“Willen ons ontpoppen tot digitale pionier in het jeugdwerk.”
JES was jarenlang een voorloper binnen de social profit op vlak van digitalisering. Door de snelle groei geraakte het thema de jongste jaren echter wat ondergesneeuwd. Maar Els Van Effelterre en Inge Van Brabant namen een tijd geleden het heft terug in handen: sindsdien timmeren ze aan een nieuwe vernieuwingsgolf, die moet uitmonden in een toonaangevend digitaal systeem. Waarmee er meer tijd vrijkomt voor de JES-core, het jeugdwerk.
JES geeft kinderen en jongeren in Antwerpen, Brussel en Gent extra kansen. Daarvoor bieden ze specifieke ondersteuning op het vlak van vrije tijd, onderwijs, werk, opleiding en welzijn. Bijvoorbeeld om leerlingen die het in de klas moeilijk hebben, toch aan een diploma te helpen. Of om de jongerenwerkloosheid aan te pakken door de kloof tussen nieuwe werkzoekenden en beschikbare jobs te helpen overbruggen. Daarin speelt de positieve kijk op stedelijkheid een hoofdrol. Want als jongeren zich thuis voelen in de stad, kunnen ze individueel en in groep groeien.
Groei remt digitalisering af
Tot 10 jaar geleden was JES een digitale pionier binnen de social profit. “Onze aanpak is zo specifiek dat je de gevoeligheden amper uitgelegd krijgt aan een externe ontwikkelaar. Je moet zelf met je voeten in de praktijk staan om iets te maken dat alle medewerkers willen gebruiken. Daarom ontwikkelden we verschillende tools en oplossingen zelf”, zo blikt algemeen directeur Els Van Effelterre terug.
De jongste jaren maakte de organisatie echter een explosieve groei door: JES telt intussen 120 medewerkers - verdeeld over Brussel, Gent en Antwerpen. Daardoor geraakte de digitalisering op het achterplan. “We hebben intussen heel wat uiteenlopende medewerkersprofielen in huis. En binnen dat team bestaat er nogal wat terughoudendheid tegenover een teveel aan digitalisering”, vertelt Els. “Bij de collega’s op de administratie lukt dat nog wel. Maar onze straathoekwerkers bijvoorbeeld, die zweren bij face-to-face-communicatie.”
Werf opdelen en gefaseerd aanpakken
Els en Inge zijn echter vastbesloten om de vernieuwingsgolf nieuw leven in te blazen. “We willen in de toekomst opnieuw verrassen met slim gevonden oplossingen, waarmee zoveel mogelijk verschillende mensen kunnen en willen werken”, legt Inge Van Brabant (directeur zakelijk beleid) uit. Daarom hebben we in eerste instantie onze digitalisering in kaart gebracht. Daarbij gebruiken we het beeld van een werf met tientallen deelprojecten. Die pakken we gefaseerd aan, om tegen volgend jaar een totaaloplossing klaar te hebben.”
Potentieel onderzoeken
Elke verandering zorgt voor weerstand. Daarom werden de technische collega’s zo vroeg mogelijk betrokken, verklapt Inge: “Een 15-koppige werkgroep bakent af wat onze interne werking zou bevorderen. Dat gaat van een koppeling tussen agenda’s tot documenten bereikbaar maken en een geïntegreerde aanpak voor groeitrajecten.”
Zodra de uitwerking van specifieke onderdelen aan de orde is, haalt JES ervaringsdeskundigen aan boord. “Uiteindelijk gaan 45 collega’s actief betrokken zijn. Om in al die fases en deelprojecten het overzicht te bewaren, hebben we een cockpit met drie coördinatoren. Zij verzorgen de interne communicatie, zodat het draagvlak zo breed mogelijk. Als alles klaar is, willen we onderzoeken of onze oplossing ook in andere organisaties kan aarden. Als we iets kunnen ontwikkelen waarvan we weten dat het bij JES werkt, willen we onze kennis en ervaringen daarover met partners uit de social profit delen. Op die manier versterken we elkaar. Daarbij is het handig mochten ze de bootcamp digitalisering ook gevolgd hebben. Want dan spreek je dezelfde taal”, klinkt het bij Els.
Bootcamp daagt je uit
Om die ambitie waar te maken, volgden Els en Inge samen de bootcamp over digitalisering van Groeilabz. “De interactieve aanpak van de begeleiders werkt motiverend”, vindt Inge. “Ze wisselden voortdurend tussen leerstijlen, waardoor het traject aantrekkelijk en uitdagend bleef. Tegelijk krijg je deadlines die je verplichten om concrete stappen te zetten. Want je wil tijdens je presentatiemoment uiteraard je begeleiders en collega-deelnemers aangenaam verrassen. Op die manier kregen we onze digitalisering snel op kruissnelheid. Als je dat combineert met de gebruiksklare input en feedback weet je meteen waarom dit bootcamp zo een aanrader is.”
