de eigen organisatie om tijd vrij te maken. Het voorbereiden en geven van opleidingen kan erg arbeidsintensief zijn.
- Medewerkers voelen zich soms veiliger bij een externe opleider. Hij of zij is geen betrokken partij in de organisatie. Dit geldt specifiek voor opleidingen omtrent zachte vaardigheden (bvb. coachend leidinggeven).
- Je kan goede afspraken maken met de externe opleider en die contractueel vastleggen.
Nadelen van uitbesteding van een training
- Er moet tijd geïnvesteerd worden in de selectie, in het informeren en opvolgen van de externe opleider.
- Je hebt minder controle, zowel op het verloop van de opleiding als op de inhoud. Dit kan opgevangen worden door intens overleg.
- Je stelt je organisatie open, waardoor er iets over de "interne keuken" naar buiten komt.
- De kost voor organisatie is vaak groter.
- Je investeert minder in eigen specialisten als je veel uitbesteedt.
Wat voor jouw organisatie de juiste keuze is, kan wisselen naargelang het doel en de inhoud van de opleiding.
Open aanbod of maatwerk?
Open aanbod
Opleidingsverstrekkers, zeker grotere organisaties, hebben vaak een open aanbod. Ze organiseren op gezette tijdstippen opleidingen waarop je als deelnemer kan inschrijven. Ze worden gegeven op een door de opleidingsverstrekker bepaalde locatie en zijn niet specifiek op maat van je organisatie.
Een opleiding in open aanbod volgen is vooral interessant als je intern niet voldoende deelnemers hebt om zelf een groep te vormen. Dat is meestal het geval bij zeer specifieke opleidingen, zoals bijvoorbeeld de opleiding tot referentieverpleegkundige dementie.
Medewerkers uit verschillende organisaties komen samen in een externe opleiding. Ze kunnen er uitwisselen over hoe het er in andere organisaties aan toe gaat.
Maatwerk
Je kan ook kiezen voor een opleiding die op maat van jouw organisatie gemaakt wordt. Er nemen dan enkel medewerkers van jouw organisatie deel. De opleiding kan plaats vinden op de werkvloer of op een locatie die je zelf kiest of ter beschikking hebt. Dit wordt meestal een in-house opleiding genoemd, ook al gaat ze mogelijks door op een gehuurde locatie.
Het grote voordeel van deze keuze is dat de opleiding sterk op maat kan gegeven worden. Tot en met het werken met eigen hulpmiddelen en materiaal toe.
Een opleidingsverstrekker kiezen
Er is een groot aanbod aan opleidingen en opleidingsverstrekkers. Een geschikte opleiding of opleider voor je medewerkers vinden kan een hele uitdaging zijn.
Start bij je netwerk
- Vraag rond bij collega’s en vormingsverantwoordelijken van andere organisaties uit je buurt.
- Neem contact op met je koepel, federatie, beroepsvereniging of ondersteuningsstructuur.
- Kijk op de sprekerslijst van studiedagen die het concrete onderwerp behandelden. Schrijf je in voor hun nieuwsbrief.
Zoek online
- Websites van opleidingsverstrekkers: google op het thema dat je behandeld wil zien. Varieer je zoektermen een paar keer.
- Raadpleeg het aanbod vanuit de sector zelf
- Raadpleeg gespecialiseerde databanken
- opleidingsdatabank van bedrijfsopleidingen
- website over opleiding en vorming specifiek gericht naar HR-managers en vormingsverantwoordelijken
- portaal voor vorming en opleiding In Vlaanderen gericht op social profit en overheid
- cursussen en workshops in België
- Volwassenenonderwijs
- Werknemersopleidingen die door VDAB georganiseerd worden
Correcte samenwerking en evaluatie
Je maakt best een afspraak met een of enkele opleiders om je vraag te bespreken. Dit kan eventueel telefonisch, maar een persoonlijk gesprek laat je toe om na te gaan of het klikt met de opleidingsverstrekker. Komen jullie visies overeen en stelt hij/zij de juiste vragen? Deze zaken zijn immers een belangrijke basis voor een goede samenwerking.
Vraag aan elke opleidingsverstrekker om je voorafgaand aan de samenwerking een offerte te bezorgen. Dan kom je niet voor verrassingen te staan en kan je afwegen welk aanbod het best tegemoet komt aan je vraag.
Je kan de verwachtingen en opdracht vastleggen in een contract om een vlotte samenwerking te verzekeren. Hier vind je alvast een checklist voor het opstellen van een contract!
Je wil natuurlijk ook weten hoe de opleiding verlopen is. Laat de deelnemers aan de training via een formulier of mondeling de opleiding evalueren. De meeste opleidingsverstrekkers zullen hiertoe zelf het initiatief nemen.
Neem als het mogelijk is ook even tijd om met de opleidingsverstrekker de samenwerking te evalueren in een afrondend gesprek. Probeer dit binnen de twee weken na de training te doen. Zeker als je aan een meer duurzame samenwerking denkt, is dit een goed idee.
Kijk vooral naar de resultaten op de werkvloer: brengen de deelnemers aan de opleiding de kennis en vaardigheden die ze aanleerden ook in de praktijk? Daaraan merk je immers pas echt of een opleiding effect heeft gehad.
