Vzw JINT geeft kandidaten altijd de kans om iets te leren uit hun sollicitatie, ook al krijgen ze de job niet,’ vertelt Nathalie Van den Meersschaut, sinds 2,5 jaar verantwoordelijk voor het personeelsbeleid bij JINT.
Een heldere en respectvolle sollicitatieprocedure draagt bij tot het imago van onze organisatie. Kandidaten delen hun ervaringen met vrienden, ouders en op sociale media. Ze kunnen je strafste ambassadeurs of je strengste critici zijn. En uiteindelijk vinden velen elders in het jeugdwerk een job en komen we ze opnieuw tegen.’ Nathalie vertelt hoe JINT de selectie van nieuwe medewerkers aanpakt.
JINT vzw is een zogenaamde bovenbouworganisatie in het jeugdwerk. JINT stimuleert en ondersteunt de internationale uitwisseling en samenwerking van jongeren en jeugdorganisaties. JINT telt 23 medewerkers, veelal hoger geschoolde vrouwelijke dertigers. De meeste van hen werken deeltijds.
Eigen ervaring en visie zetten aan tot herwerken van het beleid
Voor ze bij JINT startte, zocht Nathalie intensief naar een job. ‘Ik schrok van wat je als kandidaat soms meemaakt: je krijgt soms helemaal geen antwoord, komt tegenover een selectiecomité van zeven uitgebluste mannen te zitten of krijgt amper een motivering bij afwijzing. En ik ervaarde ook wat wel werkt. Weten waar je aan toe bent als kandidaat en een gepersonaliseerde motivering als je niet weerhouden bent, maken een enorm verschil’, vertelt Nathalie. Als organisatie in de jeugdsector trekt JINT veel schoolverlaters en jonge sollicitanten aan. ‘Het ligt in de lijn van onze missie om hen te versterken in hun eerste stappen op de arbeidsmarkt. Onze sollicitanten goed informeren en persoonlijk feedback geven, zorgt bovendien voor een sterk imago als werkgever. Een gouden tip voor andere organisaties? Stel jezelf eens in de plaats van de kandidaat. Dan ga je vanzelf meer en beter communiceren.’
Selectieformulier brengt uniformiteit
‘Van De Ambrassade vzw namen we het idee van een in te vullen sollicitatieformulier over’, vertelt Nathalie. Zo krijgen we van elke kandidaat dezelfde informatie en kunnen we makkelijk vergelijken. In plaats van een motivatiebrief vragen we mensen gericht toe te lichten hoe ze hun competenties en talenten zullen inzetten om de job uit te voeren. We geven op voorhand ook al een korte praktische proef.’ Kandidaten krijgen automatisch een mail met een bedanking en de gedetailleerde selectieprocedure. Zo weten ze precies wanneer ze nieuws kunnen verwachten en wanneer de gesprekken plaatsvinden. ‘Een realistische planning opstellen was een leerpunt,’ bekent Nathalie. ‘Beter iets meer tijd nemen om goed te selecteren, dan snel snel de verkeerde persoon aannemen. Je kan ook beter wat speling in je planning voorzien zodat je niet op eerder gemaakte afspraken terug moet komen.’
Collega's betrekken zorgt voor draagvlak
Het selectiecomité van personeelsverantwoordelijke en adjunctdirecteur geeft scores op 10 voor cv, motivatie en praktische proef. Een collega van de toekomstige medewerker stelt de proef op en evalueert hem mee op anonieme basis. ‘Zijn of haar score telt zwaarder door en dit zorgt soms voor verrassingen,’ weet Nathalie. Ook later in de selectie wordt een rechtstreekse collega betrokken. ‘Dit zorgt voor meer begrip en draagvlak in de organisatie als we een keuze maken. We merken ook dat bij aanwerving het pad al geëffend is en het onthaal meestal vlot verloopt,’ vertelt Nathalie.
Motiveren waarom je iemand niet weerhoudt, ook in de eerste fase
‘Toegegeven, we hebben af en toe een luxeprobleem’, lacht Nathalie. ‘Soms solliciteren er tot wel 250 kandidaten voor één functie. Iedereen persoonlijk antwoorden is onmogelijk.’ Na de eerste selectie op basis van de sollicitatieformulieren, stelt Nathalie een uitgebreide mail op voor de kandidaten die niet weerhouden zijn. ‘Daarin leggen we uit waar we precies op letten en wat sommige termen inhouden. Zo doelen we met ‘kennis van het jeugdwerk’ op kennis van het decreet en de organisaties in het veld en niet zozeer op ervaring in een jeugdbeweging. Ik geef kandidaten ook een aantal tips vanuit zaken die me zijn opgevallen. Een voorbeeld: je laat best je formulier eens nalezen zodat er zeker geen schrijffouten meer in staan. Kandidaten waarderen deze uitgebreide toelichting en reageren vaak positief. Ik maakte ook al mee dat iemand de tips toepaste en bij een bevriende organisatie werd aangenomen. Een mooier compliment bestaat niet.’
Gesprekken en praktische proeven
Wie geselecteerd is, komt langs voor een gesprek en een praktische proef die JINT zelf ontwerpt. ‘De proef sluit aan bij de job waarvoor de kandidaat solliciteert. Voor iemand die budgetten zal moeten beheren staat er bijvoorbeeld een Excel file met cijfers klaar. We bevragen in het gesprek hoe de persoon de proef heeft ervaren: Moeilijk? Makkelijk? Saai of net boeiend? Dit geeft een indicatie of de kandidaat en de job matchen,’ licht Nathalie toe. ‘In het gesprek gaan we verder in op motivatie en via criteriumgerichte vragen toetsen we al enkele competenties. De praktische proef wordt opnieuw anoniem mee bekeken door een collega.’
Assessment leidt tot helder advies
De laatste ronde voor twee tot drie overgebleven kandidaten is een assessment bij een extern bureau. ‘Onze sleutel tot succes is een sterke dialoog over wat we verwachten van een medewerker in zijn job. Het assessment test via oefeningen en rollenspelen competenties die wij moeilijker in beeld krijgen, zoals samenwerken. We krijgen een uitgebreid rapport over elke kandidaat en een helder advies over welke persoon de assessoren kiezen en waarom. We volgen het advies niet altijd’, geeft Nathalie toe. ‘Soms hebben we redenen om dat niet te doen, bijvoorbeeld omdat iemand snel ingewerkt moet zijn. Kandidaten kunnen zelf ook hun rapport gaan bespreken.’
