Het begrip ‘data’ is tegenwoordig overal te vinden, ook in HR. Ook van social profit ondernemingen wordt meer en meer gevraagd om beleid en beslissingen te onderbouwen met objectieve data. En of dat een boeiend thema is!
Natuurlijk zijn grote organisaties hier volop mee aan de slag, maar deze blog is vooral gericht naar wie nog niet of maar beperkt bezig is met HR-data. HR-data: wat is het, welke soorten data bestaan en 5 praktische tips om van start te gaan.
Wat zegt onderzoek?
We leven en werken in een tijdperk van onbeperkte mogelijkheden met data, en ook HR ontsnapt hier niet aan. Verrassend genoeg lijkt HR het terrein waar analytics en big data nog niet wijdverspreid is.
Volgens een enquête uit 2022 van SD Worx en Ivox analyseert slechts 52% van de Belgische bedrijven momenteel HR-gegevens. De meeste inzichten halen ze uit verzuimcijfers, gewerkte tijd en personeelsgegevens. Bovendien gebruikt slechts 4 op de 10 Belgische bedrijven HR-gegevens voor besluitvorming. Het goede nieuws: er is zeker ruimte voor verbetering.
Soorten data in HR
Op HR-diensten beschikken we over een overvloed aan data: gegevens in het loonprogramma, in diverse HR-software die opleidingen en sollicitaties bijhoudt, data in excels, in (hopelijk digitale) personeelsdossiers,.... Echter, deze gegevens zijn vaak verspreid over verschillende systemen, afdelingen, of zelfs bij verschillende mensen. Dit maakt het leggen van verbanden tot een heuse uitdaging, wat directe invloed heeft op de beperkte mogelijkheden voor rapportage.
De data die je gebruikt om iets te meten worden ook wel de ‘metrics’ genoemd’. HR-data/metrics zijn in theorie onder te verdelen in vier categorieën (Boudreau & Ranstad, 2007):
1. Kengetallen
Kengetallen zijn getallen die in cijfers uit te drukken kenmerken van het personeel in een geconcentreerde of anders gezegd compacte vorm weergeven. Bijvoorbeeld het ziekteverzuimpercentage, instroompercentage, uitstroompercentage,…
Kengetallen worden vaak in één adem genoemd met stuurgetallen, maar het gaat wel om iets anders:
- Kengetallen worden gebruikt als instrument om de huidige situatie in kaart te brengen.
- Stuurgetallen worden gebruikt om bij te sturen naar de gewenste situatie.
2. Benchmarks
Benchmarking kan worden gedefinieerd als het vergelijken van ken- en stuurgetallen met die van andere afdelingen (intern) of andere organisaties (extern) als basis voor besluitvorming en gerichte verbetering.
3. Scorecards
De Balance Scorecard (BSC) is een instrument voor het vertalen van de strategie van de organisatie naar acties. Met de BSC worden via vier perspectieven de resultaten van een organisatie bijgehouden: financieel-, klant-, intern- en innovatie perspectief. Voor elk terrein worden de KPI of kritische succesfactoren bepaald zodat er resultaatsgericht gestuurd kan worden.
4. Surveys
Sommige informatie is niet direct af te leiden uit de personeelsinformatiesystemen, bijvoorbeeld zoals de medewerkerstevredenheid of de reden dat medewerkers de organisatie verlaten. Deze informatie kan verzameld worden aan de hand van medewerkers een survey te laten invullen of door bijvoorbeeld een exit-interview te houden.
Van welke metrics maakt HR gebruik in realiteit?
Bron: HR Trendonderzoek 2017-2018 van Performa en Berenschot
Metrics vs. Analytics
Zodra je de ‘metrics’ onder de knie hebt, begint het echte analytics-avontuur. Metrics gaan over meten, monitoren en sturen waar je jouw organisatie naartoe wilt leiden. Analytics tilt het naar een hoger niveau, waarbij data-gedreven ontwikkelingen worden vertaald naar toekomstige strategieën.
“HR analytics is een evidence-based benadering om de individuele en de bedrijfsprestaties te verbeteren door betere besluitvorming vanuit de menselijke kant van het bedrijf.”
(F. Piersma, A. Streppel - 2019)
Waar te beginnen? Vijf praktische tips
Van de theoretische inzichten snel naar de praktijk. Als jij in je eigen organisatie (meer) aan de slag wil met HR-data, dan geven we je alvast deze 5 praktische tips mee:
- Begin met het ‘laaghangende fruit’: welke gegevens heb je al? Maak een lijst, brainstorm en ontdek wat ontbreekt.
- De employee journey als basis: de employee journey is een erg praktisch en visueel model om te gebruiken, ook om te koppelen aan HR-data. Inventariseer welke data je per halte al hebt en welke data je zou willen. Wil je meten rond instroom, doorstroom, of uitstroom?
Bron: SimpelWeg HR - De Employee Journey in de praktijk - Begin 'klein': zoom in op een concreet en prioritair probleem in je organisatie. Verzuim is een goed voorbeeld. Verminderd verzuim brengt meteen op voor de organisatie. Het is een relevant onderwerp met vaak al heel wat beschikbare data.
- Stap voor Stap: methodisch is de beste aanpak. Herformuleer het concreet en prioritair probleem als een vraag, formuleer subvragen, kies het type analyse en identificeer benodigde gegevens.
- Ontkracht die mythes: identificeer HR-mythes in jouw organisatie. Zijn oudere werknemers altijd ziek? Maken leidinggevenden echt het verschil? Gebruik je data om deze mythes te ontkrachten of te bevestigen.
Klaar om verrast te worden? Duik dan in het avontuur van HR-data. Succes!