Huize Levensruimte vzw maakte van haar onthaalmap een heus werkboek.
Nieuwe medewerkers krijgen opdrachten die ze in de loop van hun eerste zes maanden in de organisatie moeten vervullen.
Het gaat van interventies op vergaderingen tot lezen in het kwaliteitshandboek en stilstaan bij je eigen rol als begeleider.
Reflecteren over het eigen functioneren staat centraal.
Die aanpak werpt zijn vruchten af: ‘Nieuwe medewerkers leren zichzelf en de organisatie al doende beter kennen en wij leren hen kennen met hun sterke punten en hun groeipunten.'
Huize Levensruimte is een jeugdhulpvoorziening binnen Bijzondere Jeugdzorg. Een 50-tal medewerkers bieden hulp aan jongeren en hun ouders, die zich in een problematische leefsituatie bevinden.
Aanleiding en aanpak
‘We hebben heel wat verloop onder onze begeleiders. Dat betekent telkens opnieuw mensen inwerken. Voorheen was de informatie die iemand kreeg afhankelijk van de visie van de teamverantwoordelijke en de tijd die hij of zij kon vrijmaken’, vertelt Greet Put, eerste begeleider van Huize Levensruimte. Vanuit het overleg met de leidinggevenden startte een werkgroep die zich over het onthaalbeleid boog en de onthaalmap maakte. ‘We wilden alle nieuwe medewerkers dezelfde informatie geven, hen duidelijk maken wat we verwachten en gelijke kansen bieden.’
Eigenaar van je eigen inwerkperiode
Een nieuwe medewerker doorloopt een onthaaltraject van zes maanden aan de hand van de onthaalmap. Hij of zij is eigenaar van dat traject en vat de opdrachten autonoom aan. ‘Deze aanpak past in onze verwachting dat mensen initiatief nemen, creatief zijn en zelfstandig werken. De teamverantwoordelijke is er om het proces te ondersteunen. We controleren niet of iemand alles wel heeft gedaan, maar stellen wel gerichte vragen die aansluiten bij de opdrachten in de map. De nieuwe medewerker leert al doende veel over onze organisatie, maar ook over zichzelf en zijn functioneren. De map geeft taal aan de rollen die iemand spontaan opneemt en aan zijn ‘kleur’ als medewerker in het team.’
Eerste dagen in de organisatie
‘De eerste werkdag van een nieuwe medewerker verloopt vrij klassiek: een rondleiding, kennismaken met de collega’s en zorgen dat alle praktische zaken in orde zijn: badge en sleutels, login voor de pc, uitleg over het dienstrooster... In de onthaalmap staat een praktische checklist zodat de medewerker mee kan volgen of alles gezegd en meegegeven wordt. Vanaf de tweede dag start een nieuwe medewerker in zijn eigenlijke werkomgeving en vatten de opdrachten die in de onthaalmap staan, aan. De eerste week loopt hij of zij dubbel met een collega en verwachten we dat de nieuweling al een bijdrage levert aan de wekelijkse teamvergadering en over zijn eigen functioneren reflecteert.’
Goede opvolging door teamverantwoordelijke
‘Na de eerste week houdt de teamverantwoordelijke een eerste supervisiegesprek met de nieuwe medewerker waarin ze samen terugblikken op de voorbije week: Wat zie je de collega’s doen? Wat deed jij? Wat doe je spontaan, wat kost meer moeite? Vanaf dan is er een maandelijks supervisiegesprek om de vorderingen die de medewerker maakt op te volgen. Na drie maanden volgt een formeel evaluatiegesprek tussen medewerker en teamverantwoordelijke en na zes maanden met de eerste begeleider en de teamverantwoordelijke. Telkens wordt aan alle teamleden feedback gevraagd.’
Aandachtspunten
De onthaalprocedure is tijdrovend, zowel voor de nieuwe medewerker als voor de teamverantwoordelijke en zelfs voor de collega’s. ‘Dat maakt dat we er soms niet meteen mee starten als iemand een vervanging komt doen. Soms loopt die vervangperiode uit of komt er een plek vrij waarvoor die persoon in aanmerking komt. Er is dus een soort grijze zone waarin we terugvallen op het onthaalbeleid zoals het vroeger was: erg afhankelijk van de visie en de beschikbare tijd van de teamverantwoordelijke. Dat is natuurlijk niet wenselijk’, zegt Greet.
Het onthaalbeleid werd uitgebreid naar vrijwilligers en naar het logistiek personeel. Voor hen werden mappen op maat gemaakt.
