Je goed voorbereiden en structuur aanbrengen in het gesprek, helpen om de boodschap duidelijk te brengen.

Doelstelling?

De medewerker die ontslagen wordt, weet ondubbelzinnig dat de arbeidsovereenkomst beëindigd wordt. Hij/zij kent de redenen voor het ontslag en weet wat hem te wachten staat (ontslagtermijn, ontslagvergoeding, eventueel outplacement...).

Wie?

De meest aangewezen persoon om een ontslaggesprek te voeren is de leidinggevende of de coördinator/directeur. Als er een HR-medewerker in de organisatie is, kan hij of zij het gesprek opnemen. Het voordeel is dat deze persoon vaak minder betrokken is bij het ontslag en mogelijk opgeleid is om dit soort gesprekken te voeren.  

Hoe pak je het aan?

Volgende stappen kan je in het gesprek aan bod laten komen.

Stap 1: deel de beslissing mee

Val met de deur in huis: deel het nieuws van het ontslag kort en duidelijk mee. Het voornaamste doel van dit gesprek is er immers voor zorgen dat de werknemer beseft en begrijpt dat er beslist werd om de arbeidsovereenkomst stop te zetten.

Ga je in deze fase niet verontschuldigen en laat ook geen ruimte voor twijfel omtrent de beslissing. Durf een korte stilte te laten zodat de ander even tijd krijgt om de boodschap te verwerken. 

stap 2: maak ruimte voor emoties en vragen

Vang de medewerker op met zijn boosheid of verdriet. Wees ontvankelijk voor reacties en geef een gepast antwoord op vragen als die er zijn. Ga echter niet in discussie en probeer je eigen emoties onder controle te houden.

Stap 3: geef de redenen voor het ontslag mee

Niet alleen hebben mensen er behoefte aan om te weten waarom de organisatie deze beslissing neemt, het ontslag motiveren is ook een wettelijke verplichting sinds 1 januari 2014.

Je kan verwijzen naar eerdere gesprekken. Als er jobs verdwijnen omwille van een sanering, fusie of om andere redenen, leg dan uit waarom precies deze job verdwijnt. Zorg dat je deze argumenten goed hebt voorbereid, breng ze helder en laat ruimte voor vragen. Maar ga ook hier niet in discussie.

Stap 4: geef informatie over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst

Wanneer gaat de opzeggingstermijn in, hoe lang duurt hij en welke opzegvergoeding kan de medewerker verwachten? Zet zoveel mogelijk zaken vooraf op papier en leg ze schriftelijk voor aan de medewerker. 

Denk ook aan praktische afspraken als hoe en wanneer de arbeidsbetrekking precies beëindigd wordt en de laatste werkdag valt, en aan wie bepaalde zaken die eigendom zijn van de organisatie teruggegeven moeten worden.

Indien de medewerker in aanmerking komt voor outplacementbegeleiding, vermeld dan wanneer en hoe de outplacementprocedure aanvangt. Geef wat uitleg over de diensten die het outplacementbedrijf dat de organisatie inschakelt, levert en over het verloop van deze procedure.