De klantenvragen, -verwachtingen of -opdrachten binnen maatwerkbedrijf AMAB blijven veranderen. De dagen van Process, Innovation & Planet Manager Lars Dedobbeleer zijn dus goed gevuld. Binnen Groeilabz verzamelde hij nieuwe inzichten en methodieken, die hem helpen om deze veranderingstrajecten te kanaliseren. Zijn belangrijkste les? Met logica alleen verander je een heersende bedrijfscultuur niet, daar is empathie en dialoog voor nodig.
AMAB is een maatwerkbedrijf met 800 medewerkers, waarvan 700 personen met een afstand tot het arbeidscircuit. Voor hun vraaggestuurde begeleiding staan 100 begeleiders klaar. Deze equipe is verdeeld over drie locaties rond Brussel (Asse, Halle en Zaventem) of werkt bij de klant ter plaatse. "In 2015 fuseerden drie maatwerkbedrijven tot één bedrijf, AMAB", zo blikt Lars terug. "We wilden de drie expertises efficiënt samenbrengen om tot een totaalservice te komen. Daarbij ligt de focus op verpakking, met Colruyt als grootste klant. Voor hen doen we de 'per twee'- of 'per drie'-verpakkingen. Je weet wel, met de gekende oranje sticker. Maar we hebben evengoed een afdeling elektromontage, waar we meterkasten bekabelen of draadsets solderen. En sinds 2019 zijn we ook in de circulaire economie aan de slag met onze wasstraat voor herbruikbare bekers. Die zie je opduiken op festivals en grote events, zoals carnaval Halle."
Fusie van drie gelijken
"Voor 2015 waren de drie maatwerkbedrijven alle drie ongeveer even groot, telkens met zo’n 250 medewerkers" geeft Lars mee. "Maar toen drong er zich een schaalvergroting op. Want drie aparte bedrijven in Vlaams-Brabant was niet meer houdbaar. Omdat de klantenvragen alsmaar complexer worden, is die schaalvergroting nodig om de markt te blijven bedienen. Want als je meer expertises combineert, kan je meer klanten bedienen. Daarom ben ik bij AMAB aan de slag gegaan om het innovatieve en projectmatige werk te coördineren. Ons team kreeg de ruimte om de aanpak van ons nieuwe maatwerkbedrijf te upgraden en te stroomlijnen met de huidige klantenwensen en -verwachtingen. Daardoor bieden we duurzame oplossingen die we in de verschillende vestigingen op een gelijkaardige manier uitvoeren. Dat vergroot de herkenbaarheid bij de klanten: ze weten hoe wij bij AMAB aan de slag gaan."
Digitale werkinstructies zorgen voor flexibiliteit
De fusie van het trio maatwerkbedrijven bleek een katalysator voor verandering. Wat er in de praktijk zoal veranderde? "In een maatwerkbedrijf zijn werkinstructies cruciaal: onze mensen hebben nood aan duidelijke richtlijnen, zodat zij hun routinematige taak op een gestandaardiseerde manier kunnen uitvoeren. Vroeger stonden deze instructies op papier,waardoor ze moeilijk aanpasbaar waren. Daarom maakten we de switch naar digitale werkinstructies. Op een tabletkan de begeleider de betrokken collega snel uitleggen hoe de specifieke opdracht in elkaar zit, inclusief afwijkingen van de standaardaanpak."
“Meer nodig dan enkel analytisch denken”
"Zo’n digitale transformatie vormt een complex veranderingsproces", merkt Lars op. "Want het is niet alleen de overgang van papier naar een scherm. De drie verschillende sites hebben ook elk hun eigen achtergrond. Zelf ben ik analytisch ingesteld. Dus trok ik met een logische plan van aanpak op pad. Maar met logica alleen omzeil je een ingeburgerde bedrijfscultuur of weerstand tegen vernieuwing niet. Daarom besloot ik deel te nemen aan het bootcamp van Groeilabz."
Nieuwe bril zorgt voor inzichten
Binnen Groeilabz leerde Lars vanuit een ander perspectief naar de dingen kijken. "De bootcamp volgt de planmatige aanpak van een normaal verloop", geeft Lars mee. " Het zijn best simpele insteken, maar je ziet ze als leidinggevende toch vaak over het hoofd. Hoe open je bijvoorbeeld een vergadering? Zo is het aangewezen om bij het begin van een meeting een check-in te doen, in plaats van meteen met de deur in huis te vallen. Als je vraagt aan de deelnemers hoe ze zich voelen, voel je al meteen hoe ze tegenover het onderwerp staan. Tegelijk moest ik mezelf er ook overheen zetten om te vragen welke 'kleur' iemand op die dag is. Maar ik was snel overtuigd toen ik het effect in de praktijk heb ervaren.”
Stevige basis voor extra betrokkenheid
Daarnaast reikte Groeilabz Lars tools en templates aan die helpen om in je project rekening te houden met verschillende stakeholders: “De bootcamp gaf me een meta-perspectief om de zaken anders te benaderen. Op basis van bijvoorbeeld een stakeholderanalyse kan je meerdere aspecten meegeven over de beste manier om te communiceren met iedereen die in het veranderingstraject betrokken is. Zo krijg je iedereen veel sneller mee in het verhaal. Daarbij is het cruciaal om de 'waarom-vraag' zo helder mogelijk te formuleren in functie van de betrokkenen. Neem bijvoorbeeld de digitale werkinstructies. Teamcoaches stellen zich terecht de vraag waarom het anders moet. De digitale werkinstructies maken het echter mogelijk om de almaar uitdagendere klantenvragen op te splitsen in kleinere onderdelen. Zo help je om een complexe taak tot een goed einde brengen. Vroeger riep zo’n verandering meteen weerstand op. Maar omdat mensen nu hun gevoel kunnen uiten in een informeel gesprek, is het gemakkelijker om de horde naar verandering te nemen. Maar tegelijk leer je ook om stil te staan bij je eigen rol als verantwoordelijke in het veranderingsproces. Waarbij je leert inschatten wat de verandering doet met de groep en met jou als leidinggevende."
De machtsdriehoek
Toen Lars stilstond bij zijn eigen rol, was dat best confronterend: "We kregen de vraag om onszelf in de machtsdriehoek te plaatsen. Dat is een systeem om zicht te krijgen op je sterktes en je valkuilen. Daarin heb je de vervolger (strijder), de redder (almacht) en het slachtoffer (klager). Als je te ver gaat in één van die uitersten, is dat nefast voor je veranderingstraject. Ik schoot veel te ver door in de rol van redder. Daarbij wil je iedereen helpen … waardoor je alles als een probleem ziet. Als mensen iets zeggen, denk ik meteen 'Hoe ga ik dat probleem oplossen?'Maar dat hoeft niet. Soms volstaat het om die mensen erkenning te geven voor hun gevoel in die verandering."
