Een goed onthaalbeleid helpt nieuwe medewerkers zich snel thuis te voelen in de organisatie. Met de vijf C’s - compliance, clarification, culture, connection en check back - maak je dit proces bevattelijk.
Maar wat houdt elke C juist in? En welke praktische tools kan je hieraan koppelen? HRwijs geeft je een overzicht.
De 5 C’s voor een succesvol onthaalbeleid
1. Compliance: heldere regels en procedures
Begin met de basis: uitleg van de regels en procedures binnen de organisatie. Dit omvat onder andere ziektemeldingen, verlof, veiligheid en vertrouwelijkheid.
Praktisch: bied deze basisinformatie aan via een toegankelijke onthaalbrochure of online platform, zoals intranet of SharePoint. Zo kunnen nieuwe medewerkers eenvoudig de belangrijkste regels en het organisatiebeleid raadplegen.
2. Clarification: wat zijn de verwachtingen?
Zorg dat je snel genoeg helderheid schept over de rol van de nieuwe medewerker. Wat verwacht je van de nieuwe medewerker? En wat kan de persoon van de organisatie verwachten? Denk aan een duidelijke functiebeschrijving en competentieprofiel, een opdrachtbeschrijving, informatie over goedgekeurde projecten, …
Praktisch:
- voorzie nieuwe medewerkers van een heldere functiebeschrijving, projectomschrijving en competentieprofiel, zodat zij een goed beeld krijgen van hun rol, taken en verantwoordelijkheden. Dit helpt hen gericht te starten.
- stel daarnaast een gestructureerd inwerk- of inscholingsplan op. Dit doe je samen met collega’s en eventueel een afdelingshoofd. Het plan begeleidt de medewerker stapsgewijs naar zelfstandigheid.
3. Culture: onderdompelen in de cultuur
Laat nieuwe medewerkers kennismaken met de missie, visie en waarden van de organisatie en maak hen vertrouwd met de dagelijkse organisatiecultuur. Uiteraard moeten je dan zelf weten wat de interne cultuur is. En probeer deze goed te verwoorden of zichtbaar te maken. Maar uiteraard ervaart de nieuwe medewerker dit ook al snel: beginnen de vergaderingen op tijd, komen mensen hun afspraken na, hoe praten collega’s over elkaar,…?.
Praktisch:
- stel beleidsdocumenten gedoseerd beschikbaar via een onthaalmap, eventueel met verwerkingsopdrachten, zodat de nieuwe medewerker de informatie geleidelijk kan verwerken.
- hebben jullie een creatieve werkomgeving? Voeg introductievideo’s, inspirerende boeken of andere elementen toe die de sfeer en waarden weerspiegelen.
- plan daarnaast momenten in voor vragen en toelichting. Zo worden cultuur en kernwaarden al vanaf het begin tastbaar. Wat valt de nieuwe medewerker op in de organisatie? Je leert als organisatie ook heel veel van nieuwe mensen!
4. Connection: werken doe je samen
Ondersteun je nieuwe medewerker bij het opbouwen van relaties met collega’s en informatienetwerken. Iedereen wil immers deel (kunnen) uitmaken van een eigen team, de hele organisatie en het netwerk van de organisatie.
Beperk best wel het aantal aanspreekpunten voor praktische en organisatiegebonden zaken; zet daarentegen in op veel inhoudelijke contacten met collega’s of partners met wie samenwerking belangrijk is.
Praktisch: benoem een mentor of peter/meter die de nieuwe medewerker begeleidt. Zorg ook hier dat de verwachtingen en verantwoordelijkheden voor zowel de mentor als de medewerker duidelijk zijn. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor een vlotte integratie.
5. Check back: volg actief op
Volg de inwerking van de nieuwe medewerker actief op en vraag regelmatig feedback. Bouw deze opvolging in op vaste momenten, bijvoorbeeld na 1 week, 3 weken, 6 weken en 3 maanden, zodat de medewerker zich ondersteund voelt en het onthaalproces verbeterd kan worden.
Ons advies?
Tot slot nog een aantal tips voor goed doordacht onthaalbeleid:
- Nieuwe medewerkers krijgen op korte tijd heel veel nieuwe informatie. Je faseert dit best, in minstens 5 stappen.
Praktisch: een onthaalchecklist kan hier nuttig zijn. Daarin neem je alle zaken op die je tijdens het onthaal wil meegeven. Je rangschikt ze chronologisch - eerste dag, eerste week, eerste maand - en duidt aan wie waarvoor verantwoordelijk is.
- Pas je taalgebruik aan: stem je communicatie af op je doelgroep en gebruik duidelijke taal. Visuele ondersteuning, zoals pictogrammen of filmpjes, maakt informatie toegankelijker.
- Houd het beknopt en up-to-date: Net als andere processen in de organisatie, vraagt een onthaalbeleid om regelmatige updates. Zorg ervoor dat alle informatie goed aansluit bij de praktijk.
Zo help je nieuwe medewerkers om zich snel thuis te voelen en hun rol effectief op te pakken binnen je organisatie.
Ontdek hier de HRwijs-voorbeeldtools voor een goed onthaalbeleid