Wordt er tijdens vergaderingen veel gepraat en weinig beslist? Geeft iedereen zijn mening, ook al is het niet meteen duidelijk waarom? En verwatert elk idee daarna tot een grauw compromis? Dan is het tijd om iets anders te proberen.
Dit is een gastbijdrage van Tom Iterbeke van Tweetakt, één van de experten in ons expertennetwerk. Tweetakt organiseert regelmatig opleidingen in open aanbod of inhouse over vergaderen efficiënt en boeiend houden.
Wil je minder geblaat en meer wol? Doe dan beroep op deze drie tips:
1. Sneller vergaderen? Werk met de adviesmethode
Spreek af dat iedereen elke beslissing kan nemen die bij zijn of haar verantwoordelijkheid past. Alvorens dat te doen, moet er wel advies gevraagd worden aan alle betrokken partijen en aan iedereen die relevante expertise heeft. Dat betekent niet dat al dat advies ook moet worden gevolgd. Wel dat het au sérieux wordt genomen in het nemen van elke beslissing.
2. Sneller beslissen? Vraag enkel naar principiële bezwaren
Wordt iets ter goedkeuring voorgelegd? Vraag dan niet: 'En, wat denken jullie?'. Want iedereen denkt overal wel iets van. En voor je het weet, ga je terug naar af. Stel wel de vraag: 'heeft iemand principiële bezwaren?' Nee? Goed zo. Voorstel aanvaard, op naar het volgende agendapunt.
3. Sneller resultaat? Evacueer conflicten en discussies uit de vergadering
Een discussie of conflict over een bepaald onderwerp? Geef wie betrokken is de opdracht om dat buiten de vergadering te bespreken en met een voorstel te komen. Zo vermijd je een volkstribunaal waar iedereen partij kiest. En leren collega's samen en constructief conflicten oplossen.