“We willen digitaal een baanbrekend voorbeeld voor de sector zijn”

Binnen Stijn vzw loopt vandaag een breed digitaliseringstraject. Met een nieuw totaalplan voor hun ICT-beleid beginnen ze van een wit blad en bekijken ze het volledige plaatje van voor af aan. Van zorgadministratie tot logistiek, alles moet erin passen.

De organisatie wil tegelijk schaalvoordelen benutten en toch oog houden voor de specifieke noden van haar verschillende dochterorganisaties. Het project binnen Stijn – en het daarbijhorende spanningsveld – is daarmee een soort miniatuurversie van een mogelijke aanpak voor de hele zorgsector.

Tinneke Palmans is Projectmanager Zorgstrategisch Beleid bij Sint Oda
Karolien Stalmans is Projectmedewerker Innovatie bij Sint Oda
Ine Boonen is Projectleider ICT bij Stijn vzw

Stijn vzw is een Vlaams zorgnetwerk met 11 dienstencentra, waaronder Sint Oda, verspreid over Limburg, Antwerpen en Vlaams-Brabant, dat zorg op maat biedt.

Schaalvoordeel versus context

“Digitale groei realiseren is hoognodig, maar complex”, begint Tinneke het verhaal. “Onze dienstencentra verschillen sterk: sommigen zijn heel ondernemend, anderen moeten meer meegetrokken worden. Iedereen ervaart zijn situatie als uniek en wil oplossingen op maat, maar dat is onbetaalbaar en inefficiënt, zeker op het vlak van dataverwerking om diensten en processen te vereenvoudigen. Maar los van schaalgrootte en standaardisatie zijn er specifieke noden die je niet kunt negeren.”

Ine vult aan: “We gaan de zorg niet uniformiseren, maar we willen vermijden dat iedereen opnieuw het warm water uitvindt. Processen, handboeken en datamanagement kunnen perfect vertrekken vanuit een centrale basis. Daarop kan elk centrum eigen accenten leggen. Dat vergt samenwerking, want vandaag werken we nog te vaak in silo’s en dat helpt niemand vooruit.”

“Waar we naartoe willen? In de zorg staat onze cliënt centraal, maar administratief/technisch nog niet. Daar benaderen we de cliënt momenteel per discipline, maar meerdere diensten hebben dezelfde gegevens nodig. We willen nu ook hier de cliënt centraal zetten, en dat kan alleen in een centraal systeem met goede datadoorstroom en zo weinig mogelijk duplicatie. Dat kan alleen als je het grotere plaatje bekijkt.”

Zorgen voor zorgverleners

Karolien benadrukt dat het einddoel steeds duidelijk moet zijn: “Digitalisering mag geen extra ballast worden. Het moet de werkdruk verlichten en het zorgpersoneel ruimte geven om te doen wat ze het liefst willen: zorgen voor hun cliënten.”

Tinneke erkent dat dit niet altijd evident is: “Het is een kwetsbaar evenwicht. Voor zorgverleners voelt de digitale administratie vaak als een verplichting van het management. Het vraagt inspanning om uit te leggen hoe data op termijn de zorg beter maakt. Transparantie over de voordelen is cruciaal om weerstand te vermijden.”

Van ambitie tot adoptie

En dat was voor Tinneke en Karolien de belangrijkste reden om zich in te schrijven voor het Groeilab ‘Vergroot de slaagkans van je digitaal project, van ambitie tot adoptie’ van Verso.

“Digitale ambitie is er altijd genoeg”, zegt Tinneke. “Maar adoptie wordt vaak als vanzelfsprekend gezien, terwijl dat ook een eigen strategie vraagt. Klinkt logisch natuurlijk, maar als projectmanager ben je zo doordrenkt van de materie dat je het om snelheid te maken vaak overslaat. Groeilabz heeft ons daarmee geconfronteerd.”

“Uiteindelijk wil iedereen het beste voor de zorggebruikers. Weerstand komt voort uit bezorgdheden. Voor een goede adoptie moet je die wegveilen. Concreet betekent dat heel veel tijd investeren in de noden van de werkvloer capteren. Je moet op zoek gaan naar de eigenlijke vraag en daar een antwoord op formuleren. Via focusgroepen alle stakeholders betrekken, van ouders en zorgcliënten tot mensen van het onderhoud en het management.”

Karolien: “Door al die verschillende uitgangspunten rond de tafel te brengen en te luisteren, kan je proberen een rode draad te spannen door het geheel. In plaats van gewoon een bestaand systeem in je organisatie proberen te proppen waar uiteindelijk niemand volledig tevreden mee is.”

Concreet project: de spel-o-snoezeltheek

Groeilabz vraagt telkens om een behapbaar project als concrete case verder uit te werken in de les. Tinneke en Karolien kozen voor hun deelproject rond de spel-o-snoezeltheek waar leefgroepen materialen kunnen uitlenen. “De uitdaging: de materialen worden te weinig uitgeleend én het aanbod in de leefgroepen mag gevarieerder. Dus hoe krijgen we die leefgroepbegeleider naar de spel-o-snoezeltheek?”, vertelt Tinneke.

In één-op-één coachinggesprekken met lesgever Peter stelden ze een plan van ambitie tot adoptie op. “Via interne cocreatiesessies zijn we dan uitgekomen bij een online verlengstuk aan de spel-o-snoezeltheek, makkelijk te raadplegen en te reserveren. De nieuwe generatie leefgroepbegeleiders is nu eenmaal gewend aan digitaal werken, en aan levering aan de deur. Dus zijn we daarmee aan de slag gegaan. Een ander voordeel van een digitale omgeving voor de spel-o-snoezeltheek zou kunnen zijn dat het toegangkelijk(er) wordt voor het netwerk van onze cliënten, dat bijvoorbeeld ouders ook materiaal kunnen ontlenen.”

Karolien: “Groeilabz onderscheidt zich van andere opleidingen door de één-op-éénbegeleiding en het ‘verplichte’ huiswerk. Het maakt dat je op het einde van de cursus echt resultaat voor je eigen organisatie boekt. Dat is heel leuk.”

“Waar de lesgever ook op hamerde tijdens de vorming: je moet niet over technologie nadenken, voor alles bestaat een oplossing. Zorg dat je eerst je doel helder hebt, en dat is in dit geval niet een mooi platform voor de spel-o-snoezeltheek bouwen, nee, dat is mensen bereiken. We willen cliënten en medewerkers echt vooruithelpen. Technologie volgt de zorg, niet omgekeerd. De lessen uit dit kleinere project willen we nu ook meenemen naar de grote digitale omwenteling binnen Stijn vzw.”

Spanningsboog

De eisenbundel voor de spel-o-snoezeltheek is intussen klaar, de krijtlijnen zijn duidelijk. Bij Sint Oda zien ze het helemaal voor zich: een app met tracking, kalenderfunctie, testimonials… Tinneke en Karolien kunnen niet wachten om het uit te rollen. “Maar daar zit het verschil met vroeger: toen zouden we meteen de markt zijn opgetrokken. Nu bezorgen we ons plan aan Ine met de vraag hoe dit in haar overkoepelende verhaal past, zodat zij er rekening mee kan houden.”

“Daar zit die spanningsboog tussen ons, als dochterorganisatie en het centrale Stijn vzw, want wij hopen natuurlijk dat Ine zegt: ‘Doe maar!’ Zodat we over een half jaar een spel-o-snoezeltheek hebben en we dat project als afgerond kunnen beschouwen. Onze medewerkers kunnen ook niet wachten op het resultaat van hun input.”

Ine besluit: “Goede communicatie is dan ook cruciaal. Niet alleen bij dit zij-project, maar nog meer bij onze grote digitaliseringscampagne. Daar hebben we een heel brede communicatie op poten gezet met animatiefilmpjes, regelmatige nieuwsbrieven en zelfs een website. Want ja, we vragen veel geduld, maar op een gegeven moment zal alles in een stroomversnelling komen en uiteindelijk vaart iedereen wel bij het resultaat. We willen digitaal een baanbrekend voorbeeld voor de sector zijn.”