Vertrouwde medewerkers die vertrekken, nieuwe collega’s die maar moeilijk hun plek vinden en aanhoudende frustraties. Na vele jaren waarin het teambeleid als vanzelf bolde, botsten leidinggevenden Christophe, Fien en Evelien plots op teams die vierkant draaiden. Ze probeerden zelf bij te sturen, maar voelden al snel dat er meer nodig was. Het begeleidingstraject Inclusieve Werkvloeren van HRwijs Inclusief bracht soelaas.
“We hebben heel lang een stabiel team gehad”, vertellen Christophe, Fien en Evelien het verhaal van Pamele vzw. “Maar een jaar of twee, drie geleden kwam daar verandering in. We zagen een toenemende uitstroom van medewerkers. Nieuwe medewerkers geraakten niet goed ingewerkt en gingen weer weg. We kregen meer en meer klachten over roddels en negatief gedrag onder collega’s, maar het was moeilijk om heel precies de vinger op de wonde te leggen”, schetsen ze.
Christophe, Fien en Evelien zijn leidinggevenden bij Pamele vzw, dat woon- en dagondersteuning biedt aan volwassenen met beperking. 35 medewerkers ontfermen zich over 38 bewoners en 30 personen in dagopvang. In zo’n kleine organisatie wordt snel voelbaar wanneer teams onder druk komen te staan.
Werknemer van de maand
Eerst proberen de leidinggevenden zelf de sfeer te keren. Ze organiseren complimentenweken, introduceren een ‘werknemer van de maand’-prijs en zetten vormingen op rond feedback geven. “We wilden dat mensen konden benoemen wat goed liep en hoopten dat een focus op het positieve het tij zou keren, maar helaas. In de herfst van 2024 voelden we dat we drastischer moesten ingrijpen omdat de werksfeer niet keerde. Medewerkers bleven met hun zorgen naar ons toekomen. Toen hebben we aan de alarmbel getrokken.”
Die bel vonden ze bij IDEWE, partnerorganisatie van HRwijs Inclusief en expert ter zake.
Mag ik zo denken?
Het traject bij Pamele startte met groepsgesprekken waarbij teams in drie werden gedeeld onder leiding van een begeleider van IDEWE. Die probeerde zo te achterhalen welke thema’s leefden in de teams. Daarna volgden sessies met het hele team, waarin werd gewerkt rond communicatie, feedback en verschillende rollen in een team. “Die sessies waren heel verhelderend”, vertelt Christophe. “Er waren oefeningen waarbij iemand zei: ‘Dat had ik niet verwacht van jou, maar nu begrijp ik het’. Of: ‘Mag ik dat zo denken?’ Je zag mensen echt naar elkaar luisteren en je voelde het begrip voor mekaar groeien. Die groepsessies hebben een positieve boost gegeven om elkaar persoonlijker aan te spreken, elkaar op de hoogte te brengen en veel beter met elkaar te communiceren.”
De externe begeleider had geen voorgeschiedenis met het team en kon daardoor zaken benoemen zonder mee vast te zitten in de gevoeligheden van de organisatie. “Veel dingen hadden wij zelf al wel eens gezegd. Dat collega’s met elkaar moeten praten, dat ze dingen aan elkaar moeten doorgeven. Maar als een expert dat komt vertellen, komt het toch sterker binnen.”
Een ‘blamefree’ cultuur
Een van de belangrijkste inzichten uit het traject ging over feedback. Bij Pamele werden moeilijke gesprekken vaak te lang uitgesteld. “De reden daarvoor was angst. We zaten al met krapte in personeel. Als dan iemand niet presteert zoals het moet, denk je snel: als we dit benoemen en die persoon vertrekt, zitten we nog dieper in de miserie. Maar het tegenovergestelde is waar. Er is weinig zo demotiverend voor een team als een medewerker die de kantjes eraf loopt niet op de vingers wordt getikt. Dat inzicht hebben we nu wel. Het is op lange termijn veel beter om kort op de bal te spelen en op een respectvolle manier feedback te geven, dan het probleem te laten sluimeren en hopen op beterschap.”
Die duidelijkheid past binnen een bredere ambitie: een veilige cultuur creëren waarin medewerkers zichzelf kunnen zijn en zaken durven benoemen. “Feedback geven betekent niet met de vinger wijzen. We streven een ‘blamefree’ cultuur na, dat vinden we heel belangrijk. Je kan dat niet tot in het oneindige doortrekken, maar als er iets misloopt, kijken we liever naar het proces dan naar de persoon die een steek heeft laten vallen.”
Visie en deontologische code
Uit de grotere groepsgesprekken distilleerden Christophe, Fien en Evelien vervolgens twee documenten: een visie op samenwerken ‘Hoe gaan we om met elkaar en met onze gebruikers?’ en een deontologische code. Die documenten moeten houvast geven in functioneringsgesprekken.
“Goed samenwerken is een abstract gegeven, maar nu we onze waarden zwart op wit hebben uitgeschreven, voelen we ons gesterkt. We kunnen eindelijk echt zeggen: dit is waar we voor staan. Dit hebben we besproken. Dit staat beschreven. Zo willen we werken. En indien nodig: jouw gedrag strookt hier niet mee. Voor ons is dat een grote hulp om op terug te vallen.”
Signalen van de zorggebruikers
En jawel hoor. Vandaag zien ze verandering. Collega’s spreken elkaar vaker rechtstreeks aan. De frustraties zijn afgenomen. Het team lijkt opnieuw stabieler. “Het kan toeval zijn, maar we hebben intussen alweer anderhalf jaar een stabiel team. Er is veel minder verloop. Ook vanuit de zorggebruikers vangen we positieve signalen op. Zij voelen het als eerste wanneer er voortdurend nieuwe gezichten zijn. Ze moeten telkens opnieuw wennen en vertrouwen opbouwen. Het uiteindelijke doel is en blijft zo kwaliteitsvol mogelijke zorg aan onze gebruikers bieden. Dat staat en valt met goede begeleiding vanuit een sterk team. Dat zij weer positief zijn, is voor ons een heel hoopgevend signaal.”
Blijven werken aan samenwerking
Maar Pamele beschouwt het traject niet als afgerond. De visie en de deontologische code zijn werkdocumenten die telkens weer terugkomen. Intussen startte ook een vervolgtraject met een kleiner team. Daar spelen andere dynamieken. “Tot een paar jaar geleden dachten we dat we goed bezig waren. Dat waren we – ondanks het gebrek aan een echt beleid – misschien ook, maar een team is altijd een work in progress. De groepsdynamiek blijft bewegen, en daar moet je als organisatie op blijven inspelen.”
HRwijs Inclusief
HRwijs Inclusief begeleidt sociale ondernemingen op vlak van inclusieve werkvloeren. We spelen daarmee in op verschillende thema's: retentie, re-integratie, instroom, taal & communicatie, met elkaar omgaan in team, beleid & implementatie, ... Je krijgt steeds individuele begeleiding door experts. De duur is afhankelijk van de acties die je wilt realiseren, en de inhoud leggen we vast in samenspraak.
Niet onbelangrijk, dit aanbod is kosteloos voor jou, dankzij de financiële steun van Europa WSE! Je dient hiervoor wel aan de voorwaarden te voldoen.
