Zes tips om van formele gesprekken een succes te maken.
1. Zorg voor een uitnodigende sfeer
Wat het specifieke doel van het gesprek ook is, een overkoepelend doel is altijd dat de organisatie er beter van wordt. Houd dit steeds in het achterhoofd. Een uitnodigende sfeer creëer je ondermeer door een open lichaamshouding, oprechte interesse, het herhalen van de doelen van het gesprek en een onvoorwaardelijk respect voor de persoon, ongeacht zijn of haar gedrag.
2. Houd het professioneel
Plan het gesprek samen in en probeer je aan de afspraak te houden. Wees niet te familiair tijdens formele gesprekken en spreek liever niet af op café of restaurant.
3. Doe aan LSD
Als leidinggevende kan je een medewerker stimuleren in een gesprek door aandachtig te Luisteren, Samen te vatten en Door te vragen (= LSD principe). Zo weet je zeker dat je elkaar goed begrijpt en kan je extra informatie bekomen.
4. Stel zoveel mogelijk open vragen
Open vragen zijn vragen die beginnen met 'Wat, Hoe, Wanneer, Waarom,…' en de medewerker de ruimte laten voor zijn of haar invulling. De ander voelt zich serieus genomen en zal eerder de neiging hebben om meer informatie of zijn/haar mening te geven. Nadeel is dat het gesprek wel wat langer kan duren.
5. Spreek niet over of voor anderen, tenzij je daar een mandaat voor hebt
Het is een valkuil om in naam van anderen meningen te uiten. Als je merkt dat de medewerker dit doet, breng hem of haar dan vriendelijk maar beslist weer bij de les: ‘Dit gesprek gaat over jou en mij en hoe wij de organisatie verder kunnen helpen.’
6. Maak afspraken op het einde van het gesprek en leg die vast
Of het nu gaat om een evaluatie-, functionerings- of verzuimgesprek, de doelstelling is om iets in beweging te brengen bij de medewerker en/of in de organisatie. Maak hierover concrete afspraken, die bij voorkeur SMART zijn. Leg ze in overleg schriftelijk vast. Julie kunnen hier samen naar teruggrijpen voor de opvolging.