Inclusie, dat is ook een leidinggevend kader dat de mensen op de vloer meeneemt in zijn beslissingsproces. Bij De Kleine Vos, een vzw die gevarieerde jeugdhulp en kinderopvang aanbiedt in Borgerhout, sleutelden ze daaraan in een Groeilabo van HRwijs Inclusief, met brede steun van directie en medewerkers.
Bij vzw De Kleine Vos werd pas echt duidelijk waar het probleem zat toen een aantal van de meer dan 100 medewerkers tijdelijk afwezig waren door ziekte. Stabiliteit in de uurroosters was al veel langer een uitdaging, maar op dat moment ervoeren collega’s van de uitgevallen mensen een flink verhoogde druk op het werk. Het gevolg was een vicieuze cirkel, waarbij de directie moeite kreeg met het puzzelwerk om de werkroosters gevuld te houden, en medewerkers het gevoel kregen dat ze de kerntaak van de organisatie – gevarieerde jeugdhulp en kinderopvang – niet meer terdege konden uitvoeren. “Er ontstond een groot verloop”, zegt Julie Van Overschée, coördinator contextbegeleiding en kinderdagverblijf bij De Kleine Vos. “Mensen vielen tijdelijk uit of waren langdurig afwezig, we zaten met continue wissels en inspringers. Dat is ten eerste enorm zwaar voor de collega's die overblijven, maar ook voor de kinderen: die hebben voorspelbaarheid nodig. We moesten op zoek naar een manier om onze medewerkers aan boord te houden. Dus wilden we weten: waar zitten de frustraties en de ontevredenheid? Al snel ontdekten we dat we een duidelijk kader rond personeelsbeleid misten.”
Werkgroepen
Eerst gingen er alarmen af bij de werknemersafgevaardigden op de werkvloer van De Kleine Vos. Na een bevraging stelden zij via een interne werkgroep, waarin zowel werknemers als vertegenwoordigers van de werkgever zaten, een aantal knelpunten op de werkvloer scherp. “Er was vooral werk aan aspecten van het personeelsbeleid, communicatie en werkbaar werk”, zegt Tine Mous, projectmedewerker bij ACV Innovatief. “Mensen misten een transparante bedrijfscultuur, en een betere interne taakverdeling. Een visie daarop ontbrak. Meer coaching was bovendien nodig. Anderzijds bleek al snel dat er ondanks alles heel veel collegialiteit was, en dat mensen voor elkaar in de bres sprongen. Iedereen ging tot het uiterste voor elkaar, maar inzicht in hoe het beleid en het management daarin stonden ontbrak. We hebben daarom geprobeerd om werknemers en leidinggevenden wat dichter bij elkaar te krijgen in een werkgroep. En dat is alvast gelukt: aan tafel toonde iedereen veel participatie en engagement. Men wilde samen denken en sturen.”
Veranderingsproces
Maar na de vaststelling van die pijnpunten moest er ook een veranderingsproces in gang worden gezet. Om dat in goede banen te leiden, ging De Kleine Vos ten rade bij het Partnerschap Inclusieve Werkvloeren, waarvan Verso promotor is. De Genkse sociale onderneming IN-Z (spreek uit: ‘inzet’), gespecialiseerd in HR-coaching, voorzag voor hen een Groeilabo rondom retentie, oftewel: een traject op maat van de noden die De Kleine Vos ervoer. Al snel werd duidelijk wat daarvoor het actieplan moest zijn: inzetten op een betere interne communicatie, verbinding en vertrouwen. Een betere overlegcultuur. Kortom: een inclusievere onderneming.
“Inclusie betekent dat iedereen op de vloer mee is in het gezamenlijk verhaal”, zegt IN-Z-coach Sara Corstjens. “Wanneer er keer op keer alleen maar beslissingen van bovenaf worden gedropt, dan is het vinden van draagvlak bij alle werknemers zeer moeilijk. Daarvoor moet er een cultuur zijn waar iedereen kan meedenken. Want op de vloer, waar iedereen met zijn twee voeten in de praktijk staat, ontstaan er ideeën, en mensen willen dat die gehoord worden. Dat heeft een rechtstreekse invloed op medewerkersretentie: als je merkt dat mensen niet meer praten met elkaar, dan weet je dat er iets moet gebeuren.
Bottom-up werken is enorm belangrijk. Zelfs wanneer moeilijke knopen moeten worden door- gehakt, zal iedereen dan beter begrijpen waarom die beslissingen vallen. Al snel ontdekten we dat het vooral misliep in de communicatie. We hebben daarom de vergadercultuur van De Kleine Vos onder de loep genomen. Daaruit bleek dat die efficiënter moest, met als einddoel dat iedere werknemer de essentiële informatie ontving voor het uitoefenen van hun job. Een structuur daarvoor ontbrak. Overleg en communicatie gebeurde vooral in de wandelgangen. We gingen dus samen op zoek naar een oplossing.”
Zes maanden lang begeleidde en coachte IN-Z De Kleine Vos in dat proces. “Alles is in samenspraak gebeurd”, zegt Corstjens. “We vertrokken daarbij vanuit een deep democracy-model: we gingen niet gewoon voor een compromis, maar wilden weten wat er al aanwezig was om draagvlak te creëren. Tijdens het Groeilabo hebben we ook echt gekeken wie op welke vergadering absoluut aanwezig moet zijn. Het is niet altijd makkelijk geweest: er kwam wel wat weerstand, vooral omdat sommige mensen mee moesten vergaderen op momenten waarop ze eigenlijk niet aan het werk waren. Daar zit een beetje cultuurverandering in. Maar wanneer werknemers het belang van hun aanwezigheid gingen inzien, en merkten hoe alles soepeler ging lopen, zagen ze het ook als een oplossing. Dat is precies de bedoeling van dit traject op maat: keer op keer op zoek gaan naar een individuele oplossing. Alles gebeurt dan ook heel hands-on.”
Externe partij
Volgens Van Overschée was het absoluut noodzakelijk dat er een externe partij werd binnenge haald om dit veranderingstraject in goede banen te leiden. “Er was iemand neutraal nodig, iemand die niet in zijn eigen tunnelvisie zat”, zegt ze. “Vanuit het beleid voelden we dat externe ondersteuning noodzakelijk was om een strategie te bepalen, de juiste prioriteiten vast te leggen en een inclusieve werkvloer te creëren. Door voor een externe partij te kiezen heeft het beleid ook wat kwetsbaarheid getoond: oké, we hebben hier ondersteuning in nodig, want we weten het zelf even niet goed. Uiteindelijk bleek dat veel collega’s gewoon een klein duwtje nodig hadden: we moesten iedereen laten weten dat hun stem wordt gehoord. Een valkuil is immers dat iedereen wat te hard op zijn eilandje zit. En als het dan gaat over organisatiebrede thema’s als visie en communicatie, dan is het enorm zinvol om iedereen zijn stem daarover te horen.”
De sleutel tot een inclusievere werkvloer lag uiteindelijk in een verticaal kernteam, waarin medewerkers van alle echelons van de organisatie werden opgenomen. “We hebben daar ook onze directeur in betrokken, zodat het duidelijk is dat alles inderdaad bottom-up is. Iedereen zijn zeg is belangrijk. Wanneer iets alleen maar vanuit het beleid wordt opgelegd voelen mensen zich sowieso miskend.”
Voorbeeldtraject
Het proces is nog bezig. Eerste successen werden behaald, maar verdere uitdagingen staan nog in het verschiet. “We zijn onze praktijken op de vloer gaan verfijnen”, zegt Van Overschée: “In de open communicatie bijvoorbeeld, een van de pijnpunten. Daar zijn we gaan kijken of er wel voldoende gelegenheid is om samen afspraken te maken en te evalueren. We zijn concrete afspraken gaan maken rond vergadercultuur. Ook zijn we gaan kijken naar het e-mailverkeer. Veel mensen kampten met ballast in hun mailbox. Daar hebben we dus ook een aantal heel concrete afspraken rond gemaakt, zodat niet iedereen in alle mails hoeft te worden meegenomen. Het is nog altijd wat zoeken, maar we merken dat er effectief al verbetering is, dat er dingen zijn waar mensen al oprecht heel tevreden mee zijn. En stilaan kijken we naar de volgende stap: onze missie en visie. Hoe zorgen we ervoor dat die meer wordt gedragen, dat ze wordt geleefd? Dat is onze grote uitdaging van de toekomst.”
Ook op de werkvloer is er alvast tevredenheid. “Bottom-up en top-down komen elkaar tegen”, zegt Tine Mous. “We voelden al vanaf het begin een sterk engagement van de directie, die het nut van dit project inzag en het de nodige tijd en ruimte gaf. We mogen dit echt als een voorbeeldtraject zien.”
HRwijs Inclusief
Het Groeilabo van De Kleine Vos vzw werd aangeboden door HRwijs Inclusief, een initiatief van Verso vzw, Groep Maatwerk, Sociare, SOM, HERWIN, Vlaams Welzijnsverbond, Zorggezind, Zorgnet-Icuro en VIVO in partnerschap met gespecialiseerde dienstverleners als I-diverso, de dienstverleners van Sterpunt Inclusief Ondernemen en Emino, alsook ABVV, ACLVB en ACV Innovatief. Als Werkplekarchitect is IN-Z deel van Sterpunt Inclusief Ondernemen. Samen vormen we een Partnerschap Inclusieve Werkvloeren dat kadert in de ESF-oproep 59 van Europa WSE.
De vakbonden hebben in het partnerschap een signaal- en draagvlakfunctie. Concreet betekent dit dat de werknemersafgevaardigden een vinger aan de pols houden wat betreft de relevantie en verloop van het Groeilabo.
Het doel van een Groeilabo is om in een traject op maat samen concrete stappen te zetten in het HR-beleid dat het welzijn voor alle medewerkers verhoogd. In een Groeilabo gaat een dienstverlener samen met de onderneming op zoek naar duurzame oplossingen op basis van specifieke noden.
Groeilabo’s worden geprogrammeerd rond specifieke thema’s, maar instappen met specifieke noden of met een andere timing is steeds mogelijk. De Groeilabo’s zijn kosteloos dankzij de financiering van Europa WSE, weliswaar als je voldoet aan de voorwaarden.
