“Zullen we het eens aan ChatGPT vragen?”, als er bij ACTA discussie ontstaat in de klas grijpen meer en meer docenten sporadisch naar toegankelijke AI-taalmodellen. Niet alleen daar, werknemers in alle sectoren en functies rekenen te pas en te onpas op artificiële intelligentie. “Maar om er het meeste uit te halen en fout gebruik te vermijden, moet je het systematisch verankeren in je organisatie”, vindt Annick Gemis, directeur bij ACTA vzw. “En moet je heel helder communiceren wat wél en niet kan.”

Bij ACTA geloven ze alvast sterk in de voordelen van AI. “Op een goede, gestroomlijnde manier toegepast, valt er veel tijds- en efficiëntiewinst te boeken met AI. Zowel in de interne organisatie als in de lessen, in ons geval. Al moeten we natuurlijk wel kritisch blijven”, zegt HR-verantwoordelijke Liesbeth Schelfout.

Kickstart

Maar hoe doe je dat? Hoe zet je als organisatie nu een gedegen, gedragen AI-beleid op poten? ACTA besloot aan te kloppen bij Groeilabz en volgde het groeilab Efficiënter werken met generatieve AI.

“Dat was echt de kickstart van ons AI-beleid”, blikt Annick terug. “We wilden ons beleid stoelen op de professionele kennis van experts en dat hebben we gevonden bij Groeilabz. Je merkte dat de docent, Johan Desseyn, vanuit een wetenschappelijk kader vertrok, maar hij doorspekte de theorie ook met interessante, praktische toepassingen. Het was geen fancy praatjescarrousel, Johan richtte alles heel erg op de werkcontext en de voorbeelden waren echt afgestemd op onze sector. Dat vonden we heel belangrijk. Johan heeft AI ook niet zomaar staan ophemelen. Hij heeft verschillende valkuilen geduid en tips gegeven om die te vermijden.”

“Om het draagvlak binnen onze organisatie van bij het begin zo breed mogelijk te maken, hebben we bovendien met z’n vieren deelgenomen”, vult Liesbeth aan. “Annick, ikzelf en twee lesgevers vanuit verschillende vakgebieden, in twee verschillende groeilabs om zo veel mogelijk input te verzamelen. Zo konden we werken aan een solide basis, een breed fundament.”

Wat is een groeilab?

Een groeilab is een interactief traject waarbij je in 3 halve dagen opleiding en 4u individuele coaching, jouw impactproject alle slaagkansen geeft die het verdient. De professionele begeleiding op maat geeft jou een extra duw in de rug om effectieve resultaten op te leveren in jouw sociale onderneming.

Een op de drie werknemers betrokken

Cursusdag één was in dit groeilab een volledige dag theorie. Op de halve terugkomdag staken de deelnemers de handen uit de mouwen en leerden ze prompts schrijven, specifiek toegepast op cases die ze uit hun eigen organisatiecontext naar voren schoven. Maar waar ACTA het meest profijt uit haalde was de halve dag begeleiding op maat die ook deel uitmaakt van het groeilab. Omdat wij met ACTA gelijktijdig deelnamen aan 2 groeilabs hadden we hierdoor recht op twee halve dagen, ofwel een volledige dag coaching op maat rond generatieve AI.

“We hebben die gebruikt om intern een zo breed mogelijke brainstorm te organiseren, met alle medewerkers die wilden deelnemen onder begeleiding van Groeilabz-docent Johan. Op die manier konden we ongeveer een op de drie werknemers betrekken bij de opstart van ons AI-beleid. We hebben een heel aantal lesgevers die uit de praktijk komen, en die zien de link met AI niet zo snel. Dus op die manier proberen we toch iedereen mee in dat bad te trekken”, vertelt Annick.

“We vertrokken vanuit de vraag ‘wat zou ACTA kunnen verbeteren met AI?’ Zo konden we het thema vanuit verschillende invalshoeken benaderen, gingen we bottom-up te werk en registreerden we de bezorgdheden. Dankzij de expertise van Johan kreeg iedereen ook meteen inzicht in de mogelijke meerwaarde voor de eigen situatie. Het was een heel positieve ervaring. Achteraf merkte je dat er echt goesting was om verder met AI aan de slag te gaan.”

Interne werkgroep AI

En dat deden ze dan ook. Parallel aan de opleiding startte ACTA een interne werkgroep rond AI op. “Oké, iedereen heeft de opleiding gevolgd en inzichten vergaard, nu gaan we rond de tafel zitten en mogelijke toepassingen voor ACTA vooropstellen. We vonden het belangrijk om te beginnen met laaghangend fruit, zodat we meteen laagdrempelig in actie konden schieten en ervaring opdoen.”

Een eerste test

Dat fruit onderaan de boom nam de vorm aan van infofiches. De werkgroep van ACTA liet AI los op de infofiches van cursussen die ze aanbieden op hun website.

“Telkens de opleidingsinhoud evolueert, moeten de infofiches aangepast worden, maar vaak is dat een werkje dat er achteraf nog even bij komt. ‘Ah juist, we moeten dat ook nog eens aanpassen op de website.’ Na een tijdje komen je infofiche en je cursusmateriaal niet meer overeen. Dus hebben we nu – met de werkgroep – enkele prompts opgesteld en tests gedaan met de gratis versie van zowel ChatGPT als Gemini om die infofiches op basis van een template te laten herschrijven.”

“Het resultaat? Zeker niet perfect. AI gaf soms veel waarde aan wat eigenlijk maar een detail in de opleiding is. Of nam zelf het initiatief om splitsingen te maken in cursusonderdelen of er timings op te plakken, die niet relevant waren. De fiches moeten dus toch nog bijgestuurd worden, maar de aanzet is gegeven. Dit najaar gaan we met alle betrokken lesgevers de oefening maken om de prompts te verbeteren. Zo blijft iedereen ermee bezig.”

Eerste fase: overtuigen

Het is nog maar een klein experimentje. Op termijn wil ACTA de mogelijke toepassingen van AI verder verkennen, maar in deze eerste fase is het vooral zaak om iedereen binnen de organisatie te overtuigen van het potentieel.

“We waren er toch van verbaasd om te zien hoeveel mensen in ons vakgebied – de procesindustrie, technische jobs – niet vertrouwd waren met AI. Daarbij heb ik het over zowel docenten, arbeidskrachten als scholieren. Ook op dat vlak is het traject een waardevolle les gebleken. We zien het nu als een deel van onze missie om mensen er een positief-kritische houding over bij te brengen. Met kleine succesjes kunnen we ze hopelijk meenemen in het verhaal”, zegt Liesbeth.

Annick besluit: “Ik geloof niet dat er bij ons jobs bedreigd zullen worden door AI. Integendeel. Het zal net eens zo belangrijk zijn om je job door en door te kennen alvorens je AI kan inzetten als tool. We willen AI vooral gebruiken als instrument om de werklast te verlagen, om repetitieve taken over te nemen. Ik zie dan een piste ontstaan waarbij jobs net interessanter worden. Als je de helft van je tijd routinewerk uitvoert en je kan dat reduceren tot een kwart, waarom zou je dat niet doen? Volgens mij kan het jobs alleen maar interessanter maken.”