Je enkel focussen op het grootse plan dat een hele onderneming in een trek op de hoogte brengt in combinatie met eenrichtingscommunicatie is geen goed idee. Zo stelt Erik Van der Spek van het Bureau voor ondernemingscommunicatie in zijn artikel over crisiscommunicatie. De visie die hij voor ogen houdt, is dat betrokken en gemotiveerde medewerkers goud waard zijn voor je onderneming. Tweezijdige communicatie kan daar bij helpen, want zo kom je meer te weten wanneer je op wie en waarvoor kan rekenen.

Zorg dat je draagvlak hebt

Enkele tips op een rij:

• Communiceer tijdig naar de medewerkers! Bedenk waar ze zeker nood aan hebben. Uiteraard zullen ze ook onderling over het nieuws praten. Dat hoeft niet per se slecht te zijn. Integendeel. Het kan zelfs bevorderlijk zijn, maar laat je voelsprieten hun werk doen.
• Ga zelf communiceren vóór externen het voor je ‘uitzoeken’. De pers en sociale media zijn daar een voorbeeld van.
• Toon empathie, wees transparant en helder. Doe je dat niet, dan krijg je onvrede, kritiek en zelfs tegenstand.
• Loop rond en toets je ideeën af. Je kan gebruik maken van nuttige voorstellen en informatie die je onderweg tegenkomt.
• Communiceer altijd. ‘Geen commentaar’ is geen optie in crisissituaties! Bedenk je wel door het jaar heen dat kanalen niet overmatig gebruikt worden. Een overvloed aan eerder onnuttige informatie zorgt ervoor dat een kanaal niet meer opgevolgd wordt. Het kan zijn doel dus gaan missen.
• Verhalen vanaf de werkvloer laten de boodschap beter landen dan instructies van bovenaf. Uitleggen werkt immers beter dan meedelen.
• Koppel je communicatie aan de werking en de missie en visie van de onderneming.

Vooruitziende blik

Voor nieuwe situaties zijn er vaak nieuwe vaardigheden nodig. Aangezien mensen eveneens leren uit ervaringen, is het goed om te oefenen in efficiëntie. Bereid je dus voor op onvoorziene omstandigheden en test je aanpak uit alvorens zich crisissen voordoen.

De kanalen

• Gebruik zeker de communicatielijnen en kanalen waarop je altijd beroep doet. Stakeholders, waaronder dus medewerkers, zijn die gewoon. Een extra kanaal ter ondersteuning mag eventueel.
• Zorg ervoor dat de communicatielijnen voldoende kort zijn. In sommige (vaker grotere) ondernemingen kan bv. een communicatieapp zijn nut hebben.
• Maak mensen met een korte boodschap wakker. Trek zo hun nieuwsgierigheid naar kanalen waar je informatie of diepgaande boodschappen kan bundelen.
• Een intern platform kan ook zijn dienst bewijzen. Omdat mensen sowieso toch contact leggen met elkaar, kan onderlinge communicatie de situatie bevorderen. Als je zorgt dat je zelf betrokken blijft, kan je op eventuele strubbelingen (die je anders misschien niet te weten zou komen) snel inspelen.
• Een FAQ (frequently asked questions) met heldere antwoorden is ook een optie. Je kan die opstellen op basis van de vragen die vaak tot jou of andere communicatoren komen. Wie weet is het nog handig voor in de toekomst.
  Maar… vergeet geen medewerkers die in hun job weinig of geen computertaken hebben.
• Organiseer bijeenkomsten op geregelde tijdstippen en doe dat doordacht.
  Uiteraard is best eerst de directie op de hoogte, maar niet te lang wachten met communicatie aan (andere) leidinggevende(n). Voor kleine ondernemingen is één woordvoerder voldoende.

Wie in je communicatie te betrekken?

Uiteraard ga je minstens degenen die steeds instaan voor de communicatie eerst betrekken. Dat geldt dus zeker ook voor de leidinggevenden. Ga met hen in interactie, want hun positie is van groot belang. Maak de doelstelling van de communicatie voor hen zeer concreet.

Verdeel je doelgroep deelgroepen. Soms is het nuttig van medewerkers op te splitsen op basis van afdeling, kennisniveau, de belangen en hun eventuele weerstanden. In de ene afdeling zijn ze misschien eerder gewoon van mondeling te communiceren dan digitaal? Maak dan zeker ook gebruik van dat gegeven.

Warme toevoeging

Bijkomend lazen we in onderzoek van Hira Kanwal en Greet Van Hoye van UGent "dat werkgevers die de nadruk leggen op warmte en medeleven als antwoord op de (COVID-19-)crisis het meest aantrekkelijk werden gevonden. Sollicitanten beschouwden dergelijke organisaties als werknemersvriendelijke en betrouwbare plaatsen om te werken. Tijdens crises zoals de COVID-19 pandemie is het dus nuttig de communicatie van de organisatie (bijvoorbeeld op je website, in rekruteringscommunicatie, in persberichten) op een warme en ondersteunende manier te ontwikkelen."

Zelf een communicatieplan opstellen? Maak er echt werk met de hulp van een Groeilabz-bootcamp