De vergrijzing, het beperkt aantal ligdagen in ziekenhuizen, … de zorg is een sector in volle verandering. En dat heeft uiteraard zijn impact op de thuiszorg, die met de dag belangrijker wordt. Het Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen zette in 2014 al in op een omwenteling en evolueerde van een hiërarchisch gestructureerde organisatie naar zelfsturende teams, om zo klaar te zijn voor de toekomst. Welke gevolgen dat had voor het leren binnen de organisatie, vertelt vormingscoördinator Ann Dobbelaere.
Wat is precies jouw rol en waar situeert je functie zich binnen het Wit-Gele Kruis?
Ann: “Als vormingscoördinator en aanspreekpunt voor de stages ben ik verantwoordelijk voor het organiseren en inrichten van opleiding voor de 1.600 medewerkers van het Wit-Gele Kruis in Oost-Vlaanderen, waaronder 1.200 verpleegkundigen, 150 zorgkundigen en 250 ondersteunende medewerkers. Leren is voor onze organisatie altijd al ontzettend belangrijk geweest, en dat is alleen maar toegenomen door alle veranderingen in de zorg. Tussen 2014 en 2016 hebben we onze organisatiestructuur in Oost-Vlaanderen omgevormd van een hiërarchische arbeidsorganisatie met 30 afdelingen (van telkens 40-50 medewerkers) tot een organisatie met 130 zelfsturende zorgteams (van telkens 10-12 medewerkers).”
"Gedragscompetenties zijn cruciaal geworden binnen onze nieuwe manier van werken. Dat kan ook niet anders in een zelfsturende organisatie."
Welke veranderingen bracht dat met zich mee op het vlak van leren?
Ann: “De transformatie was een hele verandering voor de volledige organisatie. We hebben ze doorgevoerd samen met de werkvloer, via ‘trial and error’. We hebben maand na maand geëvalueerd hoe het liep en bekeken waar er bijgestuurd moest worden, en doen dat vandaag nog steeds. Vooral de gedragscompetenties hebben sindsdien aan belang gewonnen in onze organisatie: feedback geven, verbindende communicatie en dergelijke zijn sleutelcompetenties geworden binnen onze nieuwe manier van zelfsturend werken. Het is dan ook heel belangrijk dat we blijven focussen op die gedragscompetenties en er training rond organiseren. Daarnaast hebben we ook ons opleidingsaanbod veranderd. Vroeger kreeg iedere afdeling hetzelfde verplichte opleidingsaanbod. Vandaag kan een team eigen accenten leggen via het vrij vormingsaanbod en kan men heel specifiek voor een individuele behoefte een aparte opleiding aanvragen. We hebben enerzijds verplichte opleidingen vanuit strategische projecten en bepaalde wetgevingen, en anderzijds proberen we vanuit zelfsturing bottom-up te werken, individuele behoeften te bevragen en individuele opleidingen te voorzien of per team. Dat betekent dat het binnen deze nieuwe structuur ideaal is als de zorgmedewerker niet wacht om training te mogen volgen, maar zelf aangeeft wanneer opleiding nodig is om het werk goed te kunnen doen. Op dat vlak hebben we al een hele weg afgelegd. Onze zorg- en verpleegkundigen hebben de weg gevonden naar het aanvragen van opleiding voor zichzelf, en krijgen de kans om zowel intern als extern opleiding te volgen naar eigen keuze. Het blijft in onze zelfsturende organisatie een uitdaging om hen te triggeren om te leren, maar ik heb het gevoel dat we er steeds beter in slagen. Tot slot zijn er de 550 studenten verpleegkunde die we elk academiejaar verwelkomen, en die stage komen lopen in onze organisatie. Die stagemomenten zijn een ideale gelegenheid om te leren van elkaar. Een student leert van onze medewerkers, maar wij ook omgekeerd van hen. Het zorgt ervoor dat ons leren voortdurend evolueert, en is een meerwaarde voor onze organisatie.”
"De 550 studenten verpleegkunde die elk academiejaar stage lopen bij ons, zijn een enorme meerwaarde. Het zorgt ervoor dat ons leren voortdurend evolueert."
Met welke typische uitdagingen heeft het WGK vandaag en morgen te maken op het vlak van leren?
Ann: “In eerste instantie is de manier waarop we onze leeromgeving technisch gezien inrichten een uitdaging voor ons. We werken decentraal over de hele provincie Oost-Vlaanderen, elk team binnen zijn eigen regio. Dat maakt het niet altijd makkelijk om iedereen mee te krijgen. Vandaag gebruiken we ons intranet en een digitaal aanvraagsysteem om interne en externe vormingen aan te vragen en een goedkeuringsflow op te starten. We hebben een bibliotheek aan opleidingen die we elk jaar herbekijken en aanvullen met nieuwe opleidingen waar de werkvloer naar vraagt. En sinds 2014 hebben we van elke medewerker ook een digitaal overzicht van alle opleidingen die hij of zij al gevolgd heeft. Een tweede uitdaging is het leren van elkaar binnen die decentrale structuur. Onze verpleegkundigen en zorgkundigen komen namelijk slechts één keer per week samen om te overleggen met hun team. Zo’n wekelijkse overlegvergadering is meestal niet het aangewezen moment om vormingsnoden in te vullen. We hebben nog een weg te gaan om het leren van elkaar te optimaliseren. De digitalisering kan ons daar wellicht wel bij helpen. We organiseren vandaag wel al themanamiddagen waarop de 130 teams samenkomen met onze ondersteunende diensten om ervaringen uit te wisselen en te leren van elkaar. Onze derde uitdaging situeert zich vooral op het inhoudelijke vlak. Er wordt ontzettend veel verwacht van onze eerstelijnsverpleegkundigen. Door de vergrijzing van de bevolking, het beperkter aantal ligdagen in ziekenhuizen, … wordt de thuiszorg steeds belangrijker. De rol van de eerstelijnsverpleegkundige wordt hierdoor opnieuw gedefinieerd. Ze moeten erg goed kunnen communiceren met andere eerstelijns- en tweedelijnsmedewerkers (huisartsen, kinesisten, …) en een coördinerende rol op zich kunnen nemen omtrent de zorg van de patiënt. Dat vergt een aantal andere competenties dan wat onze mensen misschien twintig jaar geleden in hun opleiding verpleegkunde aangeleerd hebben. Die nieuwe competenties capteren en versterken, is voor ons een belangrijke uitdaging.”
"De rol van de eerstelijnsverpleegkundige wordt opnieuw gedefinieerd. Vandaag zijn er andere competenties nodig dan twintig jaar geleden."
Hoe geven jullie het leren concreet vorm?
Ann: “We mikken op een mix van leervormen, maar formeel leren met klassikale opleidingen weegt nog steeds door. Daarnaast heeft ook e-learning zijn intrede gedaan. We hebben zelf e-learningpaketten gemaakt, bijvoorbeeld voor de opleiding griepvaccinatie. E-learning wordt de komende tijd steeds belangrijker. We gebruiken verder ook filmpjes en proberen onze opleidingen op die manier toch digitaler te maken. Al onze zorgmedewerkers hebben een tablet ter beschikking, wat het makkelijker maakt om te digitaliseren. Protocollen en procedures zijn zo altijd raadpleegbaar. Er is ook onze digitale nieuwsbrief die we wekelijks versturen naar alle medewerkers en waarin we ook kennis kunnen doorgeven. Op het moment dat we met zelfsturende teams begonnen te werken, moest elk zorgteam bovendien een competentiematrix opmaken die de kennis en vaardigheden in dat team vastlegt. Die wordt elk jaar opnieuw besproken, en aan de hand van de bevindingen worden vormingen aangemaakt op maat van het team of individu. Deze competentiematrix is heel belangrijk. En dan is er nog het informele leren aan de hand van coaching op de werkvloer dat ook een belangrijke plaats inneemt. We zetten hiervoor in op gespecialiseerde verpleegkundigen die eerstelijnsverpleegkundigen educatie aanbieden aan het bed van de patiënt. Bijvoorbeeld over een nieuwe techniek of een zeer complexe zorgsituatie. Wijkverpleegkundigen kunnen dus op hun vraag bijgestaan worden door gespecialiseerde verpleegkundigen. Dat is erg succesvol en ingeburgerd bij onze lokale teams. Belangrijk daarbij is dat de gespecialiseerde teams de opdracht hebben om de wijkverpleegkundigen een techniek of bepaalde kennis aan te leren, maar niét over te nemen. Ze versterken kennis, en moeten zichzelf eigenlijk overbodig maken. Het is de bedoeling dat de verpleegkundige de techniek aanleert en het zelfvertrouwen krijgt om hem zelf toe te passen. Diezelfde gespecialiseerde verpleegkundigen geven de meest recente kennis verder ook door aan collega’s via opleidingen en bijscholingen. Voor nieuwe zorgmedewerkers is er tot slot ook een heel belangrijk onboardingtraject. De uitdaging is daar om behapbare informatie mee te geven. Niet te veel, maar ook niet te weinig. In een zelfsturende organisatie is dat echt een aandachtspunt vermits er geen leidinggevende meer is binnen het team. De nieuwe medewerkers lopen mee met een eerstelijnsverpleegkundige en worden on the job gecoacht. Ze kunnen ook rekenen op de gespecialiseerde verpleegkundigen en hun hulp inschakelen. Daarnaast krijgen ze natuurlijk ook formele leermomenten en worden ze ondersteund door een meter of peter. Hun ontwikkelingstraject wordt verder van dichtbij opgevolgd door de teamcoach van het zelfsturend team. En last but not least zijn er onze drie skilllabs: oefenruimtes waar zorgmedewerkers in alle rust een techniek kunnen oefenen op een pop. Bijvoorbeeld een medicatiepomp plaatsen, bloed prikken, … Bij het inoefenen worden onze medewerkers opnieuw begeleid door een gespecialiseerd verpleegkundige of een collega die de techniek al goed in de vingers heeft.”
Hoe zie je L&D verder evolueren de komende tijd binnen je organisatie? Waar gaan jullie de nadruk op leggen?
Ann: “We willen nog meer inzetten op blended learning, dus de combinatie van klassieke opleidingen met andere manieren om kennis over te dragen. Om het leren van elkaar nog meer te bevorderen, willen we best practices nog meer over teamgrenzen heen delen. Verder willen we een evenwicht vinden tussen verplichte opleidingen en individuele behoeften, en die twee in uren opleiding met elkaar verzoenen. Geen sinecure voor 1.600 mensen. Enerzijds doen we dit door met elk team de verplichte opleidingen in kaart te brengen en daar een aantal uur tegenover te stellen dat elke zorgmedewerker opleiding moet volgen. Anderzijds begroten we een aantal uur om naar keuze in te vullen met externe of interne opleidingen.”
Meten jullie het resultaat van leerinspanningen?
Ann: “Sinds 2018 doen we dat aan de hand van kennistesten. Op het einde van een opleiding stellen we digitaal een aantal multiplechoicevragen, die deelnemers anoniem of met naam kunnen invullen. Bij een anonieme bevraging komt het resultaat onmiddellijk tevoorschijn in de PowerPoint van de opleiding, zodat niet alleen de deelnemers zien of ze juist of fout geantwoord hebben, maar ook de trainer merkt in welke mate de kennis effectief duidelijk overgebracht is. Wanneer we de testen met naam laten invullen, moeten we dit goed omkaderen zodat de deelnemer weet dat hij hier niet op afgerekend wordt. De input die we halen uit deze test nemen we dan mee in het bepalen van zijn of haar ontwikkelingsdoelstellingen. Op die manier proberen we het leren steeds meer op maat van de medewerker vorm te geven.”
Paspoort vormingscoördinator Ann Dobbelaere:
- Functie: Vormingscoördinator & aanspreekpunt stages @ WGK
- Vroeger: Sinds 1987 bij het WGK: wijkverpleegkundige, hoofdverpleegkundige, medewerker zorg, kwaliteit en innovatie, …
- Studies: Bachelor Ziekenhuisverpleegkunde @Artevelde Hogeschool & Postgraduaat geriatrie en bejaardenzorg @NVKVV.
- Over welk L&D-onderwerp wil jij graag nog iets bijleren? Wat interesseert jou in functie van de toekomst? Artificiële intelligentie. Het zal de manier waarop we naar kennis kijken ongetwijfeld veranderen. Het zal bijvoorbeeld mogelijk worden om aan de hand van de grote hoeveelheid hr-data verbanden te leggen.
- Jouw professioneel motto in enkele woorden? Geef opleiding de aandacht die het verdient. Ook in de zorg, waar er vaak handen te kort zijn. Levenslang leren is essentieel om mensen wendbaar te maken in hun carrière. Of zoals Nelson Mandela zei: “Learning is the most powerful weapon to change the world.”
- Wat betekent Stimulearning voor je? Een netwerk waar zowel voor de profit- als voor de non-profitsector aandacht is. Ik vind de uitwisseling van ideeën en uitdagingen die zo ontstaat erg inspirerend en motiverend. Het helpt me om de denkwereld rond leren en ontwikkelen te blijven ontdekken.
- L&D-boekentip? ‘Customers the day after tomorrow’ van Steven Van Belleghem, over hoe je automatisering en artificiële intelligentie omzet in klantvoordelen.
Bron: Magazine Leren & Ontwikkelen, april 2019, interview Ann Dobbelaere, 'Sleutelen aan zorgcompetenties: op bezoek bij het Wit-Gele Kruis'
Meer lezen over leren en ontwikkelen? Surf eens naar www.stimulearning.be. Stimulearning is een ledenorganisatie die werd opgericht op vraag van interne L&D-professionals. Zij creëren een plaats om eigen leeractiviteiten, ideeën en vragen met elkaar te delen.
