Bij de Oost-Vlaamse zorgorganisatie Fiola laten ze minder subsidiemogelijkheden onbenut sinds ze een Groeilabz-bootcamp subsidiemanagement bijwoonden. Maar de sleutel zit ook in een betere selectie van de oproepen, zegt subsidiemedewerker Anneleen Boon.
Anneleen Boon heeft veel verschillende hoeden op bij Fiola vzw, een Oost-Vlaamse zorgorganisatie die ondersteuning biedt voor personen met een (vermoeden van) beperking en hun netwerk. Ze is coördinator jeugdwerk, beleidsmedewerker vrijwilligers, én houdt zich ook bezig met de externe financiering van de organisatie en haar projecten.
“Net als in veel andere organisaties in onze sector is er geen ruimte om een team op subsidieaanvragen te zetten”, zegt Boon. “Dat sprak vooral mensen aan die er de tijd voor namen of er ‘goesting’ in hadden. Soms had ik bepaalde subsidieoproepen ook liever niet gezien: wanneer het al heel druk is bijvoorbeeld, en er op het dossier een deadline van slechts een paar weken staat. Hoewel de neiging soms bestaat om het terzijde te schuiven, is dat natuurlijk geen optie. Het is essentieel om tijd en ruimte vrij te maken om het aan te pakken, naast de dagelijkse werkzaamheden.”
Opstap
De belangrijkste inkomstenbron voor Fiola vzw is een structurele financiering van het VAPH (Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap). Maar daarbovenop zetten ze ook in op externe financiering en zijn ze heel actief bezig met subsidieaanvragen. Die projectfinancieringen dienen in de eerste plaats om te innoveren en experimenteren, maar vaak komt dat uiteindelijk ook het dagelijkse werk ten goede.
“Subsidies zijn niet onze hoofdbron van financiering, maar met 260 medewerkers zijn we een grote organisatie die heel wat verschillende diensten levert”, zegt Boon. “De afgelopen vier à vijf jaar is het dus stilaan belangrijker geworden om ook andere financieringsbronnen aan te spreken: voor een stuk omdat er geen uitbreidingsmiddelen meer komen vanuit VAPH, maar ook omdat we ons op nieuwe domeinen beginnen te richten die we dan met andere middelen moeten financieren. Jeugdwerk bijvoorbeeld, wat relatief nieuw is in onze organisatie. Daar hebben we nu structurele middelen voor bovenlokaal jeugdwerk, maar we zijn op dat domein begonnen door eerst een jaar of drie met experimentele projecten te werken, die dan met subsidies werden gefinancierd. Soms betekent die subsidiefinanciering, die eerst op kleinere projecten is gericht, ook een opstap naar structureler werk.”
Tools aangereikt
Een eye opener, zegt Boon, is een deelname aan het recente bootcamp subsidiemanagement van Groeilabz in Antwerpen. Ze kreeg er onder meer inzicht in hoe je projectsubsidies zoekt en vindt, de subsidieprojecten selecteert, aanvraagt en beheert, en hoe dat uiteindelijk evolueert in een samenhangend projectbeleid. Sinds de cursus, zegt Boon, zet ze nog meer in op subsidiefinanciering. “Het draagvlak naar subsidies was niet heel groot in onze organisatie, daar wilden we wel wat aan werken. Voor veel medewerkers hier was het een kwestie van hun blikveld wat te verruimen, omdat we het gewend zijn om structureel te worden gefinancierd. Het grotere verhaal rond projectsubsidies is bovendien niet voor iedereen even duidelijk: het lijkt altijd gewoon meer werk. Maar vaak dragen die nieuwe projecten dus ook bij tot de basis van wat we doen.”
“We zochten ook iets meer onderbouwing in onze aanpak van subsidieaanvragen. Wat ik heel mooi vond is dat het bootcamp echt was afgestemd op onze sector, op de valkuilen en de barrières waar iedereen in de zorg op stuit. Ik vond het handig dat je met twee kon komen voor de prijs van één, want met twee personen is het efficiënter om alles terug te koppelen naar de organisatie en dat draagvlak dus weer wat te vergroten. We kunnen nog niet echt zeggen dat we een subsidiebeleid hebben, maar daar evolueren we wel naartoe.”
Sinds haar deelname aan het bootcamp heeft Anneleen een beter inzicht in de tools die voorhanden zijn om het werken met subsidies minder tijdrovend te maken. “We hebben bijvoorbeeld toegang tot de subsidiemanager aangekocht”, zegt ze. “Daar hebben we eventjes over moeten nadenken, maar het feit dat je geen nieuwsbrieven meer moet uitpluizenen en niet meer overal zelf moet zoeken levert een enorme tijdswinst op: het komt naar je toe.”
Buikgevoel
Een bekende valkuil blijft de hoge werkdruk in de zorg. Onderbemanning op de vloeren en in de kantoren, en dus overbevraagde medewerkers, maken van ieder subsidiedossier weer een extra karwei dat erbovenop komt. Selecteren is de boodschap. “We gaan nu minder overhaast in op subsidieoproepen die binnenkomen”, zegt Boon. “Want dat merkte ik ook bij de mensen die al mee waren in het verhaal: telkens wanneer er zo’n oproep kwam, was er altijd een soort druk om daar dan vol voor te gaan. Terwijl we nu meer kijken hoe iedere oproep past binnen hetgeen we al aan het doen zijn, en hoe die subsidiefinanciering dat zou kunnen aanvullen. Daar is een shift in bezig: we denken meer na over de subsidies waarop we inzetten. Er zijn veel projecten die in onze organisatie zouden passen omdat ons aanbod zo breed is, maar we kunnen niet op alles ingaan.”
Hoewel ze met hun werkwijze ook resultaten hebben behaald, zorgde het bootcamp voor meer structuur en efficiëntie. “Een van de dingen die ik er uithaalde is dat ons buikgevoel, van waaruit we vooral werkten, toch wel juist zat. Wanneer ik onszelf vergeleek met andere organisaties, merkte ik dat we veel dossiers hebben afgewerkt, dat we wel de durf hebben om het gewoon te doen. Het heeft niet alleen mijn zelfvertrouwen vergroot, maar ook mijn aanpak versterkt, door de nieuwe inzichten die ik opdeed."
Samen voor sterk, ambitieus ondernemen.
We hebben nood aan meer starters, meer groeiers en meer innovatie. VLAIO en haar partners willen ondernemingen daarbij ondersteunen. Groeilabz is slechts één van de vele initiatieven waar ondernemingen gebruik van kunnen maken. Ontdek ze allemaal op www.vlaio.be/expertisedatabank. #sterkondernemen.
